Fristenmanagement mit dem RetentionScheduler
Fristenmanagement - Was ist das?
Haben Sie schon mal bei der Bearbeitung eines Dokuments eine wichtige Frist verpasst und sind deshalb auf Kosten sitzengeblieben? Dann können Sie sich vorstellen, wie wichtig das Fristenmanagement für Ihr Unternehmen ist. Um genau zu sein ist es einer der wichtigsten Bestandteile der Unternehmensorganisation. Grundsätzlich geht es dabei darum, sicherzustellen, dass alle Fristen und Termine eingehalten werden und rechtliche, sowie interne Vorgaben zur Einhaltung dieser zeitlichen Vorgaben eingehalten werden. Hierunter fallen unter anderem folgende Aufgaben:
Termine planen und Erinnerungen versenden
- Koordination von Terminen
- Bewachung von Projektfristen und Abgabeterminen
- Benachrichtigungen an betreffende Personen kurz vor dem Erreichen bzw. Überschreiten der Frist versenden
Nachvollziehbar dokumentieren und reporten
- Alle Fristen gesammelt in einem zentralen Tool erfassen und sämtliche Änderungen und Anmerkungen detailliert dokumentieren
- Regelmäßige Reports über den aktuellen Status aller Fristen und notwendige Maßnahmen
Verträge bewachen
- Auslauffristen bei befristeten Verträgen
- Kündigungsfristen einhalten
- Über Verlängerungsoptionen informieren
Welche Arten von Fristen gibt es?
Bei der Verwaltung Ihrer Dokumente begegnen Sie häufig verschiedenen Arten von Fristen. Dementsprechend gibt es auch bei jeder Frist etwas anderes zu beachten. Verschaffen Sie sich selbst einen Überblick:
- Aufbewahrungsfrist
Eine gesetzliche Vorgabe darüber, wie lange Sie welche Dokumentenart aufbewahren müssen und dürfen. In Deutschland gilt: Geschäftsunterlagen wie Angebote, Verträge, Rechnungen und Ähnliches müssen sechs Jahre aufbewahrt werden, während Dokumente wie Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Steuererklärungen mindestens 10 Jahre archiviert werden müssen. Nach Ablauf dieser Frist sollten die Dokumente vernichtet werden.
- Bearbeitungs- oder Einreichungsfrist
Innerhalb dieses Zeitraums müssen die Dokumente abschließend bearbeitet beziehungsweise eingereicht werden. Oftmals gelten diese Fristen intern oder bei öffentlichen Ausschreibungen und ähnlichem
- Kündigungsfrist
Diese Frist muss eingehalten werden, um Verträge oder Vereinbarungen rechtskräftig aufzulösen bzw. zu beenden. Oftmals gibt es bei Verträgen eine Klausel, die besagt, dass ein Vertrag automatisch verlängert wird, sofern die Kündigungsfrist nicht eingehalten wird.
- Löschfrist
Innerhalb diesen Zeitraums müssen Daten und Dokumente vernichtet werden. Besonders wichtig wird diese Frist in datenschutzrelevanten Belangen wie der Erfassung und Bearbeitung personenbezogener Daten.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Viele verschiedene Fristen, die es zu beachten gibt um gemäß aller rechtlicher Vorgaben arbeiten zu können, sorgen dafür, dass das Fristenmanagement ohne das passende Tool unübersichtlich und schwer zu handhaben wird. Worauf warten Sie also noch? Nutzen Sie die Digitalisierung und profitieren Sie von folgenden Vorteilen!
Alle Fristen einhalten
Dank der Automatisierung werden Sie nie wieder eine Frist verpassen und alle Dokumente werden nur so lange aufbewahrt, wie es vorgegeben ist. So halten Sie alle gesetzlichen Vorgaben ohne großen Aufwand ein und garantieren die höchsten Standards für Ihre Dokumente.
Zentrale Einrichtung
Steuern Sie alle Aufbewahrungs- und Löschfristen für Ihre Dokumente und Informationen in M-Files zentral mit dem RetentionScheduler. Behalten Sie immer den Überblick und arbeiten Sie schnell und effizient.
Optimierte Prozesse
Durch die automatische Vergabe und Einhaltung aller Fristen können sich Ihre MitarbeiterInnen anderen Aufgaben widmen. Fehlerquellen werden eliminiert und sowohl Zeit als auch Geld gespart.
Aufbewahrungszeiten automatisch vergeben und befolgen
Egal, ob Ihre Daten oder Dokumente nach einer gewissen Zeit archiviert oder vernichtet werden müssen: Der M-Files RetentionScheduler ermöglicht eine zentrale und automatisierte Steuerung aller Aufbewahrungs- und Löschfristen mithilfe von festgelegten Regeln. Dabei können Sie die Aufbewahrungszeiträume abhängig von der Dokumentenklasse oder individuellen Parametern vergeben.
Unabhängig von der Branche oder Unternehmensgröße verlangen die Vielzahl an Regularien und Verordnungen ein ausgeklügeltes System für die Einhaltung der Aufbewahrungs- und Löschfristen, die sich von Dokument zu Dokument und je nach ihrem Kontext unterscheiden. Durch die Kombination von M-Files und dem RetentionScheduler haben Sie ein zentrales Tool für die Erstellung, die Pflege, Nutzung und Vernichtung von Dokumenten. Der RetentionScheduler sorgt für eine einheitliche Struktur, Sicherheit und die Kontrolle über alle Daten und Dokumente. Dafür werden über alle in M-Files befindlichen Objekte einheitliche Regeln zur Aufbewahrung und Vernichtung gelegt.
So haben Sie alles an einem Ort: Die intelligente Verwaltung der Daten und Dokumente von dem Tag ihrer Erstellung bis zum Tag der endgültigen und automatischen Archivierung oder Löschung wird in M-Files der gesamte Lebenszyklus abgebildet.
Frei konfigurierbare Aufbewahrungspläne bieten Kontrolle der Zeiten...
… zur Archivierung und Vernichtung von Daten und Dokumenten.
Kriterien für die Aufbewahrungsfristen können zum Beispiel sein:
- die Klasse des Dokumentes
- Datumsangaben wie erstellt am, zuletzt bearbeitet am und deaktiviert am
- Ausnahmen wie bei ausstehenden Rechtsverfahren
- Zuordnung des Dokumentes zu Projekten, Kunden, Meetings.
Halten auch Sie alle Vorschriften zur Aufbewahrung und Löschung von Daten und Dokumenten ein – mit dem RetentionScheduler.
Sie möchten mehr erfahren?
„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“
Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte
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Das KI-gestützte Enterprise-Content-Management-System M-Files unterstützt Sie beim digitalen Dokumentenmanagement. Es dient als zentrale Lösung zur Digitalisierung, Verwaltung, Bearbeitung und Bereitstellung, sowie Archivierung Ihrer digitalen Dokumente. Mit einer suchmaschinenähnlichen Suchfunktion finden Sie in M-Files alle Informationen spielendleicht und ohne im Chaos zu versumpfen.
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Ergänzende Informationen
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Was war nochmal eine Aufbewahrungsfrist?
Wir geben Ihnen Informationen zu den wichtigsten Aufbewahrungsfristen und Tipps, wie Sie diese einhalten können.