Aus dem Nähkästchen geplaudert – unser Kunde Biosynth AG im Interview

Paul Lange, General Manager bei der Biosynth AG, berichtet im Interview über die Beweggründe, das „Warum“, den Start, das Ergebnis und die Zufriedenheit rund um die Einführung des Qualitätsmanagementsystems (QMS) von M-Files.

Dr. Paul Lange - Biosynth AG

Dr. Paul Lange, General Manager bei der Biosynth AG.

Die Biosynth AG hat sich in 2019 durch eine Akquisition zur Biosynth Carbosynth Gruppe vergrößert. Somit sind die Anforderungen an ein globales Dokumenten-Management-System auf einen Schlag gewachsen. Die zu diesem Zeitpunkt vorhandene DMS-Lösung kann diese Anforderungen nicht erfüllen.

Über die Biosynth AG

Die Biosynth AG ist seit 1966 im Handel, der Produktion (seit 1985) und Entwicklung von Chemikalien, diagnostischen Reagenzien und Wirkstoffen tätig. Am Ostschweizer Standort in Staad, direkt am Bodensee, erfolgt die Fertigung von chemischen Erzeugnissen gemäß hohen Qualitätsstandards bis hin zu GMP. Mit der Akquisition von Tau-Chem in 2016 und Carbosynth Ltd. in 2019 ist die Gruppe nun mit 5 Standorten auf 3 Kontinenten und ca. 300 Mitarbeitern vertreten.

 

1. Vor der Einführung des QM-Systems – wie sah der Arbeitsalltag in Bezug auf Informationssuche, Arbeitsabläufe und die Sicherung der Qualität aus?

Das vorhandene DMS einer älteren Generation deckte die Anforderungen der kleineren Biosynth AG ab, machte einige Such- und Arbeitsabläufe aber sehr zeitintensiv. Zudem wurde die Qualitätssicherung durch ein Team von gründlichen und gut ausgebildeten Mitarbeitern am Standort durch stetige Kontrolle der laufenden Prozesse „manuell“ aufrechterhalten. Mit der Vergrößerung zur Biosynth Carbosynth Gruppe und international ausgerichteten Abläufen war diese Herangehensweise nicht mehr global abbildbar.

2. Welches war das wichtigste Anliegen, das Sie mit einem QM-System lösen wollten?

Unser Ansatz ist Integration by Software, womit die wichtigste Anforderung an ein DMS bereits definiert ist: Eine Lösung, die wir global an allen Standorten nutzen können und allen Mitarbeitern erlaubt auf dem gleichen Qualitäts- und Informationsniveau zu arbeiten.

3. Die Entscheidung ist auf das M-Files QMS und die DMSFACTORY gefallen. Was waren Ihre Gründe?

In einem umfangreichen Auswahlprozess haben wir uns Zeit genommen diverse Produkte zu beleuchten und auch einige zu testen. Dabei hat M-Files überzeugen können, was unsere hohen Ansprüche an die Qualität betrifft. Zudem war das Preis-Leistungs-Verhältnis in einem Bereich, der unseren budgetierten Rahmen entsprochen hat. Die Ausschreibung haben wir von unserem Standort in der Schweiz lanciert, somit wurde mit der DMSFACTORY schnell ein kompetenter Partner gefunden, der lokal für den Vertrieb verantwortlich war.

4. Hat sich der Einsatz von M-Files gelohnt?

Bis jetzt – vor dem offiziellen Rollout – sind wir mit dem Entscheid sehr zufrieden und blicken gespannt auf die neuen Möglichkeiten mit M-Files.

5. Wie war für Sie die Zusammenarbeit mit der DMSFACTORY?

Die ersten Verhandlungsgespräche mit Jörg Eckhardt vor dem finalen Entscheid zu M-Files waren sehr transparent und zielstrebig. Es ging in dieser Phase für uns darum, die zukünftigen Kosten bestmöglich abschätzen zu können und in unseren Entscheid einfließen zu lassen. Hier wurden uns anhand unserer geplanten Lizenznutzer diverse Optionen vorgeschlagen, um eine kostenoptimierte Lösung zu erzielen.

Für die technischen Aspekte ist Herr Schnack zuständig und hat uns stetig tatkräftig unterstützt und Lösungen für die diversen Spezialanforderungen unserer Gruppe entwickeln können.

6. Wie sind Sie auf die DMSFACTORY aufmerksam geworden?

Im Rahmen unserer Internetrecherche nach möglichen DMS-Anbietern haben wir die DMSFACTORY gefunden.

Sie wollen mehr über das verwendete Produkt erfahren?

Hier finden Sie alle Vorteile und Funktionen des M-Files QMS.

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