Abwesenheiten und Vertretungen effizient managen
Mit dem DMSFACTORY VertretungsManager für Ihr M-Files
Mit M-Files bleiben Sie auch in Ihrer Abwesenheit immer zuverlässig
Mit dem DMSFACTORY VertretungsManager für M-Files haben wir eine Erweiterung der Standard M-Files Anwenderoberfläche geschaffen, die die generische Stellvertreterfunktion in M-Files selbst perfektioniert. Mit diesem Produkt heben wir das Vertretungsmanagement von Ihrem Unternehmen auf die nächste Stufe – und das unabhängig davon, ob die Vertretung geplant oder ungeplant notwendig wird.
Sie erwischen sich dabei, wie Sie im Urlaub oder im Krankheitsfall immer mal wieder in Ihr geschäftliches E-Mail-Postfach schauen? Und wenn Sie genau das nicht tun, haben Sie sofort ein ungutes Gefühl? Immerhin könnte Ihrer Vertretung ein wichtiges Dokument fehlen oder andere KollegInnen und KundInnen wissen plötzlich nicht, an wen sie sich statt Ihnen wenden können.
Wenn Ihnen durch solche Gedanken ständig die Möglichkeit auf Entspannung oder Genesung genommen wird, ist das ein klares Zeichen dafür, dass das Vertretungsmanagement in Ihrem Unternehmen noch nicht optimal geregelt ist. Ist das der Fall, dann haben wir genau das richtige für Sie!
Denn mit dem DMSFACTORY VertretungsManager können Sie sämtliche Abwesenheiten im Voraus oder in akuten Situationen planen, sodass Ihnen und Ihrer Vertretung einiges an Aufwand erspart und störende Rückfragen im Urlaub oder in der Krankenzeit vermieden werden.
Vertretungsplanung durch andere AnwenderInnen
Für den Fall, dass die Abwesenheit unvorhersehbar war oder vorab noch nicht in M-Files geplant wurde, können die Stellvertretungen in unserem DMSFACTORY VertretungsManager auch durch andere autorisierte NutzerInnen festgelegt werden. Währenddessen ist in M-Files selbst standardgemäß nur die zu vertretende Person selbst zu Beginn und Ende des Vertretungszeitraumes berechtigt, eine Vertretung zu bestimmen.
Termingesteuerte Aktivierung bzw. Deaktivierung
Sie haben keine Lust zu Beginn einer Abwesenheit manuell das Knöpfchen drücken zu müssen? Kein Problem, denn mit unserem VertretungsManager haben Sie die Wahl! Entweder, Sie aktivieren und deaktivieren die Vertretung manuell oder Sie regeln die Abwesenheit ganz einfach durch eine termingesteuerte Aktivierung und Deaktivierung, indem Sie dem Objekttyp „Vertretung bzw. Substitute“ optional auch ein Start- und Enddatum hinzufügen.
Automatisierte Weiterleitung Ihrer Aufgaben und Zuweisungen
Nachdem Sie Ihre Vertretung festgelegt und in M-Files definiert haben, werden all Ihre Aufgaben in dem eingetragenen Zeitraum der Abwesenheit an Ihre Vertretung weitergeleitet. So staut sich keine unerledigte Arbeit mehr in Ihrem Postfach und das entsprechende Dokument kann wie gewohnt die weiteren Schritte des Workflows durchlaufen.
Wichtig zu wissen: Während sich die Stellvertreterfunktion von M-Files selbst ausschließlich auf die Zuweisungen „zugewiesen zu“ bezieht, weitet der VertretungsManager die Stellvertretungen auch auf mit einer Zuweisung verknüpfte Objekte aus und ermöglich es, diese zu sehen und je nach Vertretungsberechtigung auch zu bearbeiten. Darüber hinaus kann der VertretungsManager gezielt auf Aufgabenklassen und Objektklassen ausgeweitet werden. So erhält ein Vertreter alle nötigen Zugriffe und Rechte, damit nichts liegen bleibt und so gerät wirklich kein Arbeitsschritt in Ihrer Abwesenheit in Verzug.
Wir haben natürlich bereits alle Ernstfälle abgewogen! Deshalb wird die entsprechende Aufgabe / Zuweisung falls Ihre festgelegte Vertretung ebenfalls abwesend ist, automatisch an die/den für Ihre Vertretung festgelegte/n VertreterIn weitergeleitet (und so weiter…).
Wir erweitern das in M-Files realisierte Sicherheitskonzept, denn Ihre Prozesse werden so auch bei Abwesenheit und Überbelastung von FunktionsträgerInnen nahtlos am Laufen gehalten!
Zugriffsrechte für VertreterInnen
Der DMSFACTORY VertretungsManager lässt sich so konfigurieren, dass die AnwenderInnen je Objekt unterschiedliche Stellvertretungsberechtigungen erteilt bekommen. So kann ein/e M-Files AdministratorIn definieren, welche Objekte inwiefern von der Vertretung erfasst werden sollen.
Zum Setzen der entsprechenden Berechtigungen für die Vertretung, werden Eigenschaftsdefinitionen als Mehrfachauswahl für folgende Berechtigungen erstellt:
- Leseberechtigung (Read)
- Bearbeitungsberechtigung (Edit)
- Löschberechtigung (Delete)
- Alle Berechtigungen (All)
Diese Eigenschaften sind für die NutzerInnen nicht sichtbar, sodass ausschließlich die AdministratorInnen die Möglichkeit haben, den Vertretungen die jeweiligen Berechtigungen zuzuteilen.
Die Anwendungsfälle
Mit unserem VertretungsManager lassen sich sämtliche Abwesenheiten organisieren. Darunter fallen unter anderem Krankheit, Urlaub, Elternzeit oder auch der Austritt von Mitarbeitenden. Und um immer den aktuellen und richtigen An- bzw. Abwesenheitsstatus der Person definieren zu können, gibt es ebenfalls die Möglichkeit wieder zurückzukehren oder die/den VertreterIn zu wechseln.
Kombinieren Sie Vertretungsplaner und ContextView
Der DMSFACTORY VertretungsManager kann sowohl mit generischen M-Files NutzerInnen und wahlweise mit auf besagten NutzerInnen basierenden Mitarbeiterobjekten umgehen. Bei Letzterem lässt sich der Vertretungsplaner perfekt mit unserer M-Files Erweiterung DMSFACTORY ContextView kombinieren. So können sich die AnwenderInnen die Vertretungsphasen als übersichtliche Liste und auch direkt als Kalenderansicht anzeigen lassen.
Zusammenfassung: Diese Funktionen ergänzt unser VertretungsManager bei Ihrem M-Files ECM
Das Vertretungsmanagement wird standardisiert bereits durch M-Files abgedeckt. Denn es ist beispielsweise möglich, dass jede/r UserIn, die/der vertreten werden soll, selbst seinen Ersatz festlegt.
Unser DMSFACTORY VertretungsManager für M-Files geht aber über die grundlegenden Funktionalitäten hinaus und ergänzt in Ihrem ECM die folgende Funktionen:
- Vertretungen für andere setzen
Nutzen Sie den VertretungsManager nicht, muss der Administrator die Eigenschaft „zugewiesen zu“ für jedes Objekt einzeln entfernen, um es für andere UserInnen zugreifbar zu machen. Bedeutet: je mehr Objekte an die Vertretung übergeben werden sollen, desto größer der organisatorische Aufwand. Mit der Erweiterung sind es hingegen nur wenige Klicks! - Zeitrahmen definieren
Es besteht die Option bei der Planung von Vertretungen einen zeitlichen Rahmen festzulegen. Ist beispielsweise bekannt, wie lange Sie sich im Urlaub befinden, hinterlegen Sie im System einfach Start- und Enddatum und schon erledigt sich der Rest automatisch. - Als Vertretende/r transparent arbeiten
Unsere Erweiterung sorgt dafür, dass Sie Aufgabenzuweisungen unter Ihrem eigenen Namen erledigen und nicht unter dem der zu vertretenden Person! So bleiben Ihre Prozesse stets transparent und nachvollziehbar. - Zugriff auf alle zugehörigen Objekte und Dokumente
Im voreingestellten M-Files Standard erhalten Sie zwar den Zugriff auf die Aufgabenzuweisung, die zugehörigen Objekte und Dokumente bleiben Ihnen als Vertretung jedoch verborgen. Unsere Erweiterung sorgt dafür, dass Ihnen alle wichtigen Informationen zur Verfügung stehen – und zwar mit den entsprechenden Rechten der von Ihnen vertretenen Person. - Objekt- und aufgabenabhängige Vertretungen planen
Mit unserem VertretungsManager ist es möglich, die/den vertretende/n UserIn ausschließlich für bestimmte Objekte wie Lieferscheine oder Rechnungen festzulegen. Gleiches gilt für Aufgaben. Hier ist es beispielsweise möglich ausschließlich die Rechnungsfreigabe an eine/n KollegIn zu übergeben. - Individuelle Rechte vergeben
Unterschiedlichen Vertretungen können unterschiedliche Rechte zugewiesen werden. - Ein eigener Workflow für das Planen und die Genehmigung von Vertretungen
Lassen Sie Ihre Vertretungen von Ihren Vorgesetzten in einem automatisierten M-Files Workflow genehmigen.
Sie möchten mehr erfahren?
„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“
Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte
Ihre Vorteile auf einen Blick
Spart Zeit
Indem automatisch alle wissen, was im Falle einer Abwesenheit getan werden muss und wo welche Daten zu finden sind, entfallen lange Absprachen und Suchprozesse.
Qualität und Sicherheit
Alle Prozesse und Aufgaben können ganz normal fortgeführt werden. Das sorgt dafür, dass keine Verzögerungen zustande kommen und die Qualität und Sicherheit Ihrer Arbeit trotz Abwesenheiten gewährleistet ist.
Maximale Flexibilität
Durch den VertretungsManager gewinnt das Unternehmen an Flexibilität! Ein/e MitarbeiterIn fällt plötzlich aus? Kein Problem, denn solange Sie eine Vertretung definieren, laufen alle Prozesse wie gewohnt weiter.
Häufig gestellte Fragen zum VertretungsManager
Sie möchten ein paar mehr Informationen zu unserem DMSFACTORY VertretungsManager?
Die meistgestellten Fragen haben wir Ihnen hier zusammengestellt und beantwortet. Sollten Sie dennoch Fragen haben, die wir hier nicht beantworten, dann senden Sie uns jederzeit eine Anfrage über unser Kontaktformular oder rufen Sie uns an unter der Telefonnummer +49 6074 86546-0
Der DMSFACTORY VertretungsManager für M-Files schreibt ein detailliertes Log über die Anwendung von Vertretungsregeln. Die Konfiguration dieses Logs erfolgt mit dem Framework für Logging von M-Files. Wir halten Ihre Arbeit mit unseren Erweiterungen stets transparent und nachvollziehbar.
Eine Stellvertretung wird als Objekt eines bestimmten Typs erstellt, so wie Kundenobjekte oder Dokumente auch. Das erfolgt wie gewohnt mit den Standardmethoden in M-Files.
Der VertretungsManager erfordert keine Installation einer Anwendungserweiterung auf den PCs der NutzerInnen. Alle funktionalen Bestandteile werden zentral als Anwendung in Ihren Vaults installiert. Somit ist eine Integration in Ihr bestehendes M-Files System nicht besonders zeitaufwendig.
Machen Sie sich ein Bild vom VertretungsManager
Der DMSFACTORY VertretungsManager erscheint in M-Files als unscheinbare Metadatenkarte. Simpel und sehr wirksam. Die Arbeit leistet er dabei im Hintergrund auf dem Server.
Hier sehen Sie die Kombination aus dem DMSFACTORY VertretungsManager mit der DMSFACTORY ContextView inklusive Kalenderansicht.
Ergänzende Informationen
Produktinformation M-Files Erweiterungen
Laden Sie sich alle Informationen zu unseren M-Files Erweiterungen bequem als PDF herunter.
Kostenlose M-Files Testversion
Laden Sie sich jetzt die Testversion des Enterprise-Content-Management-Systems (ECM) M-Files herunter und nutzen Sie die 30 Tage, um kostenlos und unverbindlich.
