Digitales Personalmanagement

Automatisierung von Prozessen im Personalwesen

Digitalisierung mit JobRouter® schafft Mehrwert im Personalwesen

Die Digitalisierung macht auch vor der HR-Abteilung keinen Halt und gewinnt dort immer mehr an Bedeutung. Das Ziel: weniger administrative Aufgaben und stattdessen mehr kreative Tätigkeiten wie zum Beispiel die Entwicklung von Strategien zur Bindung von Mitarbeitenden. Das setzt jedoch voraus, dass sämtliche Prozesse digitalisiert, automatisiert und mit den entsprechenden Daten, Abteilungen und MitarbeiterInnen vernetzt werden. Und genau hier setzt die Digitalisierungsplattform JobRouter® an!

Sicheres Management personenbezogener Daten

Im Personalwesen gibt es viele Prozesse, bei denen jede Menge personenbezogener Daten und schützenswerter Dokumente anfallen. Die Digitalisierungsplattform JobRouter® unterstützt Sie mit der (Teil) Automatisierung Ihrer Prozesse und vielen weiteren Funktionen. Mit ihr können Sie

  • personenbezogene Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführen,
  • Eskalationsfristen hinterlegen, um Daten automatisiert zu löschen,
  • alle Zugriffe auf die Inhalte sowie Änderungen daran protokollieren,
  • Benachrichtigungen an interne und externe Beteiligte versenden,
  • automatisiert die Daten prüfen und aktualisieren.

JobRouter® erleichtert Ihnen die Arbeit im papierlosen Büro.

Maximale Flexibilität

JobRouter® bietet Ihnen mehr: mehr Flexibilität, mehr Transparenz, mehr Effizienz. Mit der Digitalisierungsplattform können Sie sämtliche Geschäftsprozesse, ob dokumenten- oder datengetrieben oder einfach so, digital und (teil) automatisiert abbilden. Erfahren Sie jetzt mehr über JobRouter®:

Anwendungsbereiche von JobRouter® im HR-Bereich

Mit JobRouter® digitalisieren Sie Ihre Personalakten und steigern Ihre Auskunftsfähigkeit deutlich. In den digitalen Personalakten haben Sie jederzeit den Überblick über alle Personaldaten und Dokumente, denn von den Bewerbungsunterlagen bis hin zur Gehaltsabrechnung sammeln Sie dort alle Informationen in einer Anwendung. Durch das integrierte Rechtemanagement stellen Sie dabei sicher, dass nur befugte Personen Zugriff auf die sensiblen Informationen haben.

JobRouter® bietet Ihnen unter anderem folgende Funktionen:

  • Zugriff auf die Personalakten direkt über Ihr persönliches Dashboard,
  • Akten von Mitarbeitenden durchsuchen,
  • Übersicht über alle personenbezogenen Daten, Vorgänge und Dokumente,
  • revisionssichere Archivierung von Dokumenten,
  • Einhaltung von Aufbewahrungsfristen,
  • personenbezogene Prozesse direkt aus der Personalakte heraus starten (z.B. Onboarding, Dienstreiseantrag, Krankmeldung).

Das Ziel des Onboardings ist es, Ihre neuen MitarbeiterInnen schnell und gleichzeitig strukturiert in das Unternehmen und das Tagesgeschäft zu integrieren und eine langfristige Bindung aufzubauen. JobRouter® unterstützt Sie genau dabei!

Über definierte Prozesse können Sie dem/der neuen KollegIn alle benötigten Informationen und Dokumente zukommen lassen, anderen Mitarbeitenden Aufgaben wie die Einrichtung des Arbeitsplatzes zuweisen und die Teams über den Start des/der neuen KollegIn informieren. Außerdem können Sie personenbezogene Daten direkt in der digitalen Personalakte erfassen und schnell und einfach wichtige Dokumente für die digitale Unterschrift vorbereiten.

Sämtliche Daten und Dokumente, die im Rahmen des Onboardings anfallen, werden automatisch in der entsprechenden Personalakte abgelegt und sind dort jederzeit verfügbar. Sie können sich nach erfolgtem Onboarding sogar ein Protokoll erstellen lassen, das alle Informationen zu den abgeschlossenen Aufgaben sowie der erstellten Unterlagen enthält. Durch den Einsatz von JobRouter® haben Sie von Anfang an zufriedene MitarbeiterInnen!

Mit dem digitalen Dienstreiseantrag in JobRouter® erfassen Sie Anfragen zu Geschäftsreisen digital. Mit nur einem Klick gelangen alle Informationen an einen definierten Vorgesetzten zur Freigabe. Benachrichtigungen über die zu erledigenden Aufgaben werden dabei automatisiert versendet. Sie können auch festlegen, wie die Anträge zur Genehmigung weitergeleitet werden sollen: zum Beispiel basierend auf kostengebundenen Genehmigungsschwellen oder durch die Verteilung entsprechend der Managementhierarchie. Anfragen mit hohen Kosten können Sie zudem direkt an die Geschäftsleitung übergeben. Die dafür hinterlegte Berechtigungsmatrix ist leicht anpassbar und kann mehrstufig oder parallel geplant werden.

Die digitale Reisekosten- / Spesenabrechnung mit JobRouter® ermöglicht die transparente und medienbruchfreie Abwicklung aller geschäftsbezogenen Reisen. Die Eingabe der Informationen zur Dienstreise inklusive der Angabe über zusätzlich bewirtete Personen und Trinkgelder erfolgt per Formular oder als Übernahme aus einem bestehenden Dienstreiseantrag. Belege können direkt an den Antrag angehängt werden. Bei Bedarf können Sie auch eine länderabhängige, automatisierte Spesenberechnung für die abwesenden Tage hinterlegen und die Kosten auf verschiedene Kostenstellen splitten.

JobRouter® ermöglicht es Ihnen, Krankmeldungen für sich selbst oder eine/n KollegIn digital einzureichen, dabei den Start- und ggf. Endzeitpunkt frei zu wählen, und die betroffenen KollegInnen automatisch zu informieren. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) bzw. das Attest kann sowohl elektronisch angehängt als auch als eAU direkt von der Krankenkasse übermittelt werden. Der JobRouter®-Prozess steuert alle Aufgaben entsprechend einem definierten Rechte- und Rollen-Management und stößt Vertreterregelungen automatisch an. Auch die digitale Personalakte, in der die Unterlagen automatisch abgelegt werden, wird umgehend aktualisiert. So haben Sie jederzeit die Übersicht über alle eingehenden, aktiven und abgeschlossenen Krankmeldungen und können alle Vorgänge jederzeit nachvollziehen.

Hinterlegen Sie für alle MitarbeiterInnen den vertraglich definierten Urlaubsanspruch. Die MitarbeiterInnen können in JobRouter® auf ihre Urlaubsübersicht zugreifen, dort den anstehenden Urlaubszeitraum definieren sowie festlegen, ob sie den ganzen Tag, vormittags oder nachmittags freinehmen möchten oder es sich um Sonderurlaub handelt. Anschließend wird der Urlaub mit Wochenenden und Feiertagen sowie dem individuellen Urlaubsanspruch verrechnet. Der Antrag gelangt automatisch zu der für die Freigabe verantwortlichen Person. Nach der Freigabe können die KollegInnen über die Abwesenheit informiert werden.

Davon profitieren alle Beteiligten: die Antragstellenden erhalten eine schnelle Rückmeldung, die Führungskräfte haben jederzeit den Überblick über alle Urlaube und die Personalabteilung kann die bestätigten Anträge mit nur einem Klick digital verbuchen.

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„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Fragen Sie mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“

Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte

Ihre Vorteile auf einen Blick

Überblick

Sie haben jederzeit den Überblick über alle Prozesse und ihren Bearbeitungsstatus. JobRouter® ermöglicht die ortsunabhängige Zusammenarbeit und einen medienbruchfreien Informationsaustausch.

Kontrollierter Zugriff

Die zentrale Vergabe von Zugriffsrechten ermöglicht es Ihnen, Zugriffe auf die Daten und Prozesse zu managen. Durch definierte Vertretungsregeln laufen Ihre Prozesse auch bei Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit störungsfrei ab.

Compliance

Durch die Automatisierung halten Sie sämtliche Aufbewahrungsfristen ein und reduzieren manuelle Fleißarbeit sowie Flüchtigkeitsfehler. Hinterlegen Sie außerdem Eskalationsfristen, um Daten automatisiert zu löschen.

Die wichtigsten Funktionen von JobRouter® für den HR-Bereich

Machen Sie sich ein Bild von JobRouter® für das Personalwesen

In den digitalen Personalakten in JobRouter® haben Sie alle Personaldaten und
Dokumente an einem Ort zusammen.

Im Rahmen des Onboardings neuer MitarbeiterInnen können Sie anderen KollegInnen
Aufgaben zuweisen, wie z.B. die Einrichtung des Arbeitsplatzes.

Die digitale Krankmeldung beinhaltet auch die Möglichkeit, Kommentare für
Rückfragen oder Erläuterungen zu hinterlassen.

Ergänzende Informationen

Produktinformation Digitales Personalwesen®

Erfahren Sie alles über die vielen Möglichkeiten, mit JobRouter® Ihre HR-Abteilung zu digitalisieren.

Produktinformation Digitalisierungsplattform JobRouter®

Wir zeigen Ihnen die Basis der Lösung für die Personalabteilung: die Digitalisierungsplattform JobRouter®.

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