Rechnungen effizient bearbeiten
So optimieren Sie die Eingangsrechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen
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Das effiziente und rechtssichere Erfassen und Verarbeiten von Rechnungen sind für den Erfolg Ihres Unternehmens essenziell. Um die Eingangsrechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen so effizient wie möglich zu gestalten, müssen Sie…
- …konform aller rechtlichen Rahmenbedingungen arbeiten.
- …Ihre Prozesse transparent nachvollziehbar gestalten.
- …Ihre Systeme nachhaltig und sicher nutzen.
- …ressourcenschonend arbeiten und Kosten und Zeit einsparen.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Rechnungen erfassen und verarbeiten sollten, um genau das zu erreichen.
So bearbeiten Sie die unterschiedlichen Rechnungsarten effizient
Wir können Ihre Eingangsrechnungen in der Regel in drei verschiedene Arten unterscheiden.
- Papierrechnung
- PDF-Rechnung
- E-Rechnung
Diese Kategorisierung ist wichtig, um jede einzelne Rechnung so effizient wie möglich in die bestehenden Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens eingliedern zu können.
So funktioniert’s!
Im Folgenden haben wir eine Übersicht über die effiziente Bearbeitung der oben genannten Arten für Sie. Wenn Sie diese genauso in Ihrem Unternehmen übernehmen, steht einer sicheren und effizienten Eingangsrechnungsverarbeitung nichts mehr im Weg.
Die Papierrechnung
Das wohl klassischste Rechnungsformat ist immer noch die Papierrechnung. Sie wird gedruckt, anschließend postalisch an den Empfänger versendet und dort entweder physisch oder nach dem Einscannen digital bearbeitet und archiviert. Auch wenn die Papierrechnung rechtlich noch als akzeptiert gilt, bringt sie erhebliche Nachteile mit sich:
- Hoher Zeitaufwand beim Drucken und postalischen Versenden der Rechnungen
- Erhöhte Kosten durch Druck, Papier, Porto und Archivkosten
- Hohe Fehlerquote durch manuellen Prozess und Medienbrüche
Effizient erfassen und verarbeiten
Auch wenn die Papierrechnung, durch die aufkommende E-Rechnungspflicht, auf dem absteigenden Ast ist, ist es sinnvoll zu wissen, wie Sie in einem digitalen Unternehmen mit ihr umgehen sollten, um die Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse nicht zu beeinflussen.
Nachdem Sie die Papierrechnung erhalten haben, sollten Sie diese umgehend mithilfe eines Scanners digitalisieren, um Sicherheitsrisiken durch Medienbrüche bei der weiteren Bearbeitung zu vermeiden. Nach dem Scannen und Speichern in den von Ihnen verwendeten Systemen, können Sie die Papierrechnung so bearbeiten, wie alle anderen digitalen Rechnungen auch.
Die PDF-Rechnung
Eine der digitalen Rechnungsarten ist die PDF-Rechnung – lange Zeit das weitverbreitetste Standardrechnungsformat. Sie wird digital an den Rechnungsempfänger übermittelt – meist per E-Mail. Die PDF-Rechnung bietet den Vorteil im Versand schnell und kostengünstig zu sein. Außerdem kann sie durch den digitalen Empfang einfach und schnell in die Workflows eines bereits digitalisierten Unternehmens integriert werden.
Effizient erfassen und verarbeiten
Trotz dieser Standardisierung ist die PDF-Rechnung lediglich eine Übergangslösung, da sie meist keinen strukturierten Datensatz übermittelt. So müssen Inhalte meist manuell oder mithilfe von Texterkennung (OCR) in dem von Ihnen verwendeten Dokumentenmanagementsystem erfasst werden, was wiederum für eine erhöhte Fehlerquote sorgt.
Grundsätzlich kann sie nach dieser manuellen Übertragung in das Dokumentenmanagementsystem Ihrer Wahl behandelt werden, wie jede andere digitale Rechnung auch.
Die E-Rechnung
Um den Rechnungsversand deutschlandweit zu standardisieren und die Einbindung von Rechnungen in die Workflows digitalisierter Unternehmen zu erleichtern, wurde nun die E-Rechnung (Elektronische Rechnung) etabliert. Dieses Rechnungsformat übermittelt strukturierte Datensätze und ermöglicht eine durchgängige und automatische elektronische Rechnungsverarbeitung – ohne Sicherheitslücken. Die gängigsten E-Rechnungsformate sind ZUGFeRD und XRechnung.
Für einige Unternehmen ist der Versand und Empfang von E-Rechnungen bereits verpflichtend. Seit Anfang 2025 tritt die sogenannte E-Rechnungspflicht mit einer entsprechenden Übergangsfrist in Kraft. Alle wichtigen Informationen über die E-Rechnungspflicht
Effizient erfassen und verarbeiten
So ist die E-Rechnung das Paradebeispiel für die effiziente und sichere Eingangsrechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen.
Die Verarbeitung der E-Rechnung funktioniert mit dem passenden System denkbar schnell und einfach. Am Ende Dieses Artikels zeigen wir Ihnen, welche Möglichkeiten wir Ihnen mit unserem Produktportfolio für diesen Bereich bieten.
- Nach Eingang der E-Rechnung wird die Rechnung in einem geeigneten System visualisiert und direkt automatisiert als Rechnung kategorisiert.
- Die Rechnungsinhalte werden im Hintergrund dem Dokument als Metadaten hinzugefügt.
- Anschließend können diese Metadaten manuell geprüft und bei Bedarf angepasst werden.
- Sobald die Rechnung freigegeben und zur Buchung bereitgestellt wurde, wird die Zahlung veranlasst.
- Die Archivierung erfolgt, wie bei jedem anderen digitalen Dokument auch, automatisiert und revisionssicher.
All das geschieht in ineinandergreifende Workflows, die vollkommen automatisiert ablaufen.
Finden Sie das passende System
Jedes Unternehmen ist in seiner Arbeitsweise, den Bedürfnissen und Wünschen individuell. Wir bieten ein umfassendes Portfolio an Anwendungen für das digitale Dokumentenmanagement an und auch die Eingangsrechnungsverarbeitung wird hier abgedeckt.
ECM M-Files
Das KI-gestützte Enterprise-Content-Management-System M-Files unterstützt Sie beim digitalen Dokumentenmanagement. Es dient als zentrale Lösung zur Digitalisierung, Verwaltung, Bearbeitung und Bereitstellung, sowie Archivierung Ihrer digitalen Dokumente. Mit einer suchmaschinenähnlichen Suchfunktion finden Sie in M-Files alle Informationen spielendleicht und ohne im Chaos zu versumpfen.
DMSFACTORY ContextView für M-Files
Durch unsere M-Files Erweiterung ContextView können Sie die Rechnung im Vorschau-Fenster von M-Files öffnen, parallel mit nur wenigen Klicks die entsprechenden Buchungszeilen eintragen und diese automatisch mit der Rechnung verknüpfen. Digitalisieren Sie Ihre Buchhaltungsprozesse im Handumdrehen.
DMSFACTORY E-RechnungsSuite für M-Files
Die DMSFACTORY E-RechnungsSuite sorgt dafür, dass Sie mit Ihrem M-Files System E-Rechnungen visualisieren und bearbeiten können. Sie stellt den abstrakten strukturierten Datensatz im Hintergrund Ihrer Rechnung in der M-Files Oberfläche visuell für Sie nachvollziehbar zur Weiterverarbeitung zur Verfügung.
DMSFACTORY SmartDocs
DMSFACTORY SmartDocs (auch bekannt als ECMClient) ist ein Dokumentenmanagement- und Archivsystem zur rechtskonformen Verwaltung und Archivierung großer Mengen digitaler Dokumente und Akten. Angepasst an die Bedürfnisse und Standards kleiner Unternehmen ist SmartDocs das moderne DMS für die einfache Verwaltung Ihrer elektronischen Dokumente.
Sie haben die Möglichkeit DMSFACTORY SmartDocs mit weiteren Produkten der DMSFACTORY Produktsuite zu kombinieren – beispielsweise mit dem DMSFACTORY EmailStore.
Fazit
Die Eingangsrechnungsverarbeitung ist einer der wichtigsten Prozesse Ihres Unternehmens. Ist dieser nicht vollends optimiert, kann das schwerwiegende Konsequenzen mit sich bringen:
- Skontoverluste, Mahngebühren und Verzugszinsen
- Steuerliche Nachteile, Bußgelder und Strafen
- Vertrauensverlust gegenüber Lieferanten und Kunden
- Erheblicher Zeitaufwand und hohe Fehlerquote
Um all das zu vermeiden, sollten Sie endlich mit der Optimierung starten! Unsere Lösungen unterstützen Sie auf diesem Weg. Hier ein Überblick über Ihre Möglichkeiten mit unseren Lösungen: