Infografik: Schon gewusst?

Herausforderungen im Umgang mit Dokumenten und Informationen

Die Herausforderungen im Umgang mit Dokumenten und Informationen ist vielschichtig.

Dabei ist die Arbeit mit Papierdokumenten besonders alarmierend. Denn jeder dritte Befragte verliert mehrfach im Monat Unterlagen in Papierform. Das zeichnet sich auch nach einer allgemeinen Umfrage ab, nach der etwa 7,5% aller Papierunterlagen verloren gehen. Trotzdem drucken weiterhin 8 von 10 Mitarbeiter täglich mindestens ein Dokument aus, um es weiter zu bearbeiten, anstatt es durchgehend digital zu nutzen.

46% der Befragten geben an, es sei für sie eine Herausforderung und zeitaufwändig, das Dokument zu finden, das sie gerade benötigen. Dadurch verbringen Knowledge Worker durchschnittlich 50%  ihrer Arbeitszeit mit dem Erstellen und Aufbereiten von Dokumenten und durchschnittlich 8 Anläufe und insgesamt 25 Minuten, um am Ende das richtige Dokument zu finden.

Am Ende des Tages befindet sich dann ein Drittel (33%) der Inhalte in mehreren Systemen und auf mehreren Geräten verstreut.

Bei etwa 19 Kopien einer Datei ist es auch nicht so leicht, die richtige und aktuelle Version eines Dokumentes zu finden. So finden 2 von 3 Mitarbeitern mehrere Versionen eines Dokumentes an verschiedenen Speicherorten – schließlich werden diese Kopien alle unterschiedlich weiterbearbeitet.

Zusätzlich speichern und managen etwa 69% der Befragten Dokumente direkt in ihrem persönlichen E-Mail-Postfach.

Und auch bei der Ablage sieht es nicht besser aus: 82% der Befragten empfinden es als Herausforderung, ein Dokument so zu benennen, dass es die Kollegen einfach finden können. Letztendlich werden 25% der schlecht abgelegten Dokumente nie wieder gefunden.

Und das kostet!

Denn rund 30% der Arbeitszeit werden am Ende mit der Suche nach Informationen verschwendet. All diese Probleme rund um den Umgang mit Dokumenten führt zu 21% weniger Produktivität im Unternehmen.

Auch die Papierkosten sind nicht zu vernachlässigen. Denn pro Jahr landen in deutschen Büros 6% der gedruckten Dokumente auch noch ungelesen direkt im Papierkorb. Das kostet uns jährlich etwa 169 Millionen Euro.

Die Lösung? Dokumentenmanagement!

Allerdings hat jedes vierte Unternehmen noch keine einzige Akte digitalisiert. Und jedes zweite Unternehmen betreibt mehr als vier Systeme zum Managen ihrer Daten, was zu einer sogenannten Silobildung führen kann, sofern diese Systeme nicht miteinander verbunden sind.

Auch wenn die meisten Unternehme immer mehr in Systeme für die effektive Ablage von Inhalten investieren, so befinden sich trotzdem 54% der kritischen Informationen außerhalb dieser Systeme.

Doch das Schlimmste: 95% der geschäftlichen Unterlagen sind immer noch Papier-basiert und dadurch nicht unternehmensweit zugänglich.