New Work und ihre Tools

ECM, interne Kommunikation & Co.

Veröffentlicht am: 07. Juni 2021

Oh Du schöne neue Welt! In diesem Artikel bewerten wir den Einsatz eines Enterprise-Content-Management-Systems (ECM) im Hinblick auf dessen Nutzen in der heutigen und der zukünftigen Arbeitswelt.

Kurzer Rückblick: Die Grundprinzipien der New Work

„New Work“ ist in aller Munde. Selbstverwirklichung, Flexibilität und Handlungsfreiheit stehen bei dem Trendkonzept der neuen Arbeitswelt im Vordergrund. Das Thema Nachhaltigkeit wird nicht mehr nur auf ökologische Ressourcen bezogen, sondern auch auf die eigenen MitarbeiterInnen. Wie kann das Kraft- und Zeitbudget Ihrer KollegInnen effizient für alle genutzt werden? Unter anderem mit dieser Frage beschäftigt sich der Ansatz der New Work. Neue Führungsstile, Unternehmensstrukturen und Arbeitsmethoden werden entwickelt und umgesetzt. Alles mit dem Ziel, den Menschen und seine Bedürfnisse im Fokus zu behalten und somit das Unternehmensziel zu verwirklichen.

Die Grundprinzipien der neuen Arbeitswelt sind uns mittlerweile bekannt, aber welche Voraussetzungen müssen gegeben sein, um dieses neue Konzept im eigenen Unternehmen umsetzen zu können?

Wie kann ein ECM den New Work Alltag erleichtern?

Ein System, das immer wieder genannt wird, wenn wir über New Work sprechen, ist das Enterprise-Content-Management-System (ECM). Es ist eine zentrale Anwendung, die zur Erfassung, Speicherung, Verteilung und Bereitstellung von Informationen innerhalb eines Unternehmens genutzt wird. Das ECM beinhaltet unter anderem Lösungen für das Dokumentenmanagement und die elektronische Archivierung. Mit all seinen Funktionen bietet es die Möglichkeit, einen zentralen Ort für alle unternehmensweiten Daten und Dokumente zu schaffen, diese zu schützen und gleichzeitig für die berechtigten NutzerInnen von überall aus zugänglich zu machen – und das ist in Zeiten von New Work Gold wert!

Zum einen sorgt ein ECM dafür, dass die Daten und Dokumente intern und auch extern vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Durch Verschlüsselungsverfahren und die Vergabe von individuellen Zugriffsrechten ist es möglich, sensible Informationen vor dem Missbrauch zu schützen.

Zum anderen werden die Daten und Dokumente, die sich in einem ECM befinden, ortsunabhängig zugänglich gemacht. Die Inhalte werden verschlagwortet und kategorisiert und können anschließend so einfach wie mit einer Suchmaschine wieder gefunden werden.

Kurz gesagt: das ECM ist eine perfekte Basis für eine flexible, orts- und zeitunabhängige Arbeitsweise. Trotzdem stellen sich auch die Fragen: Ist dieses System heute noch aktuell? Können wir damit alle Anforderungen – gerade unter Anbetracht von New Work – umsetzen? Erfüllt es unsere Ziele?

Das häufigste Ziel des Einsatzes eines ECM ist das zentrale und zentrale Speichern aller unternehmensweiten Daten Dokumente, die anschließend schnell gefunden werden. Durch die flexiblen Arbeitsmöglichkeiten wird es immer wichtiger, von überall aus und zu jeder Zeit auf relevante und richtige Informationen im Unternehmen zugreifen zu können. Diese standortübergreifende Zusammenarbeit kann nur gewährleistet werden, wenn auch eine Digitalisierung der Prozesse möglich ist. Außerdem ist es hilfreich, Arbeitsprozesse beispielsweise mithilfe von ECMs oder Dokumentenmanagementsystemen (DMS) (teilweise) zu automatisieren. So werden die MitarbeiterInnen im Homeoffice zusätzlich entlastet und können sich auf ihre relevanten Aufgaben konzentrieren. Deshalb sind ECM-Lösungen in dem Konzept der „New Work“ auch nicht wegzudenken.

Dennoch entwickeln sich alles weiter und so auch der ECM-Markt. Mittlerweile ist es sogar möglich, ein ECM mit Kollaborationstools zu kombinieren. Beispielsweise können wir unser ECM M-Files Online in das Kommunikationstool Microsoft Teams einbinden. Das ermöglicht die direkte Bearbeitung von Daten und Dokumenten, die sich in M-Files befinden, direkt in Teams, ohne die Anwendung verlassen zu müssen. So können Kommunikation, Zusammenarbeit und Projektabsprache in einem Tool vereint werden.

Die interne Kommunikation ist heutzutage das A und O

Jetzt haben wir geklärt, was auf technischer Ebene das standortübergreifende Arbeiten erleichtern kann. Aber das wichtigste bei der Umsetzung des New Work Ansatzes ist die zwischenmenschliche Ebene. Wie soll die Arbeitsatmosphäre angenehm sein, wenn jeder von einem anderen Standort und zu einer unterschiedlichen Zeit arbeitet? Das Ganze ist nicht so einfach wie bei der klassischen Büroarbeit mit festen Bürozeiten. Man kann nicht einfach ins Büro der KollegInnen gehen und sich kurz über das Wetter unterhalten. Außerdem fehlt oft der informelle Austausch über die aktuellen Projekte. Wo steht wer gerade mit der Arbeit? Gibt es Probleme und wenn ja, wie können Lösungen gefunden werden? Diese fehlende Transparenz und zusätzlich der wenige zwischenmenschliche Kontakt kann die Produktivität und Motivation der MitarbeiterInnen verschlechtern. Dem können Sie aber mit bestimmten Tools entgegengewirken.

Wenn der Großteil aller MitarbeiterInnen im Homeoffice arbeitet, wird das Thema der effektiven internen Kommunikation das A und O.

Zuerst ist es wichtig, sich auf ein Tool der Kommunikation zu einigen. Die klassischen Wege über E-Mail und Telefon bleiben meist erhalten, da das auch bei der Kommunikation mit Externen oftmals der Standard ist. Um aber mit KollegInnen innerhalb des Unternehmens schnell und einfach zu kommunizieren zu können, werden häufig Tools wie Microsoft Teams, Skype, Slack, Trello & Co. genutzt. Wir empfehlen, einen Kommunikationsweg zu wählen, auf dem sich die KollegInnen auch visuell treffen können. Diese Meetings sind zwar „nur“ digital, aber etwas persönlicher, weil sich die Teilnehmer über die Videochats sehen können. Solche Meetings sollten regelmäßige angesetzt werden, um den Teamgeist und das Gefühl der Gemeinsamkeit aufrecht zu erhalten.

Für diese Art der Unternehmenskommunikation ist es notwendig, dass alle Beteiligten mit entsprechender Hardware ausgerüstet sind. Hierzu zählen ein Laptop mit Webcam (wird meist vom Arbeitgeber gestellt), eine gute Internetverbindung und eine ruhige Umgebung.

Fazit

Um das Konzept der New Work im eigenen Unternehmen etablieren zu können, müssen gewisse technische Ressourcen zur Verfügung stehen. Hierzu gehören Systeme, die die Grundprinzipien der neuen Arbeitswelt durch den ortsunabhängigen Zugriff auf die geschäftlichen Informationen und zusätzlich durch automatisierte Prozesse ermöglichen. Hier eignet sich ein Enterprise-Content-Management-System (ECM). Fest steht: ohne solch ein System, das die zentrale Speicherung von Daten und damit den standortübergreifenden sicheren Zugriff ermöglicht, lassen sich die Visionen der neuen Arbeit kaum umsetzen. Denn wenn die Unterlagen in Papierform im Büro liegen oder in digitaler Form verstreut in verschiedenen Anwendungen gespeichert werden, ist das ein großer limitierender Faktor für das flexible Arbeiten.

Aber auch die interne Kommunikation muss mit dem zielgerichteten Einsatz eines geeigneten Tools organisiert werden. Der zwischenmenschliche Kontakt kann im New Work Ansatz zum Großteil nur digital stattfinden und das sollte für alle Beteiligten motivierend gestaltet werden.

New Work ist ein Fortschritt in der Arbeitswelt, bedarf jedoch viel Organisation und Struktur im Unternehmen. Diese Umstellung sollte bedacht und deshalb Schritt für Schritt eingeleitet werden.

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