Single Source of Truth
Was ist das und was hat ein ECM damit zu tun?
Haben Sie in Ihrer Dokumentenablage schon einmal das ein oder andere Dokument doppelt oder statt der aktuellen nur die veraltete Version gefunden? Dann hat Ihr Ablagesystem definitiv noch Optimierungsbedarf. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie das große Chaos mit einer Single Source of Truth (SSOT) vermeiden können und was ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) damit zu tun hat.
Was genau ist die Single Source of Truth?
Eine SSOT, oder auch Single Point of Truth (SPOT) genannt, ist ein zentraler Ort, an dem der gesamte Datenbestand korrekt, aktuell und vollständig zusammengetragen und ausschließlich befugten Personen zur Verfügung gestellt wird. Hier haben alle Mitarbeitenden eines Unternehmens bei der Suche nach bestimmten Daten und Dokumenten einen zentralen Ort, wo sie diese finden. Die SSOT kann also auch als allgemeingültige Informationsquelle bezeichnet werden.
Welche Vorteile haben Sie mit einer SSOT?
Aus eigener Erfahrung können wir sagen, dass die Nutzung einer SSOT aus vielen verschiedenen Gründen sinnvoll ist. Sie fragen sich, welche Vorteile sie für Sie und ihr Unternehmen haben kann? Kein Problem, wir haben einige Aspekte für Sie zusammengetragen:
Sie finden Daten, Dokumente und Informationen schneller
Da sich alle Beteiligten bei der Datenablage innerhalb einer SSOT an einer vorgegebenen Struktur orientieren, wissen Sie immer, wo was zu finden ist. Sie behalten den Überblick über alle Daten, Dokumente und Informationen und können so lange Suchprozesse, die heutzutage in den meisten Büroalltagen fest verankert sind, auf das Minimum verkürzen. Überlegen Sie mal, was Sie alles erledigen können, während andere minutenlang nach einem Dokument suchen, das direkt vor ihrer Nase liegt!
Ihre Arbeit beruht zu jeder Zeit auf zuverlässigen Quellen
Indem Sie mit einer SSOT immer den Überblick über alle Unternehmensdaten behalten, sparen Sie nicht nur Zeit, sondern garantieren zusätzlich Ihre eigene Zuverlässigkeit. Denn alle Aussagen und Entscheidungen, die Sie treffen, basieren auf Daten, die Sie einer unternehmensinternen Quelle entnehmen, die immer auf dem aktuellen Stand ist. Ist diese Quelle die strukturierte SSOT mit ihren korrekten und aktuellen Daten, Dokumenten und Informationen, können Sie sich darauf verlassen, dass Sie Ihre Entscheidungen fundiert treffen. In der Regel müssen Sie weder Zeit noch Arbeitsaufwand investieren, um zu prüfen, ob die verwendeten Daten korrekt sind, denn das System ist darauf ausgelegt, Fehlerquellen wie Dubletten oder veraltete Dokumente zu identifizieren.
Was müssen Sie bei der Einführung einer SSOT beachten?
Wie bei jeder anderen Veränderung sollten Sie bei der Einführung eines Systems, das Sie als SSOT nutzen möchten, auf gewisse Dinge achten. Wir erklären Ihnen, welche das sind.
Zuallererst müssen Sie alle mit ins Boot holen
Es ist wichtig, dass alle Beteiligten über die Notwendigkeit der Einführung eines neuen Systems Bescheid wissen. Denn es ist erforderlich, dass alle bereit sind, gewohnte Strukturen zu verlassen und neu Gelerntes in den Arbeitsalltag zu integrieren. Konzentrieren Sie sich also nicht nur auf eine bestimmte Abteilung oder wenige ausgewählte Personen, sondern auf alle, die früher oder später mit dem neuen System zu tun haben werden.
Ein geeignetes System muss implementiert werden
Sie müssen herausfinden, welches System sich am besten als Single Source of Truth in Ihrem Unternehmen eignet, und dieses danach in Ihre bestehende IT-Landschaft integrieren. Wir empfehlen Ihnen einen Blick auf ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) zu werfen, denn zum einen bietet es die grundlegenden Funktionen, um alle Daten an einem zentralen Ort für alle Mitarbeitenden verfügbar zu machen – also alles, was eine SSOT können muss. Und zum anderen kann es mit vielen ergänzenden Funktionen glänzen, die kein Unternehmen missen sollte. Die einfache Einhaltung von Gesetzen, Normen und Richtlinien durch automatische Erinnerungen an Fristen und Termine ist eine davon. Weitere Beispiele für Vorteile eines ECM finden Sie hier (Welche Vorteile hat ein ECM?).
Das System braucht Futter
Nachdem das System erfolgreich in Ihre IT-Infrastruktur integriert wurde, muss es mit Daten gefüllt werden. Die Datenmigration sollten Sie im Voraus gut durchdenken. Wie Sie am besten vorgehen und was Sie beachten müssen, können Sie hier nachlesen: Der Weg zur erfolgreichen Datenmigration.
Fazit
Eine Single Source of Truth ist für alle Unternehmen relevant – egal ob klein, mittelständisch oder groß, vollkommen digital oder noch in den Kinderschuhen der Digitalisierung. Sie vermeidet Chaos und ermöglicht eine schnelle, unmissverständliche und effiziente Zusammenarbeit, die sowohl die Zufriedenheit Ihrer KundInnen als auch ArbeitnehmerInnen steigert. Diese SSOT kann ein ECM sein, das neben den grundlegenden Funktionen auch weitere Vorteile wie Sicherheit, Schnelligkeit und Genauigkeit mit sich bringt.
Haben auch Sie noch mehrere Ablageorte und erwischen sich oftmals dabei, länger nach einem bestimmten Dokument suchen zu müssen? Dann kontaktieren Sie uns gerne. Wir helfen Ihnen dabei, eine geeignete Lösung für Ihr Problem zu finden!