Lockdown, Homeoffice...
... und unsere Learnings daraus
Veröffentlicht am: 17. März 2021
Von einem auf den nächsten Tag war sie da und wir alle können behaupten: die Corona-Pandemie hat unser Leben und unsere Arbeit drastisch verändert. Wo es möglich war ging jede / jeder von heute auf morgen ins Homeoffice. Neben plötzlichen Engpässen in der Versorgung mit Toilettenpapier und Nudeln beschäftigten uns Fragen wie: wie greife ich von zu Hause auf die Unterlagen im Büro zu? Und wie arbeite ich sinnvoll mit meinem Team zusammen? Wir führe ich mein Team, wo wir nicht mehr zusammen sitzen? Und wie sicher ist die Arbeit im Homeoffice in Hinblick auf den Datenschutz?
Nun liegt das erste Jahr „Ausnahmezustand“ hinter uns. Für uns der perfekte Zeitpunkt, Resümee zu ziehen: Was haben wir daraus gelernt? Und was hat sich in Sachen Digitalisierung getan?
Disclaimer: Dieser Artikel dreht sich hauptsächlich um das Thema Homeoffice. Uns ist bewusst, dass Homeoffice nicht für jede und jeden geeignet ist – sei es aufgrund des Jobs, der nicht von zu Hause aus ausgeübt werden kann, oder aus anderen Gründen.
Ein Rückblick
Was war vor einem Jahr? Mitte März 2020 zogen von heute auf morgen alle ins Homeoffice, die ihre Arbeit auch vom Homeoffice aus erledigen können. Unternehmen und Führungskräfte mussten sicherstellen, dass ihre MitarbeiterInnen weiterhin auf die benötigten Inhalte zugreifen und alle irgendwie miteinander kommunizieren können. „Der Laden soll ja weiter laufen, selbst wenn sich nicht alle sehen können.“ Also führte man File-Sharing-Anwendungen und Video-Chat-Tools ein, um die gemeinsame Arbeit aufrecht zu erhalten. Jeder musste sich damit zurechtfinden, im Notfall auch vom heimischen Küchentisch aus zu arbeiten. Zugegeben: Anfangs fühlte es sich an wie auf einer Klassenfahrt, alles war neu und spannend und man lernte seine KollegInnen durch Einblicke in ihre eigenen vier Wände noch privater kennen. Doch dann kam die Ernüchterung: nur Homeoffice ist auf Dauer nicht das Gelbe vom Ei. Emotional gesehen fehlen einem die Kollegen, auch wenn man sie regelmäßig per Video-Chat sieht. Das ist aber nicht dasselbe, wie sich in der Mittagspause ausgiebig zu unterhalten oder sich auf dem Flur oder an der Kaffeemaschine zufällig über den Weg zu laufen und mal kurz quatschen. Auf der technischen Seite stellte sich mit der Zeit heraus, dass die neuen Anwendungen nicht immer ganz sicher sind und dass die unbedachte Einführung von Kollaborations-Tools häufig im Dokument-Chaos endet. Durch die Arbeit in Microsoft Teams und anderen File-Sharing-Anwendungen liegen die verschiedenen Dokumente nun in zahllosen Kopien überall verstreut vor. Aus der Traum von der Klassenfahrt – irgendwann will man dann doch wieder nach Hause in seine gewohnte Umgebung.
Langsam kehrte Ruhe ein
Im Sommer 2020 kehrte etwas Ruhe ein und einige MitarbeiterInnen konnten ins Büro zurückkehren. Bei einigen waren die Sorgen wie weg gewischt – schließlich war Sommer, das Infektionsgeschehen beruhigte sich, es gab weniger Einschränkungen und das Leben konnte weitergehen. Die Sorgen und Probleme, die durch den überhasteten Umstieg auf das Homeoffice entstanden sind, wurden erstmal weg geschoben und das Beheben dieser vertagt.
Wieder zurück auf Anfang
Doch dann kam der Herbst und alles begann von vorne. Doch diesmal arbeiteten deutlich weniger Menschen im Homeoffice als im Frühjahr 2020. Nach Umfragen der Hans-Böckler-Stiftung waren es im November 2020 nur 14% der Erwerbstätigen (Quelle: boeckler.de). Schätzungen zufolge stieg der Anteil Mitte Januar der ArbeitnehmerInnen im Homeoffice auf 25% (Quelle: tagesschau.de). Dagegen waren direkt zu Beginn der Pandemie im April 2020 bereits 27% im Homeoffice (Quelle: boeckler.de).
Arbeiteten weniger Leute im Homeoffice, weil sie die Möglichkeit nicht ausnutzen wollen und können, oder weil ein ordentliches Hygienekonzept die vermehrte Präsenz im Büro ermöglicht?
Warum verschenken wir eine digitale Weinprobe, tun uns aber beim Homeoffice so schwer?
Wir haben gesehen, dass sich einige Aktivitäten in die digitale Welt übertragen lassen: die digitale Weinprobe, bei der man den Wein nach Hause geschickt bekommt und es sich zu einem bestimmten Termin nur noch auf der Couch bequem machen muss. Die Probe findet per Videoübertragung statt und Fragen können im Chat gestellt werden. Für nahezu alles ist gesorgt – lediglich das persönliche Treffen fällt weg. Dafür muss man sich keine Gedanken über dem Heimweg machen 😉
Und auch einige Fitnesskurse finden online als Livestream statt. Meistens auch mit einer Aufzeichnung, die man sich auch zu einer anderen Zeit anschauen kann. So fallen alle Ausreden wie „ach schade, da habe ich leider keine Zeit“ weg, denn die Aufzeichnung kann jederzeit angeschaut werden. Und wer von uns Yogis freut sich nicht darauf, nach Shavasana nicht mehr aufstehen und nach Hause fahren zu müssen…
Der Spielzeugladen im Ort bietet eine Video-Beratung an und zeigt seinen KundInnen per Video-Call die vorhandenen Spiele, Puzzle und Spielzeug. Dabei geht ein Verkäufer mit dem Kunden virtuell durch den Laden. Dieser kann sich das Sortiment anschauen, etwas aussuchen und das dann vor Ort abholen.
Viele haben kreative Lösungen gefunden, um ihren Betrieb trotz Einschränkungen aufrecht zu erhalten. Doch warum tun wir uns in Sachen Homeoffice so schwer?
Die Arbeit im Homeoffice hat auf der einen Seite viele Vorteile: der Arbeitsweg fällt weg, was zum einen Zeit, aber zum anderen auch Geld spart und die Umwelt schont (abhängig davon, ob man zu Fuß, mit dem Fahrrad oder mit dem Auto, Bus oder Bahn zu seinem Arbeitsplatz kommt). Laut einer Analyse der DAK berichten 59% von sich, sie seien im Homeoffice produktiver als im Büro. Die DAK untersuchte außerdem das Stressempfinden im Homeoffice und kam zu dem Ergebnis, dass der Anteil der gestressten ArbeitnehmerInnen durch die veränderten Arbeitsbedingungen um ganze 29% sank – das schließt natürlich nur jene ein, die nicht noch nebenbei ihre Kinder betreuen und unterrichten müssen. Außerdem haben wir alle erlebt, wie gut eine erzwungene Entschleunigung des Alltages tut.
Auf der anderen Seite verschwimmen die Grenzen von Arbeit und Privatleben und die Arbeit in den eigenen vier Wänden erfordert einen gewissen Grad an Selbstdisziplin. Überall lauern Ablenkungen: ich könnte noch schnell die Wäsche waschen! Die Fenster sehen auch so dreckig aus, wenn die Sonne scheint. Mmmmmh lecker Kekse, …
Doch was können Unternehmen tun, um die MitarbeiterInnen im Homeoffice zu unterstützen und auch aus der Ferne zu motivieren, damit sie größtmöglich von den positiven Aspekten profitieren können? Hier gibt es zwei wichtige Punkte: die passende Infrastruktur und eine gute Kommunikation. Auf beide gehen wir gleich näher ein.
Der hybride Arbeitsplatz als sinnvoller Kompromiss
Da das Thema Homeoffice auch in Zukunft einen hohen Stellenwert haben wird, ist es spätestens jetzt an der Zeit, sich mit den Möglichkeiten auseinanderzusetzen. Es gilt eine unternehmensweite Strategie zu finden und so eine solide Grundlage für das digitale Zeitalter zu schaffen. Denn zwei Drittel der Beschäftigten, die ihre Tätigkeit auch aus dem Homeoffice aus durchführen können, möchten dies auch in Zukunft „einige Tage“ in der Woche tun (Quelle: manager magazin). Auf der Seite der Arbeitgeber sieht es jedoch anders aus: die Mehrheit der Unternehmen wünscht sich, dass die Belegschaft zurück ins Büro kommt und kehrt wieder zum Status Quo zurück (Quelle: DER SPIEGEL).
Beim Thema Homeoffice oder kein Homeoffice wird einmal mehr deutlich: es gibt nicht „one size fits all“ – sowohl für ArbeitgeberInnen als auch für ArbeitnehmerInnen. Jeder Mensch hat andere Bedürfnisse, andere Vorstellungen und andere Lebensverhältnisse. Jede Branche und jeder Job sind anders. Ein Kompromiss muss her, der sowohl den Wunsch der ArbeitnehmerInnen nach mehr Freiheit und Flexibilität als auch das Bestreben der Arbeitgeber nach Beständigkeit und Effizienz berücksichtigt.
Ist der hybride Arbeitsplatz die Lösung? Bei uns in der DMSFACTORY hat sich dieses Arbeitsmodell schon vor vielen Jahren etabliert. Manche KollegInnen arbeiten 2-3 Tage die Woche vom Homeoffice aus und genießen die Präsenzzeiten im Büro, bei denen sie die anderen DMSler dann in echt sehen. Bei uns bedeutet dieses Konzept, dass sich auch mal jemand per Video in ein Meeting einwählt, das vor Ort im Büro stattfindet.
Doch für diesen Mix der Präsenzzeit im Büro und der Arbeit aus dem Homeoffice muss die Brücke zwischen „manche sitzen vor Ort und manche zu Hause“ gebaut werden. Die Basis dieses Arbeitsmodells ist das papierlose Büro. Denn warum muss jemand mehrfach die Woche ins Büro kommen, nur um Unterlagen zu unterschreiben, wo es bereits digitale Lösungen dafür gibt? Das Ziel sollte sein, möglichst viele Prozesse digital und ohne Medienbruch abbilden zu können.
Raus aus der Theorie und rein in die Praxis
Der hybride Arbeitsplatz klingt schön und gut, doch nun stellt sich einigen die Frage, was passieren muss, damit die Teams auch ortsunabhängig miteinander arbeiten können. Dieser Frage beantworten wir im folgenden Teil.
Die passende Infrastruktur
Zu Beginn ist es sinnvoll, eine Bestandsaufnahme zu machen und die Zeit des gezwungenen Homeoffices für sich zu reflektieren. Hilfreiche Fragen hierfür sind: Was hat funktioniert? Was brauchen wir wirklich? Was hat uns etwas gebracht und was wollen wir von dem neu Gelernten beibehalten?
Überprüfen Sie auch die im letzten Jahr neu eingeführten Tools und Prozesse. Vermutlich sind bereits alle MitarbeiterInnen mit einem Laptop ausgestattet – bestenfalls mit einem zweiten Bildschirm, Maus, Tastatur und einer Webcam. Der Homeoffice-Arbeitsplatz ist eingerichtet.
Der tatsächliche Knackpunkt des ortsunabhängigen Arbeitens ist jedoch, sicherzustellen, dass die MitarbeiterInnen auch im Homeoffice auf alle geschäftlichen Unterlagen zugreifen können. Hier eignet sich ein zentrales Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder Enterprise-Content-Management-System (ECM). Darin sind die Dokumente und Daten sicher verwahrt und trotzdem von überall aus zugänglich.
Sensibilisieren Sie Ihre Belegschaft für den sicheren Umgang mit geschäftlichen Informationen. Dazu gehört zum Beispiel ein sicheres WLAN, aber auch die ordentliche Vernichtung gedruckter oder handschriftlicher Informationen, die nicht einfach im häuslichen Papiermüll landen sollten.
Die richtige Kommunikation
Ist die Infrastruktur so eingerichtet, dass jede/r auch von zu Hause aus Zugriff auf alle geschäftlichen Informationen hat und bestenfalls auch von dort aus wichtige Dokumente unterschreiben kann, ist der nächste Schritt zur produktiven Arbeit im Homeoffice die Kommunikation. Unterhalten Sie sich als Führungskraft mit Ihren MitarbeiterInnen und finden Sie heraus, für wen das Homeoffice eine geeignete Lösung ist, und wer vielleicht doch lieber (mehr) vor Ort im Büro arbeiten will. Durch eine offene und ehrliche Kommunikation und die Gewissheit, dass niemand beurteilt wird, egal ob er im Homeoffice zu Höchstleistungen aufblüht oder eher untergeht, finden Sie den besten Mix aus Präsenz- und Homeoffice-Zeiten für alle. Investieren Sie lieber Zeit in gute Führung und Rückhalt durch Kommunikation, als dass Sie die positiven Aspekte des Homeoffices vorschnell aufgeben oder durch die vollständige Rückkehr zur vorherigen Situation Frust aufbauen.
Schaffen Sie außerdem Möglichkeiten, dass sich Ihre Teammitglieder außerhalb der Projekte austauschen können. Inspirationen hierfür findet man im Internet zuhauf: die virtuelle Kaffeeküche, der online Spieleabend nach Feierabend, die gemeinsame Mittagspause per Video-Call, …
Nicht nur für die technische Infrastruktur, sondern auch für die Psyche ist das Thema Sicherheit wichtig. Wir brauchen alle einen gewissen Grad an Sicherheit, denn zu viel Unsicherheit blockiert uns im Denken und Handeln, und das gilt auch für die Arbeit im Homeoffice. Hier bietet eine Leitlinie für die digitale Zusammenarbeit einen großen Mehrwert, die den MitarbeiterInnen in der für sie auch neuen Arbeitswelt eine Orientierung bietet und ihnen zeigt, wie sie ihre Freiheiten ausnutzen können und auch dürfen.
Fazit und unsere Learnings
Wir haben es bereits in vergangenen Zeiten gelernt und spüren es aktuell erneut: Krisen machen uns (auch) stark! Wir müssen nur offen dafür sein, aus ihnen zu lernen: Die Dinge, die gut liefen, beibehalten, manche etwas anpassen, sodass sie weiterhin funktionieren, und wiederum andere einfach über Bord werfen, weil sie auf lange Sicht keinen Mehrwert liefern.
Eine sichere Infrastruktur und eine gute interne Kommunikation bieten die Basis der funktionierenden Arbeit im Homeoffice. Trotz allem ist die Arbeit nur im Homeoffice nicht für alle gleichermaßen geeignet und auch nicht immer als alleinige Lösung sinnvoll. Daher bietet sich der hybride Arbeitsplatz an, in dem sich das Beste aus beiden Welten zusammenfügt.
Unsere größten Learnings aus einem Jahr „Ausnahmezustand“ haben wir nochmal zusammengefasst:
- Digitalisierung ist und bleibt wichtig, denn das digitale Zeitalter ist endgültig angebrochen.
- Dezentrales Arbeiten muss ermöglicht werden, um wettbewerbsfähig zu bleiben und flexibel auf Änderungen reagieren zu können. Dafür müssen Unternehmen und ihre Führungskräfte agil und kreativ sein.
- Homeoffice funktioniert, wenn man es richtig angeht – aber eben nicht für jede / jeden gleich gut. Daher sollte ein Mix aus Präsenz- und Homeoffice-Zeit geschaffen werden, sodass den KollegInnen, die gerne auch im Homeoffice arbeiten, diese Möglichkeit weiter gegeben ist.
- Man muss nicht immer zum Kunden oder Geschäftspartner fahren, da manchmal (aber eben nicht immer!) eine Videokonferenz ausreicht. Dabei spart man auch Zeit und Geld.
- Wir sollten wieder das Miteinander und die persönliche Note mehr schätzen lernen. Digital ist schön und gut, aber das persönliche Treffen kann durch nichts ersetzt werden. Was ein wenig hilft sind Sachen wie: Weekly mit allen KollegInnen, eine digitale Kaffeeküche, Online-Spieleabend, Events wie ein gemeinsamer Kochkurs online und so weiter.
Setzen Sie also lieber auf die Digitalisierung Ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse und Sie werden sehen: das digitale Zeitalter hat durchaus seine Reize.