Wieso wir von der Zettelwirtschaft Abschied nehmen müssen
Die digitale Umlaufmappe
Veröffentlicht am: 01.02.2022
Für viele Büros ist das papierlose Büro immer noch eine Utopie. Dort ist die Zettelwirtschaft mit Post-its, Papierdokumenten und Umlaufmappen noch ein großer Bestandteil der Arbeitsalltags – besonders die innerbetriebliche Kommunikation betreffend.
Um Zeit und Kosten zu sparen und zusätzlich das große Chaos vermeiden zu können, sollten Sie der Digitalisierung eine Chance geben. Denn auch für Ihre Zettelwirtschaft gibt es eine Lösung, die Ihre Arbeitsprozesse optimiert – die digitale Umlaufmappe.
Mit dieser digitalen Lösung sagen Sie der Zettelwirtschaft und Missverständnissen, die dadurch bei der internen Kommunikation entstehen ade, denn solche Probleme werden Ihren Arbeitsalltag nicht mehr belasten.
Um Ihnen den Anwendungsfall der digitalen Umlaufmappe zu verdeutlichen, haben wir ein kurzes Video für Sie erstellt:
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Mehr InformationenMit der Lösung der digitalen Umlaufmappe können Sie sicher und strukturiert arbeiten. Durch einen Versionsverlauf und die zentral definierten Zugriffsrechte haben Sie immer den Überblick, wer wann welches Dokument einsehen und bearbeiten kann. So minimieren Sie das Risiko des Datenmissbrauchs. Dieses besteht bei einer klassischen Umlaufmappe immer, denn da ist es umso schwerer den Standort und Bearbeitungsstatus der Mappe auf die Schnelle einzusehen. Bei der digitalen Version sind all diese Informationen nur einen Klick entfernt.
Missverständnisse durch eine unleserliche Schrift oder eine unklar definierte Reihenfolge des Umlaufs gehören mit der digitalen Umlaufmappe der Vergangenheit an, denn hier werden manuelle Prozesse automatisiert und Fristen und Aufgaben klar definiert. Nur so können Sie vollkommen sicher sein, dass der Umlauf reibungslos und fristgerecht abläuft.
Die Automatisierung der Prozesse sorgt dafür, dass erheblich viel Zeit eingespart wird, die für gewinnbringendere Aufgaben genutzt werden kann. Außerdem entstehen durch die digitale Abfertigung aller Aufgaben viel weniger Drucke. Zum einen vereinfacht das natürlich die Nachverfolgung aller Dokumente, da keine Mehrfachkopien existieren, an die niemand mehr denkt und zum anderen senkt diese Umstellung zusätzlich die Papierkosten.
Nachdem Sie eine digitale Umlaufmappe erstellt haben, werden Metadaten automatisiert übernommen und Sie können für das Erstellen von Dokumenten Vorlagen nutzen. Das spart zusätzlich Zeit und Arbeitsaufwand.
Also worauf warten Sie noch? Gehen Sie gemeinsam mit uns den ersten Schritt in Richtung papierloses Büro!
Fazit
Die digitale Umlaufmappe ist ein Schritt, den Sie unbedingt gehen sollten. Sie erleichtert uns allen den Arbeitsalltag! Fragen wie: Wo ist die Mappe geblieben? Wieso fehlt ein Dokument? oder Wer bekommt die Mappe als nächstes? gehören mit dieser digitalen Lösung der Vergangenheit an. Sie behalten durch nur eine Anwendung den Überblick über all Ihre Inhalte und deren Bearbeitungsstatus. Zusätzlich können Sie mit dieser digitalen Lösung auch noch Risikofaktoren wie Datenmissbrauch oder -verlust minimiert und Zeit und Kosten sparen.
Haben Sie nun Interesse an der digitalen Umlaufmappe? Mehr Informationen über unsere Lösung finden Sie hier. Oder Sie vereinbaren gleich einen unverbindlichen Beratungstermin mit uns. Wir freuen uns darauf diesen Schritt gemeinsam mit Ihnen gehen zu dürfen!