Aus dem Nähkästchen geplaudert – unser Kunde Finanz Informatik GmbH & Co KG im Interview

Johannes Jahn, Modulbetreuer Dokumentenmanagement / SAP Basis bei der Finanz Informatik GmbH & Co KG, berichtet im Interview über die Beweggründe, das „Warum“, den Start, das Ergebnis und die Zufriedenheit bei der Einführung einer automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen, die per Mail an die Finanz Informatik gesendet wurden.

Finanz Informatik -Johannes Jahn
Johannes Jahn, Modulbetreuer Dokumentenmanagement / SAP Basis, Finanz Informatik.

Das konkrete Ziel des Projektes war es, den Workflow für die Erfassung und Bearbeitung von Rechnungen in der Finanz Informatik zu automatisieren. Dies beinhaltete auch den Bearbeitungsprozess für Rechnungen, die die Finanz Informatik per Mail erreichen. Diese sollen zukünftig automatisch in Kofax importiert und anschließend weiterverarbeitet werden.

Die automatisierte Rechnungsbearbeitung ist wegen der verwendeten KTM-Texterkennung (Kofax Transformation Module) nur möglich, wenn die E-Mail-Dateien in Kofax nicht mehr vorliegen. Es können nur die gescannten Rechnungen von KTM verarbeitet werden. Aus Revisionsgründen müssen jedoch im Zielsystem (SAP) nicht nur die Rechnungsabbilder (gescannten Rechnungen), sondern auch die E-Mail-Dateien zu den jeweiligen Vorgängen zur Verfügung stehen.

Daher ist es erforderlich, vor der KTM-Texterkennung die E-Mail-Dateien in Kofax auszulagern, parallel zur KTM-Texterkennung die E-Mail-Dateien nach SAP zu übertragen und erst danach den Prozess in Kofax fortzusetzen. Hierfür hat die DMSFACTORY zwei sogenannte „Kofax Capture Custom Modules“ entwickelt, die dem Workflow in Kofax hinzugefügt werden.

Das erste Modul extrahiert die E-Mail-Datei und speichert diese lokal auf dem Server, bevor die eigentliche Texterkennung durch das KTM erfolgt. Nach der KTM-Texterkennung wird über das zweite Modul die Mail-Datei ordnungsgemäß nach SAP übertragen. Erst danach wird der Prozess in Kofax fortgesetzt. Er beinhaltet u.a. die Konvertierung der Rechnung in das PDF/A-Format, die Archivierung der PDF-Datei und die Übertragung der Daten in das SAP-System.

Prozess Finanz Informatik

Über die Finanz Informatik GmbH & Co KG

Die Finanz Informatik mit Sitz in Frankfurt am Main ist der IT-Dienstleister der Sparkassen- Finanzgruppe. Zu ihren Kunden gehören 377 Sparkassen, sechs Landesbanken, die DekaBank, acht Landesbausparkassen, öffentliche Versicherer sowie weitere Unternehmen der Sparkassen-Finanzgruppe und der Finanzbranche.

Die Finanz Informatik bietet den kompletten IT-Service – von Anwendungsentwicklung über Infrastruktur- und Rechenzentrumsbetrieb bis hin zu Beratung, Schulung und Support. Mit OSPlus stellt das Unternehmen heute eines der führenden Gesamtbankensysteme für den deutschen Markt.

Die Finanz Informatik übernimmt den Service für 118 Millionen Bankkonten; auf den Rechnern und Systemen werden jährlich mehr als 141 Milliarden technischer Transaktionen durchgeführt. Das Unternehmen beschäftigte Ende 2019 rund 4.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

 

1. Vor der Einführung des ECM-Systems – wie sah der Arbeitsalltag in Bezug auf Informationssuche und Arbeitsabläufe aus?

Die per E-Mail eingehenden Rechnungen wurden von Lieferanten häufig direkt an beliebige Mitarbeiter der Finanz Informatik gesendet. Häufig war den betroffenen Mitarbeitern dann nicht klar, wie mit der so eingetroffenen Mail zu verfahren ist. Letztendlich wurde entweder die Mail an den Lieferanten zurückgesendet mit der Bitte, die Rechnung in Papierform an die Finanz Informatik zu adressieren oder der Mitarbeiter hat die Rechnung ausgedruckt und per Hauspost zur zentralen Poststelle geleitet. In der Poststelle wurden dann die Rechnungen gescannt und entsprechend weiterbearbeitet. Beide Varianten sind zeitaufwendig und nicht mehr zeitgemäß.

2. Was war der wichtigste Grund für die Einführung des Systems?

Neben der bereits existierenden – aber mit Kosten verbundenen – Möglichkeit, mittels eines externen Dienstleisters Rechnungen digital zur Finanz Informatik zu übertragen, sollte eine kostenfreie Alternative angeboten werden, die keine Ressourcen (Arbeitszeit, Material) verbraucht und die Durchlaufzeit deutlich verkürzt.

Gleichzeitig mussten die bestehenden Rahmenbedingungen eingehalten werden. Es sollte einen einfachen und identischen Bearbeitungsprozess in Kofax geben, es sollten sich keine neuen Schnittstellen zum SAP-System ergeben und es sollte kein zusätzlicher Supportaufwand erforderlich sein.

3. Die Entscheidung ist auf die Produkte Kofax Capture, Kofax Transformation Module, den DMSFACTORY DocumentsPipeliner und die DMSFACTORY gefallen. Was waren Ihre Gründe für die Produktentscheidungen?

Die Kofax-Software ist bei der Finanz Informatik seit Jahren erfolgreich im Einsatz. Die in der Kofax-Software konfigurierten Prozesse sollten weitestgehend verwendet werden, damit nicht neue Prozesse, neue Verfahrensweisen, neue Schnittstellen, etc. implementiert und betreut werden müssen. Auch die laufenden Kosten sollten so niedrig wie möglich gehalten werden. Bislang hatte die Finanz Informatik kein Kofax-Importmodul (E-Mail-Schnittstelle) im Einsatz. Bei der Auswahl eines Importmoduls haben wir uns für den DocumentsPipeliner entschieden, da dieser zur Lastverteilung mehrfach installiert werden kann und die Anzahl der zu verarbeiteten E-Mails pro Jahr nicht begrenzt ist. Zudem sind die Antwortzeiten in Supportfällen bei der DMSFACTORY recht kurz.

4. Wie sieht heute der Arbeitsalltag aus, was hat sich verbessert und gibt es schon Planungen für die nächsten Schritte?

Heute kann uns der Lieferant eine Rechnung einfach per Mail an eine eigens dafür eingerichtete Mail-Adresse senden, die automatisch vom DocumentsPipeliner abgeholt und dem Kofax-System zum automatischen Import zur Verfügung gestellt wird. Somit müssen diese Rechnungen nicht mehr ausgedruckt, zur Poststelle gesendet und dort eingescannt werden. Dieses Verfahren spart beim Lieferanten und bei uns Kosten und wertvolle Zeit ein.

5. Sind Sie zufrieden mit dem Ergebnis?

Wir sind mit dem Ergebnis sehr zufrieden, weil die Anforderungen erfüllt wurden und im laufenden Betrieb bei den betroffenen Mitarbeitern Zeit für andere Tätigkeiten gewonnen wird. Zudem – so unsere bisherigen Erfahrungen – funktioniert die Lösung zuverlässig und erfordert keinerlei laufenden Support.

6. Wie war für Sie die Zusammenarbeit mit der DMSFACTORY?

Von der Anforderungsdefinition bis zum Regelbetrieb hat uns die DMSFACTORY zuverlässig unterstützt und bei Fragen und Problemen kurzfristig reagiert.

7. Wie sind Sie auf die DMSFACTORY aufmerksam geworden?

Die Finanz Informatik ist schon seit vielen Jahren Kunde der DMSFACTORY. Da die bisherigen Projekte im Kofax-Umfeld immer mit Erfolg beendet wurden, war es naheliegend, auch bei diesem Projekt wieder mit der DMSFACTORY zusammenzuarbeiten.

Sie wollen mehr über die verwendeten Produkte erfahren?

Hier finden Sie alle Vorteile und Funktionen von Kofax Capture: Mehr zu Kofax Capture erfahren. Hier finden Sie außerdem weitere Informationen zu den Kofax Transformation Modulen.

Hier erfahren Sie alles über den DMSFACTORY DocumentsPipeliner, der selbstständig Dateien von einem System oder Ort in ein anderes System transportiert: Mehr zum DocumentsPipeliner erfahren.

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