DMS / ECM im Mittelstand

Das papierlose Büro muss endlich ankommen!

Veröffentlicht am: 13. Mai 2020

Das Thema Digitalisierung, ECM, DMS und Co. ist seit vielen Jahren in aller Munde. Doch trotz der Tatsache, dass dieses Thema bei allen Unternehmen bekannt und auch präsent ist, hinken noch viele – hauptsächlich mittelständische Unternehmen – bei der Umsetzung hinterher. So sind laut Bitkom immer noch nur rund 19% des Mittelstandes für eine „umfassende Digitalisierung software-seitig aufgestellt“.

Gerade für Selbstständige, kleine und auch mittelständische Unternehmen ist der Einstieg in die digitale Welt scheinbar nicht so leicht, wie gedacht. „Lohnt sich die Lösung wirklich?“, „Wir haben doch schon einiges digital, das reicht doch sicher!“, „Die Einführung ist bestimmt zu teuer – da haben wir nichts von“ sind nur einige Fragen und Aussagen, die mit Überlegungen zur Einführung einer DMS-/ ECM-Software aufkommen.

ABER und daher gut zu wissen: längst ist diese Technologie nicht mehr nur für große Unternehmen und Konzerne rentabel und hilfreich. Die wesentlichen und damit notwendigen Funktionen wie z.B. die vereinfachte Ablage der Dokumente, Auffindbarkeit der Informationen über alle Speicherorte hinweg, Sicherheit bei der Ablage der Dokumente und auch direkt „out of the box“ einsatzbereite und bezahlbare Lösungen gibt es schon ab einem User!

Und das Beste daran: ab diesem Zeitpunkt ist der Einstieg in die digitale Unternehmenswelt gesichert – immer mit der Möglichkeit, die Funktionen auf Basis der individuellen Anforderungen nach Bedarf anzupassen und auszubauen.

Die besondere Herausforderung bei kleinen und mittelständischen Unternehmen

Warum aber sollte ein besonderes Augenmerk auf die kleinen und mittelständischen Unternehmen gelegt werden fragen Sie sich?

Die Antwort liegt auf der Hand: viele Studien und Befragungen untermauern die Tatsache, dass die großen Unternehmen bereits weitgehend im Zeitalter der Digitalisierung angekommen sind: Arbeitsabläufe sind automatisiert, Prozesse unterliegen einer permanenten Optimierung und das papierlose Büro ist in vielen Abteilungen schon Alltag. Der Mittelstand ist zwar auf einem besseren Weg als noch vor zwei Jahren, doch hier und auch bei den kleinen Unternehmen ist deutliches Potential erkennbar.

Warum es aber bei vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen noch nicht soweit ist, lässt sich zusammengetragen aus Studienergebnissen wie folgt zusammenfassen:

Gefürchtete hohe Investitionskosten.
Kein sofortiger Mehrwert ersichtlich.
Das Unternehmen ist „zu klein“, um solche Lösungen einzusetzen.
Es gibt keine eigene Person in der Firma, die sich dem Thema annimmt und die Digitalisierung muss „nebenbei“ mit erledigt werden.
Viele Anbieter am Markt und mangelnder Durchblick, welche Software nun wirklich für die kleineren Anwender ein guter Einstieg ist und welche nicht.
Das Thema würde zu viele Ressourcen im Unternehmen binden bezüglich Zeit, Geld und Personal – das kann ich mir nicht leisten, weil der Ausfall meiner Ressourcen zu hoch wäre.
Die Thematik fordert einiges an Wissen und bildet somit eine Hürde, dieses Thema anzugehen.
Lief doch bisher auch ganz gut, wird schon weiter gut gehen!

Alles in allem bewegen wir uns also im Bereich „Eindrücke und empfundenen Einschätzungen“ bei den befragten Personen der Unternehmen zum Thema Digitalisierung. Daher gilt es nun aufzuklären und nicht mehr zu MEINEN, sondern zu WISSEN!

Am Anfang steht die Entscheidung für eine Lösung an – dazu finden Sie bei uns auch einen Leitfaden als Orientierung für die Entscheidungsfindung hier: Kostenlose Checkliste "So finden Sie das passende ECM" und auf unserem Blog "So läuft eine erfolgreiche ECM-Einführung ab"

Als Lösungsarchitekt können wir sicher bestätigen, dass es vielfältige Lösungen „out oft he box“ gibt, die schon ab einem User sinnvoll und gut eingesetzt werden können. Kauflösungen statt Mietmodelle (SaaS) bieten zudem eine Sicherheit, dass die Investitionskosten für den Einstieg in die Digitale Welt gering bleiben.

Ebenso ist es enorm wichtig, auf die Ausbaufähigkeit der Lösung zu achten: kann die Lösung unkompliziert um weitere Anwender erweitert werden? Bildet sie meinen gewünschten Einstieg auch wirklich ab? Viele solcher Fragen sollten anfangs betrachtet und abgewägt werden. Letztendlich ist es natürlich Tatsache, dass gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen die Ressourcen Zeit, Personal und Geld eine entscheidende Rolle spielen.

Viele Studien und Befragungen zeigen und beweisen neben den Befürchtungen aber auch, dass sich die Investition in digitale Projekte und Lösungen auszahlt (hier nur ein kleiner Auszug):

„Unternehmen machen mehr Umsatz, gewinnen leichter neue Kunden und können über innovative Geschäftsideen ihre Wertschöpfung ankurbeln“ (Telekom Digitalisierungsindex)
Mittelständische Unternehmen, die eine Lösung zur Digitalisierung von Büro und Verwaltungsprozessen einsetzen, bescheinigen ihrer Software einhellig einen relevanten Beitrag zur Steigerung der Effizienz beim Zugriff auf Informationen (94 %) sowie zur Verbesserung der Daten- und Informationssicherheit im Umgang mit Dokumenten (78 %). (Bitkom, digital Office im Mittelstand 2019)

Worauf also warten? Legen Sie los!

Ob der Start der Digitalisierung der papierbasierten Prozesse eher traditionell in den Bereichen Finanzen und Rechnungswesen liegt oder ob es direkt in die digitale Projektabwicklung gehen soll ist je nach Unternehmen unterschiedlich und kann demnach auch individuell gewichtet werden. Sicher ist jedoch: mit der Entscheidung für ein Dokumentenmanagement-System ist das effiziente und bessere Arbeiten und damit auch die Wettbewerbsfähigkeit für das Unternehmen sicher.

Startups, Solo-Selbstständige oder Kleinstunternehmen sind noch mehr als andere Unternehmen darauf angewiesen, die passenden Ergebnisse bei der Suche nach Dokumenten und Informationen zu erhalten. Hier ist das Sprichwort „Zeit ist Geld“ wortwörtlich zu nehmen, denn in der Zeit, in der eine Person mit der Suche nach wichtigen Informationen beschäftigt ist, kann sie keine aus Unternehmenssicht gewinnbringenden Aufgaben erledigen. Werden also direkt die gesuchten Inhalte gefunden und auch im Zusammenhang mit begleitenden Dokumenten und Informationen angezeigt, spart man viel Zeit und kann diese an anderer Stelle sinnvoll investieren.

Der nette Nebeneffekt bei Startups: es sammeln sich direkt mit Beginn des Unternehmens erst gar keine Papierberge an und alle Informationen und Dokumente liegen digitalisiert vor – ein späteres „Aufräumen“ im Sinne von Dokumentenerfassung und (richtiges) Einspielen in das neue System entfällt damit.

Warum wirklich ein DMS oder ECM einführen?

…und warum Sie lieber keine Fachanwendung wie ein ERP oder CRM als „DMS oder ECM“ nutzen sollten!

Nun gut, es gibt viele digitale Lösungen wie eine ERP-Software oder auch ein CRM-System, das eine weitere Verwendung als ECM nahelegt, wenn es denn eh schon im Unternehmen vorhanden ist. Doch ist hier wirklich sichergestellt, dass gesetzliche Anforderungen wie die der GOBD, die des Datenschutzes und die der Revisionssicherheit auch abgebildet werden können? Können mit diesen bestehenden Lösungen vielleicht gleiche Erfolge erzielt werden wie mit einem ECM?

Ganz deutlich: NEIN! Der besondere und entscheidende Vorteil bei einem ECM ist nicht nur die Tatsache, dass bestehende Dokumente und Informationen digital zur Verfügung gestellt und ab sofort durchsuchbar und in ihrem Kontext abgebildet werden, sondern vor allen Dingen auch, dass bestehende Abläufe hinterfragt, durchdacht und sinnvoll automatisiert werden – somit werden Ressourcen gespart und können optimal eingesetzt werden.

Letztendlich spielt auch der Gedanke, die bereits bestehenden Systeme an das künftige DMS/ ECM anbinden zu können, eine tragende Rolle. Wenn ein DMS eingeführt wird, so heißt dies nicht, dass nun das X-te neue System hinzu kommt. Heute auf dem Markt verfügbare Systeme lassen sich elegant in die bestehende Systemlandschaft integrieren und mit intelligenten Lösungen so anschließen, dass das „neue“ System gar nicht auffällt, sondern einfach mitarbeitet und die Effizienz des Unternehmens steigert.

Aussichten

Durch die Implementierung eines DMS oder ECM können Sie die vorhandenen Filesharing-Anwendungen abschaffen, denn das geht mit der passenden Lösung direkt im DMS/ECM. So vermeiden Sie auch die unautorisierte Nutzung solcher Anwendungen. Und wenn Sie diese doch noch nicht abschaffen möchten, dann können Sie auch verschiedene Filesharing-Anwendungen direkt an die bestehende Lösung anschließen und alles zentral managen.

Was wäre, wenn auch das Thema „Duplikate bzw. mehrere Versionen von einem Dokument“ kein Thema mehr wäre? Mit einem DMS/ECM haben sie den großen Vorteil auf Basis von Vorlagen Dokumente erstellen zu können und durch die schnelle Auffindbarkeit, Verfügbarkeit des Dokumentes über alle Devices hinweg und die Versionskontrolle immer auf die aktuelle Version zugreifen zu können. Das lokale Abspeichern eines Dokumentes, um es weiter oder auch unterwegs zu bearbeiten, ist nicht mehr nötig. So sammeln sich nicht mehr mehrere Versionen eines Dokumentes an und die Gefahr, in veralteten Versionen zu arbeiten, ist nahezu ausgeschlossen.

Auch die Zeit des aufwändigen Suchens in unterschiedlichsten Ordnerstrukturen, auf unterschiedlichen Systemen und bei vielen KollegInnen ist vorbei. Moderne DMS/ECM-Systeme suchen über alle angeschlossene IT-Systeme und Speicherorte hinweg in einer einzigen Suchmaske – dabei geht es eben darum, WAS gesucht wird und nicht WO es abgelegt ist.

Zusätzlicher Arbeitsaufwand durch unklare Strukturen, endlose Suchen und komplizierte Ablagestrukturen gehört somit der Vergangenheit an. Worauf warten Sie noch?

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