Der DMSFACTORY EmailStore

Täglich werden Milliarden geschäftliche E-Mails gesendet und empfangen. Wie begegnen Kunden der DMSFACTORY den großen Datenmengen? Mit dem DMSFACTORY EmailStore: Vollständig in die vertraute Microsoft Outlook Umgebung integriert und sofort einsatzbereit begeistert der DMSFACTORY EmailStore Anwender und IT-Experten zugleich.

Ab sofort können Sie rechtskonform Ihre geschäftsrelevanten und auch persönlichen E-Mails in Ihrem Dokumentenmanagement-System (DMS) archivieren und recherchieren, ohne dafür die gewohnte Umgebung in Microsoft Outlook verlassen zu müssen. Fügen Sie einfach und elegant die Informationen und Anhänge Ihrer E-Mails den Akten und Vorgängen in Ihrem DMS hinzu.

Die Archivordner im Outlook sind die direkte Verbindung zu Ihrem DMS

Vorgangsbezogene E-Mails ziehen Sie einzeln oder im Stapel auf den Archivordner, geben die nicht vom EmailStore oder Ihrer Ordnerstruktur vorbelegten Indexwerte ein, und alles Andere geschieht automatisch – von der Formatkonvertierung der Anhänge in der E-Mail bis hin zur sicheren Ablage zum Beispiel in der Kundenakte in Ihrem DMS. Und wenn Sie nach dieser E-Mail suchen wollen, dann natürlich auch vollintegriert in Outlook, mit den für das DMS üblichen Suchfeldern, den E-Mail-Suchfeldern bis hin zur Volltextsuche in Anhängen.

Ihre mit EmailStore archivierten vorgangsbezogenen und persönlichen E-Mails sind und bleiben E-Mails. In den Posteingang zurück Übernehmen oder Weiterleiten an andere Empfänger funktioniert wie in Outlook üblich. Sie werden keinen Unterschied zu Ihrer gewohnten Arbeitsweise feststellen.

Für Datenschützer und IT-Experten

Für uns hat Sicherheit und Effizienz höchste Priorität: diesen Anspruch haben wir in unseren Produkten umgesetzt. Der DMSFACTORY EmailStore erfüllt zusammen mit Ihrem DMS die rechtlichen Ansprüche an die elektronische Langzeitarchivierung von geschäftsrelevanten Dokumenten, wie sie sich unter anderem aus der GoBD ergeben. Ob mit dem Intra- oder dem Internet verbunden – wir setzen auf ausgeklügelte Verschlüsselung und garantieren damit zu jeder Zeit das Maximum an Sicherheit.

Mit dem EmailStore archivierte E-Mails unterliegen dem Rechtesystem des DMS. Zusätzlich werden persönliche E-Mails mit AccessControlLists gegen unbefugtenZugriff geschützt. Durch den Einsatz etablierter Sicherheitsstandards wie von OWASP (openWeb Application Security Project) vorgeschlagen, gewährleisten wir umfassenden Schutz vor potentiellen Angriffen. Token-basierte Authentifizierung schützt zusätzlich vor unbefugtem Zugriff und minimiert den Austausch sicherheitsrelevanter Daten.

Archivierte E-Mails werden vollständig aus dem Exchange-Kontext entfernt. Dadurch bleibt Ihre Exchange-Datenbank stets schlank und schnell. Trotzdem verwenden Sie auch Ihre archivierten E-Mails weiterhin wie gewohnt in Outlook. Um das Netzwerk nicht unnötig zu belasten, werden benötigte E-Mails zudem erst nach Aufforderung geladen.

Der EmailStore bietet viele Lösungsdetails, die Kundenansprüchen und unserem Erfahrungsschatz entspringen. Wann dürfen wir Ihre Arbeitsprozesse beschleunigen?