Ihr Tool für effizientes E-Mail-Management
Täglich werden Milliarden geschäftliche E-Mails gesendet und empfangen. Nicht selten werden E-Mails ausgedruckt und abgelegt oder verlieren sich in den Tiefen der Papierstapel auf dem Schreibtisch. Diese Praxis ist jedoch laut GoBD nicht zulässig, denn diese besagt, dass per E-Mail empfangene und versendete geschäftsrelevante Dokumente elektronisch und ohne Medienbruch weiterverarbeitet werden müssen. Doch selbst wenn Sie Ihre E-Mails bereits digital lassen, werden die eingehenden E-Mails häufig im Posteingang aufbewahrt, wodurch die enthaltenen wichtigen Informationen für andere nicht erreichbar sind, sobald Sie nicht am Arbeitsplatz sind.
Und genau hierfür haben wir die Lösung: Den DMSFACTORY EmailStore. Er verknüpft Ihr DMS oder ECM – wie z.B. M-Files, Saperion oder DMSFACTORY SmartDocs – mit Ihrem Outlook-Postfach. Vollständig in die vertraute Microsoft Outlook Umgebung integriert und sofort einsatzbereit begeistert der EmailStore Anwender und IT-Experten zugleich. In ihm können Sie rechtskonform Ihre geschäftsrelevanten und auch Ihre persönlichen E-Mails in Ihrem DMS archivieren und recherchieren, ohne dafür die gewohnte Umgebung in Microsoft Outlook verlassen zu müssen. Übergeben Sie einfach die Informationen und Anhänge Ihrer E-Mails direkt aus Outlook heraus an Ihr DMS und sparen Sie viel Zeit.
Outlook als direkte Verbindung zum DMS / ECM
Ziehen Sie Ihre vorgangsbezogenen E-Mails in Outlook auf den Archivordner, ergänzen Sie die ggf. noch nicht definierten Indexwerte und alles andere geschieht automatisch: von der Formatkonvertierung der Anhänge bis hin zur sicheren Ablage im DMS / ECM. Und wenn Sie nach einer archivierten E-Mail suchen wollen, dann natürlich auch direkt in Outlook: über das Suchfeld durchsucht der EmailStore alle archivierten E-Mails inklusive Anhänge.
Dabei bleiben die mit dem EmailStore archivierten E-Mails auch E-Mails. Sie können sie jederzeit in den Posteingang zurück übernehmen oder an andere weiterleiten.
Video: Der DMSFACTORY EmailStore
Für Datenschützer und IT-Experten
Für uns hat Sicherheit höchste Priorität. Daher erfüllt der DMSFACTORY EmailStore zusammen mit Ihrem DMS / ECM die rechtlichen Ansprüche an die elektronische Langzeitarchivierung von geschäftsrelevanten Dokumenten, wie sie sich unter anderem aus den GoBD ergeben. Auch der Datenschutz wird groß geschrieben, weshalb wir auf ausgeklügelte Verschlüsselung setzen und damit zu jeder Zeit das Maximum an Sicherheit garantieren.
Mit dem EmailStore archivierte E-Mails unterliegen dem Rechtesystem Ihres DMS / ECM. Zusätzlich werden alle E-Mails mit AccessControlLists gegen unbefugten Zugriff geschützt. Durch den Einsatz von Sicherheitsstandards wie von OWASP (openWeb Application Security Project) vorgeschlagen gewährleisten wir außerdem einen umfassenden Schutz vor potentiellen Angriffen. Dazu schützt die Token-basierte Authentifizierung vor unbefugtem Zugriff und minimiert den Austausch sicherheitsrelevanter Daten. Die archivierten E-Mails werden außerdem vollständig aus dem Exchange-Kontext entfernt, wodurch Ihre Exchange-Datenbank stets schlank und schnell bleibt.
Einfach. Genial. Abgelegt.
Sie entscheiden selbst, welche E-Mails archiviert werden und für welche KollegInnen sichtbar sein sollen. So verzögern Abwesenheiten keine Projektarbeiten mehr, denn durch die Ablage im DMS sind alle Informationen stets verfügbar. Das Geschäft läuft also auch bei Ihren Dienstreisen oder während Ihres Urlaubs und Sie erleben keine bösen Überraschungen, wenn Sie (gut erholt) wieder an Ihren Schreibtisch zurückkehren.
Sie möchten mehr erfahren?
„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“
Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte
Ihre Vorteile auf einen Blick
Integration in Outlook
Sie können Ihre geschäftsrelevanten und persönlichen E-Mails direkt aus Outlook heraus in Ihrem DMS oder ECM archivieren.
Direkte Suchfunktion
Für das Suchen nach bereits archivierten E-Mails und Anhängen müssen Sie Outlook nicht verlassen.
Intuitive Bedienung
Durch die einfache und intuitive Bedienung benötigen Sie keine Schulungen oder intensive Einarbeitung.
Nahtloser Übergang
Ohne Drag and Drop werden Ihre E-Mails direkt aus Outlook heraus in Ihrem DMS oder ECM kontextbasiert abgelegt.
Unabhängiger Zugriff
Durch die automatisierte Ablage der Mails haben autorisierte Personen jederzeit Zugriff auf alle abgelegten Mails.
Rechtssicherheit
Auch Anhänge werden automatisch in rechtssichere Formate konvertiert und in Ihrem DMS oder ECM abgelegt.
Machen Sie sich ein Bild des EmailStores
Der EmailStore fügt sich perfekt in Outlook ein. So können Sie direkt aus Ihrem E-Mail-Programm heraus E-Mails, Informationen und Anhänge in Ihr DMS / ECM übertragen.
Die Verschlagwortung einer Mail inkl. Anhang erfolgt direkt in der Ansicht der E-Mail. Diese Angaben werden anschließend in das DMS / ECM übertragen. So wird die Mail kategorisiert und kann ganz einfach wieder gefunden werden
Auch über die Auswahl im Kontextmenü einer E-Mail ist die Archivierung über wenige Klicks möglich.
Der EmailStore in Aktion! Sehen Sie, wie einfach Sie eine E-Mail mit Hilfe des EmailStore in M-Files archivieren können.
Vergleichen Sie den EmailStore mit anderen Integrationen für Ihr Outlook
Ergänzende Informationen
DMSFACTORY EmailStore Flyer
Erfahren Sie alles über unseren EmailStore und effektives E-Mail-Management, nahtlos in Outlook integriert.
Glossar: E-Mail Management
In unserem Glossar definieren wir den Begriff „E-Mail Management“ und geben Ihnen Fragen zur Umsetzung mit.
Sichere E-Mail-Archivierung
Erfahren Sie mehr über die sichere Archivierung Ihrer geschäftsrelevanten E-Mails.