Digitale Tools

Die Retter unserer Arbeitswelt?

Veröffentlicht am 10.10.2022

Sie sind überall: digitale Tools, die Ihre Arbeit noch leichter, noch besser und noch effizienter machen (sollen). Arbeiten, wann und wo man will, während manche Aufgaben sogar automatisiert erledigt werden, ohne dass wir einen Finger krümmen müssen – das klingt doch verlockend. Und ganz vorne dabei: Tools zur digitalen Kollaboration, die uns die gemeinsame Arbeit von überall aus ermöglichen. Doch wann ist der Einsatz solcher Tools sinnvoll und wie sollten Sie bei der Suche nach der passenden Lösung vorgehen? Das erfahren Sie in diesem Beitrag.

Der Trend der kollaborativen Arbeit

Seit Anbeginn der Menschheit ist die das kollaborative Arbeiten (wir nennen es auch Teamarbeit) ein großes Thema. Es lässt uns von den Stärken anderer profitieren und uns gemeinsam das erreichen, was allein nicht oder nur mit erheblichem Mehraufwand möglich wäre. Auch auf beruflicher Ebene kommen wir früher oder später nicht um die Zusammenarbeit mit KollegInnen, KundInnen, LieferantInnen oder anderen Parteien herum. Zum Glück machen es uns digitale Tools in Zeiten von Homeoffice, flexiblen Arbeitszeiten & Co. möglich, gemeinsam als Team erfolgreich an einem Projekt zu arbeiten, auch wenn nicht alle Teammitglieder zur selben Zeit am selben Ort sind.

Damit die digitale Zusammenarbeit auch erfolgreich ist, gelten folgende Dinge als Voraussetzung:

  • Jede/r muss offen für Teamarbeit sein: Alle Beteiligten müssen bereit sein, das Projekt gemeinsam mit ihren KollegInnen erfolgreich umzusetzen. Das gilt im digitalen Raum noch mehr als bei der Präsenzarbeit, denn im Homeoffice müssen sich alle selbst motivieren, während die Präsenz der KollegInnen im Büro meist schon dafür sorgt, dass man sich nicht so schnell ablenkt und die Arbeit schneller und produktiver erledigt wird.
  • Die technischen Voraussetzungen: Die dezentrale kollaborative Arbeit braucht gewisse technische Voraussetzungen. Dazu gehören mindestens eine stabile Internetverbindung und ein Laptop oder PC (im Idealfall mit Kamera und Mikrofon für Online-Meetings).
  • : Dieser Punkt gilt übrigens nicht nur für die digitale Zusammenarbeit, sondern auch für die Zusammenarbeit in Präsenz. Ein Team besteht für gewöhnlich aus verschiedenen KollegInnen, die alle unterschiedliches Wissen und verschiedene Fähigkeiten mitbringen. Da alle ihren fachlichen Schwerpunkt haben, kommt es oft zu einer entsprechend strikten Rollenverteilung. So arbeiten alle nur an den der Rolle zugeordneten Inhalten. Wenn diese Einteilung während des Arbeitsprozesses aber flexibel anpassbar ist, werden weder Kreativität noch Produktivität eingeschränkt und der gesamte Prozess ist zielführender. Ganz nach dem Motto: Alle helfen, wo sie können!

Um auch digital gut zusammen arbeiten zu können fehlt noch das Wichtigste: ein geeignetes digitales Tool, über das sich alle rund um die Arbeit austauschen und am besten gemeinsam an Inhalten wie z.B. digitalen Dokumenten arbeiten können.

Welche Kollaborationstools gibt es?

Wir alle kennen das Urgestein der Kollaborationstools: die E-Mail. Sie gibt uns die Möglichkeit, uns auf dem digitalen Weg auszutauschen. In den letzten Jahren wurden weitere Anwendungen populär, die eine digitale Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen. Diese sorgen für eine schnelle, unkomplizierte Kommunikation und ermöglichen es sogar, zeitgleich in ein und demselben Dokument zu arbeiten. Kein Wunder, dass heutzutage nur noch wenige Unternehmen ausschließlich auf E-Mails zurückgreifen.

Das Arbeiten mit Kollaborationstools wie beispielsweise Echtzeit-Chats oder Ähnlichem verbessert die Zusammenarbeit, sorgt für eine bessere Kommunikation und reduziert somit den Zeitaufwand. Die Teammitglieder sind flexibler, denn es ist ihnen möglich, sich im Chat schnell abzusprechen und somit unverzüglich auf Anfragen zu Änderungen reagieren zu können. All das optimiert den gesamten Arbeitsprozess, wodurch der Fokus auf das Ergebnis des Projekts gelegt werden kann, anstatt sich mit langem E-Mail-Ping-Pong aufzuhalten.

Es werden verschiedene Arten von Tools unterschieden:

  • Projektmanagement Tools: Sind für die Planung von Aufgaben, Rollenverteilungen und für die Einhaltung von Fristen verantwortlich. Mithilfe dieser Tools werden alle organisatorischen Aufgaben abgedeckt. Hier eignet sich beispielsweise Trello.
  • Kommunikationstools: Hier steht die Kommunikation im Vordergrund. Egal ob intern oder extern, via Text oder Video, 1:1 oder in Gruppen: die schnelle Kommunikation ist die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt. Für Videokonferenzen werden häufig Zoom oder Discord benutzt. Wenn es um das Chatten und Video-Telefonie geht, greifen viele Unternehmen auf Slack oder Microsoft Teams zurück.
  • Tools zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten: Beispielsweise der Google Workspace, Teams oder Slack ermöglicht es, zeitgleich gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten, ohne es kopieren zu müssen.
  • Speichertools: Um den standortübergreifenden Zugriff auf Dokumente gewährleisten zu können, bieten sich Speichertools an. Bekannte Beispiele hierfür sind Google Drive und Dropbox. Wichtig ist, dass man diese Tools nicht einfach so benutzt, da sie je nach Anwendungsgebiet nicht immer den in Deutschland geltenden Regelungen zum Datenschutz einhalten. Ebenso verbieten es einige Unternehmen aus eben diesen Gründen der Sicherheit und weil sie meist nicht der Firmenpolicy entsprechen. Hier bietet es sich an, auf ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) umzusteigen. Bei der Umstellung können Sie die bisher verwendete Speicher-Lösung auch erstmal an Ihr neues ECM anschließen. Weitere Vorteile der Nutzung eines ECM ist, dass Sie die Inhalte mit wenigen Klicks finden, mit weiteren Informationen verknüpfen und durch die Vergabe von individuellen Zugriffsrechten schützen können.
  • Tools zum Brainstormen: Durch das Brainstormen werden Kreativität und Teamarbeit gestärkt, wodurch meist relativ schnell eine Idee und darauf basierend ein Konzept entsteht. Auch hierfür gibt es digitale Lösungen wie Canva.
  • Soziale Intranets: Diese Plattformen dienen der internen Kommunikation innerhalb eines Unternehmens. Beispielsweise bietet Facebook mit dem Workplace solch eine Plattform für Organisationen und Unternehmen an.

Wie finden Sie das passende Kollaborationstool?

Wie bei allen anderen digitalen Anwendungen ist es wichtig, dass Sie sich genau überlegen, welche Tools in Ihrem Team genutzt werden sollen. Bei der großen Auswahl an Tools am Markt ist vor allem in Bezug auf den Datenschutz Vorsicht geboten, denn es sind nicht alle konform mit den in Deutschland geltenden Gesetzen.

Um zu evaluieren, welche Tools in Ihrem Unternehmen für mehr Effizienz sorgen können, stellen Sie sich einfach folgende Fragen:

  • Wie ist Ihr Unternehmen organisiert? Hier können Sie die Anzahl der MitarbeiterInnen und Projekte und die verschiedenen Geschäftsbereiche betrachten. Wie sind diese miteinander vernetzt? Gibt es schon aktuelle Tools, die verwendet werden? Wie zufrieden sind Ihre MitarbeiterInnen mit der aktuellen Lösung? Wo hakt es vielleicht noch? Und wo können Sie von neueren Technologien profitieren?
  • Wie mobil sind die MitarbeiterInnen? Ob Sie ein digitales Kollaborationstool benötigen, hängt davon ab, wo Ihre MitarbeiterInnen arbeiten. Sitzen alle gemeinsam in einem Büro und haben hier die Möglichkeit, sich persönlich auszutauschen, ist der Bedarf nach Tools wie zum Beispiel für Videokonferenzen nur wenig bzw. nicht vorhanden. Tools für die digitale Zusammenarbeit an Dokumenten sind aber auch hier hilfreich. Arbeiten Ihre MitarbeiterInnen jedoch von unterschiedlichen Standorten aus und vielleicht sogar noch zu unterschiedlichen Zeiten, müssen die Daten und Dokumente von überall aus zugänglich sein und die Kommunikation kann durch den Einsatz von Videotelefonie verbessert werden.
  • Wie hoch ist das Budget? Zum einen ist hier natürlich die Frage, wie viel finanzielles Budget Sie für die Einführung von Kollaborationstools zur Verfügung haben. Zum anderen ist aber auch der Zeitaufwand eine Investition, über die Sie sich im Klaren sein sollten. Und dann sollten Sie Ihren MitarbeiterInnen die Zeit geben, um sich an diese Umstellung gewöhnen zu können. Doch Sie profitieren auch von einem schnellen Return on Investment, denn die Zeitersparnis, die sich durch die Nutzung der passenden Tools ergibt, ist hoch.

Achtung: Führen Sie so wenig Tools wie möglich ein und achten Sie darauf, dass diese entweder so viele Funktionen wie möglich beinhalten, die Sie benötigen, oder untereinander kompatibel sind. Zu viele Tools erhöhen die Gefahr eines digitalen Overloads und viele voneinander getrennte Tools führen zur Bildung von Informationssilos. Sie würden dann nicht im Geringsten das verbessern, was Sie mit dem Einsatz der Tools eigentlich erreichen wollen: eine bessere und schnellere Zusammenarbeit.

Fazit

Tools zur digitalen Kollaboration sind gerade in Zeiten vom dezentralen Arbeiten existenziell, um die Zusammenarbeit in Projekten und an gemeinsamen Dokumenten reibungslos zu ermöglichen. Besonders im heutigen Zeitalter, in dem beispielsweise der Datenschutz eine große Rolle spielt, sollten Tools nicht nur ihren eigenen Ansprüchen, sondern auch den auf ihr Unternehmen einwirkenden Faktoren wie gesetzliche Vorgaben oder Erwartungen von Stakeholdern entsprechen. Außerdem ist es wichtig, Kollaborationstools nur zu nutzen, wenn sie wirklich gebraucht werden. Denn auch wenn neue Tools auf den ersten Blick weitere Erleichterungen für Ihre Arbeit versprechen: vergessen Sie nicht, dass zu viele Tools wiederum neue Gefahren mit sich bringen. Die Stichworte hier sind digitaler Overload und Informationssilos. Wichtig ist, dass Sie sich einen bewussten Umgang mit digitalen Tools aneignen und reflektiert mit ihnen arbeiten.

Wenn Sie mehr zum Thema digitaler Overload erfahren möchten, dann lesen Sie unseren Beitrag dazu: ⁣Der digitale Overload – vor lauter Tools kein Land in Sicht

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