Baurechnungen nach § 13 UStG digital bearbeiten
Mit den vielfältigen Funktionen von JobRouter®
Rechnungen für Bauleistungen digital prüfen und korrigieren
Bei Baurechnungen sind die Leistungen häufig so umfangreich, dass die Rechnungsprüfung und -korrektur zum Zeitfresser wird. Die verantwortlichen Personen prüfen, korrigieren und kommentieren die mehrseitigen Rechnungen per Hand und müssen anschließend die geänderten Positionen und Summen neu berechnen und die korrigierte Rechnung den LieferantInnen zurückschicken. Das kann sowohl für die EmpfängerInnen als auch die ErstellerInnen der Rechnung zu langen Feedback- und Freigabezyklen führen, was das Tagesgeschäft unnötig aufhält.
Genau hier bietet Ihnen das JobRouter®-Modul JobMind Bau die Lösung. Mit ihm können Sie eingescannte oder bereits digitale Rechnungen analysieren und Preis- sowie Mengenangaben direkt am Bildschirm anpassen. Und das natürlich auch bei umfangreichen Baurechnungen!
Baurechnungen mit JobMind Bau verarbeiten
Lassen Sie gescannte Rechnungen automatisch importieren oder E-Mail-Postfächer auf neue Dokumente überwachen. Die digitalen Rechnungen prüfen und korrigieren Sie direkt in JobRouter® und fügen bei Bedarf digitale Notizen hinzu. Ändern Sie Stückzahlen und / oder Einzelbeträge, wird die Rechnungssumme automatisch korrigiert. Dabei berücksichtigt JobRouter® auch Zwischensummen, kalkulierte Rabatte sowie Zuschläge. Die neue/n Summe, Positionen und Werte lassen sich anschließend in die Prozessdaten im Dialog der Rechnungsprüfung übergeben. Der/die RechnungsstellerIn erhält die verbesserte Originalrechnung als PDF und kann diese weiterverarbeiten.
Zusätzlich haben Sie in JobRouter® weitere Funktionen, wie zum Beispiel Vertretungsregelungen, E-Mail-Benachrichtigungen oder Eskalationen. Mit der Komponente JobArchive können Sie die Rechnungen revisionssicher digital archivieren – selbstverständlich zugriffsgeschützt. So einfach kann digitale Rechnungsverarbeitung in der Baubranche sein!
Und so funktioniert es
KI-basierte Extraktion der Rechnungsdaten: JobMind Bau analysiert die Rechnung. Dabei werden alle Daten mit Hilfe von OCR extrahiert und analysiert. Anschließend stehen alle relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, Daten und bei Bedarf die Rechnungspositionen für die weitere Verarbeitung zur Verfügung.
Nacherfassung und Zuordnung: Ergänzen Sie fehlende Rechnungsinformationen und definieren Sie neue. Wenn Sie beispielsweise den Übertrag als solchen markieren, korrigiert sich dieser anschließend automatisch.
Korrektur und Freigabe: Die Rechnung ist nun komplett erfasst und bereit für die Korrektur. Sie können nun die einzelnen Rechnungspositionen prüfen und korrigieren. JobMind Bau analysiert im Hintergrund jede Eingabe und gleicht die Rechnungssumme ab. Dabei bezieht es alle Zwischensummen, Rabatte und Gesamtsummen ein, prüft diese und ändert die Werte automatisch. Das manuelle Nachrechnen entfällt komplett.
PDF mit allen Kürzungen und Anmerkungen: JobMind Bau erstellt automatisch eine PDF-Datei der Rechnung, die alle Kürzungen und Anmerkungen beinhaltet. Diese können Sie direkt aus JobRouter® heraus an den/die LieferantIn schicken.
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„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“
Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte
Ihre Vorteile auf einen Blick
Alles an einem Ort
Sie können die Rechnungen zentral in einer Anwendung erfassen, nach § 13 UStG prüfen, korrigieren, freigeben lassen und mit Anmerkungen versehen wieder zurück schicken.
Zeit sparen
Sie sparen Zeit, unter anderem durch die automatische Berechnung von Zwischen- und Endsummen, die automatische Zuweisung von Aufgaben und den Freigabe-Workflow.
Alles anpassbar
Nach der Korrektur können Sie einen Freigabe-Workflow mit beliebig vielen Stufen und Beteiligten anstoßen. Die LieferantInnen erhalten automatisch die korrigierten Baurechnungen.
Machen Sie sich ein Bild von JobMind Bau
Korrigieren Sie eingehende Baurechnungen direkt im Dokument. Mit JobMind Bau können Sie einzelne Positionen und ganze Zeilen bestätigen oder streichen und sogar falsche Werte korrigieren.
JobMind Bau errechnet automatisch die neuen Beträge und hält die Korrekturen im Dokument fest. Sie können die korrigierte Rechnung im Anschluss direkt an den Lieferanten zurück schicken.
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