Aufbewahrungs- und Löschfristen einhalten

Mit dem RetentionScheduler

Aufbewahrungszeiten automatisch vergeben und befolgen

Egal, ob Ihre Daten oder Dokumente nach einer gewissen Zeit archiviert oder vernichtet werden müssen: der RetentionScheduler für M-Files ermöglicht eine zentrale und automatisierte Steuerung aller unternehmensweiten Aufbewahrungs- und Löschfristen mithilfe von festgelegten Regeln. Dabei können die Aufbewahrungszeiträume abhängig von der Dokumentenklasse oder individuellen Parametern vergeben werden.

Unabhängig von der Branche oder Unternehmensgröße verlangen die Vielzahl an Regularien und Verordnungen ein ausgeklügeltes System für die Einhaltung der Aufbewahrungs- und Löschfristen, die sich von Dokument zu Dokument und je nach ihrem Kontext unterscheiden. Durch die Kombination von M-Files und dem RetentionScheduler haben Sie ein zentrales Tool für die Erstellung, die Pflege, Nutzung und Vernichtung von Dokumenten. Der RetentionScheduler sorgt für eine einheitliche Struktur, Sicherheit und die Kontrolle über alle Daten und Dokumente. Dafür werden über alle in M-Files befindlichen Objekte einheitliche Regeln zur Aufbewahrung und Vernichtung gelegt.

So haben Sie alles an einem Ort: die intelligente Verwaltung der Daten und Dokumente von dem Tag ihrer Erstellung bis zum Tag der endgültigen und automatischen Archivierung oder Löschung wird in M-Files der gesamte Lebenszyklus abgebildet.

Frei konfigurierbare Aufbewahrungspläne bieten Kontrolle der Zeiten...

… zur Archivierung und Vernichtung von Daten und Dokumenten.

Kriterien für die Aufbewahrungsfristen können zum Beispiel sein:

  • die Klasse des Dokumentes
  • Datumsangaben wie erstellt am, zuletzt bearbeitet am und deaktiviert am
  • Ausnahmen wie bei ausstehenden Rechtsverfahren
  • Zuordnung des Dokumentes zu Projekten, Kunden, Meetings.

Halten auch Sie alle Vorschriften zur Aufbewahrung und Löschung von Daten und Dokumenten ein – mit dem RetentionScheduler.

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„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Fragen Sie mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“

Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte

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