E-Mails archivieren und recherchieren

Der DMSFACTORY EmailStore

Ihr Tool für effizientes E-Mail-Management

Täglich werden Milliarden geschäftliche E-Mails gesendet und empfangen. Und Sie kennen sicher das Problem: Nicht selten werden E-Mails ausgedruckt und werden in Akten abgelegt oder verlieren sich am Ende in den Tiefen der Papierstapel auf Ihrem Schreibtisch. Digital werden die eingehenden E-Mails im Posteingang aufbewahrt oder lokal abgespeichert. Somit sind dort hinterlegte wichtige Informationen für Ihre Kollegen nicht erreichbar, sobald Sie einmal nicht an Ihrem Arbeitsplatz sind. Erschwerend kommt im noch die GoBD dazu, die besagt, dass per E-Mail empfangene und versendete geschäftsrelevante Dokumente elektronisch und ohne Medienbruch weiterverarbeitet und archiviert werden müssen – und Sie versinken im E-Mail-Chaos.

Nicht mit uns! Denn wir haben die Lösung: Den DMSFACTORY EmailStore. Er verknüpft Ihr Dokumentenmanagement-System (DMS) – wie z.B. M-Files, Saperion oder den DMSFACTORY ECMClient – mit Ihrem Outlook-Postfach. Vollständig in die vertraute Microsoft Outlook Umgebung integriert und sofort einsatzbereit begeistert der DMSFACTORY EmailStore Anwender und IT-Experten zugleich. In ihm können Sie rechtskonform Ihre geschäftsrelevanten und auch Ihre persönlichen E-Mails in Ihrem bereits existierenden DMS archivieren und recherchieren, ohne dafür die gewohnte Umgebung in Microsoft Outlook verlassen zu müssen. Fügen Sie einfach die Informationen und Anhänge Ihrer E-Mails den Akten und Vorgängen in Ihrem DMS hinzu und sparen Sie viel Zeit. 

Die Archivordner im Outlook als direkte Verbindung zu Ihrem DMS

Vorgangsbezogene E-Mails ziehen Sie auf den Archivordner, geben die ggf. noch nicht definierten Indexwerte ein, und alles Andere geschieht automatisch – von der Formatkonvertierung der Anhänge bis hin zur sicheren Ablage zum Beispiel in der Kundenakte in Ihrem DMS. Und wenn Sie nach einer archivierten E-Mail suchen wollen, dann natürlich auch vollintegriert in Outlook: über das Suchfeld durchsucht der EmailStore alle archivierten E-Mails inklusive Volltextsuche in Anhängen.

Ihre mit EmailStore archivierten vorgangsbezogenen und persönlichen E-Mails sind und bleiben E-Mails. Sie können Sie jederzeit in den Posteingang zurück übernehmen oder an andere Empfänger weiterleiten. So müssen Sie sich nicht in ein anderes System einarbeiten.

Video: Der DMSFACTORY EmailStore

Die Verschlagwortung wird direkt im Kontext zur entsprechenden E-Mail vorgenommen (klicken Sie auf das Bild für eine größere Ansicht).

Für Datenschützer und IT-Experten

Für uns hat Sicherheit und Effizienz höchste Priorität: diesen Anspruch haben wir in unseren Produkten umgesetzt. Der DMSFACTORY EmailStore erfüllt zusammen mit Ihrem DMS die rechtlichen Ansprüche an die elektronische Langzeitarchivierung von geschäftsrelevanten Dokumenten, wie sie sich unter anderem aus der GoBD ergeben. Ob mit dem Intra- oder dem Internet verbunden – wir setzen auf ausgeklügelte Verschlüsselung und garantieren damit zu jeder Zeit das Maximum an Sicherheit.

Mit dem EmailStore archivierte E-Mails unterliegen dem Rechtesystem des DMS. Zusätzlich werden persönliche E-Mails mit AccessControlLists gegen unbefugten Zugriff geschützt. Durch den Einsatz etablierter Sicherheitsstandards wie von OWASP (openWeb Application Security Project) vorgeschlagen, gewährleisten wir umfassenden Schutz vor potentiellen Angriffen. Token-basierte Authentifizierung schützt zusätzlich vor unbefugtem Zugriff und minimiert den Austausch sicherheitsrelevanter Daten.

Archivierte E-Mails werden vollständig aus dem Exchange-Kontext entfernt. Dadurch bleibt Ihre Exchange-Datenbank stets schlank und schnell. Trotzdem verwenden Sie auch Ihre archivierten E-Mails weiterhin wie gewohnt in Outlook.

Einfach. Genial. Abgelegt

Sie entscheiden selbst, welche E-Mails archiviert werden sollen. So verzögern Abwesenheiten von Ihnen oder Ihren Kollegen keine Projektarbeiten mehr. Durch die Ablage im DMS z.B. in der Kundenakte sind alle Informationen stets verfügbar. Somit läuft das Geschäft auch bei Ihren Dienstreisen oder während Ihres Urlaubs und Sie erleben keine bösen Überraschungen, wenn Sie (gut erholt) wieder an Ihren Schreibtisch zurückkehren.

DMSFACTORY Jörg Eckhard
Jörg Eckhard
Leitung Vertrieb

Sie möchten mehr erfahren?

Ihre Vorteile auf einen Blick

Vollständige Integration in Outlook

Sie können Ihre geschäftsrelevanten und persönlichen E-Mails direkt aus Outlook heraus in Ihrem DMS oder ECM archivieren.

Direkte Suchfunktion

Für das Suchen in bereits archivierten E-Mails müssen Sie Outlook nicht verlassen. Sogar Anhänge werden beim Suchen berücksichtigt.

Einfache und intuitive Bedienung

Durch die einfache und intuitive Bedienung benötigen Sie und Ihre Mitarbeiter keine Schulungen oder intensive Einarbeitung.

Nahtloser Übergang

Ohne Drag and Drop werden Ihre E-Mails direkt aus Outlook heraus im DMS und ECM kontextbasiert abgelegt.

Unabhängiger Zugriff

Durch die automatisierte Ablage der Mails haben autorisierte Personen jederzeit Zugriff auf alle abgelegten Mails.

Rechtskonforme Archivierung

Auch Anhänge werden automatisch in rechtssichere Formate konvertiert und in Ihrem DMS oder ECM abgelegt.

Machen Sie sich ein Bild des EmailStores

Der EmailStore fügt sich perfekt in Ihr Outlook ein. So können Sie direkt aus Ihrem E-Mail-Programm heraus E-Mails, Informationen und Anhänge in Ihr DMS oder ECM übertragen.

Die Verschlagwortung einer Mail inkl. Anhang erfolgt direkt in der Ansicht der E-Mail. Diese Angaben werden anschließend in das DMS oder ECM übertragen. So wird die Mail kategorisiert und kann ganz einfach wieder gefunden werden

Auch über die Auswahl im Kontextmenü einer E-Mail ist die Archivierung über wenige Klicks möglich.

Vergleichen Sie den EmailStore mit anderen Integrationen für Ihr Outlook

Feature DMSFACTORY EmailStore M-Files Integration Saperion ELM
Zugriffsberechtigung für Vertretung
Formatkonvertierung
Archivordner
Automatische Archivierung
Regelbasierte Archivierung
Verknüpfung mit zugehöriger Akte
Volltextsuche
Automatische Kategorisierung
Archivierung über Drag & Drop
Nahtlose Integration in die Nutzeroberfläche
Archivierung von Anhängen

Ergänzende Downloads

DMSFACTORY EmailStore Fyler

Erfahren Sie alles über unseren EmailStore und effektives E-Mail-Management, nahtlos in Outlook integriert

DMSFACTORY EmailStore Shortflyer

In diesem Shortflyer haben Sie alle Informationen rund um unseren EmailStore kompakt auf 2 Seiten verfügbar.

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