Das Projekt "Einführung eines ECM"

Richtige Vorbereitung, perfekter Start und erfolgreiche Implementierung! Das Ergebnis kann sich sehen lassen.

Worauf kommt es bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines Enterprise-Content-Management-Systems an? Bereiten Sie sich bestens vor und Ihr Projekt wird ein voller Erfolg! Hier lesen Sie wie.

Der Artikel gliedert sich in drei Teile:

Richtige Vorbereitung ist die halbe Miete

Was ist das passende ECM-System? Gibt es bereits bewährte Verfahren der Dokumentenverwaltung im Unternehmen oder nicht? Haben wir oder brauchen wir definierte Workflows?…

Vor dem Start einer ECM-Einführung tauchen für gewöhnlich viele Fragen auf. Laut eines Gartner-Reports funktioniert ein Enterprise-Content-Management-System selten „out-of-the-Box“ ². Das gewählte System muss in den meisten Fällen an die individuellen Ansprüche des jeweiligen Unternehmens angepasst werden.

Mit einer ausgereiften Planung vermeiden Sie böse Überraschungen während des Projektablaufs, klären quasi noch ganz nebenbei wichtige Unternehmensfragen und legen das Fundament für die zielgerichtete Einführung Ihres ECM:

  1. Was sind Ihre Geschäftsziele?
  2. Was wird sich in Ihrem Unternehmen durch die Einführung eines ECM ändern? Was sollte damit besser werden? Welche Ziele verfolgen Sie mit dem ECM?
  3. Welche Risiken können sich während und nach der Einführung ergeben?

Fragen nach dem passenden ECM-System ergeben sich automatisch aus den Antworten der drei hier genannten Fragen.

WICHTIG: die Einführung eines Enterprise-Content-Management-Systems im Unternehmen oder auch zunächst in einzelnen Abteilungen ist MEHR als nur ein IT-Projekt. Sie stoßen damit einen Change-Prozess in Ihrem Unternehmen an!

Warum? Weil es Ihr Ziel ist, mit dem ECM „etwas“ zu optimieren, besser zu machen, effizienter zu gestalten. Dafür hinterfragen Sie bisher gewohnte Dinge aus dem Arbeitsalltag, schauen in die Tiefe der jeweiligen Arbeitsabläufe und bereiten ein „besseres“ Arbeiten ohne lästiges Suchen vor!

Tipps vom Experten: Konzentrieren Sie sich erstmal auf den größten Pain-Point in Ihrem Unternehmen, den Sie mit dem neuen System beseitigen wollen. Daraus können Sie eine Art „Pilot-Projekt“ machen und wenn es sich etabliert, auf weitere Anwendungsfälle / Abteilungen ausweiten.

Vor dem Start der Einführung – stellen Sie die richtigen Fragen

Sie haben den Entschluss gefasst: Sie möchten ein Enterprise-Content-Management-System in Ihrem Unternehmen einführen. Zur Vorbereitung ist es sinnvoll, eine Analyse der aktuellen Situation zu machen und zu definieren, was sich in Ihrem Unternehmen durch die Einführung ändern soll auch. Daraus ergeben sich außerdem wie von allein die Anforderung an Ihr ECM.

Auch bei einem ECM ist es wie überall: wenn die Basis wackelt, bricht das Gebilde bei dem kleinsten Windstoß ein. Daher sollten Sie auch bei der Einführung eines ECM-Systems ausreichend Zeit in die Vorbereitung investieren – mögliche Überraschungen werden damit so gut es geht eliminiert.

Die wichtigsten Fragen, die Sie sich vor dem Start des Projektes „Einführung eines ECM“ stellen sollten, sind folgende:

  1. Haben wir genügend interne Ressourcen, um das Projekt zu planen, zu managen und durchzuführen? Ein solches Projekt benötigt Zeit. Interne Kommunikation und Changemanagement sind zwei essentielle Faktoren in diesem Projekt, an die man nicht immer direkt denkt. Um keine überraschenden Personalprobleme zu bekommen, sollten Sie vor Projektbeginn folgende Personalfragen klären:
    • Welche Rollen und Verantwortlichkeiten sollten wir vor Beginn des Projektes definieren?
    • Wer ist im Unternehmen für Änderungen von Prozessen o.Ä. verantwortlich?
    • Wer übernimmt die interne Kommunikation?
    • Wer übernimmt das Training der Nutzer und ist Ansprechpartner bei deren Fragen und Aufgaben?
  1. Was sind die geplanten Anwendungsfälle? Diese Analyse sollte auf jeden Fall die aktuelle Situation und die Definition der erwünschten verbesserten Situation nach der Einführung beinhalten. Daraus ergibt sich ein detaillierter Kriterienkatalog an das ECM, der sämtliche technische und funktionale Anforderungen wiedergibt. Hier sind einige Fragen, die Ihnen dabei helfen können:
    • Welche Art von Dokumenten und Informationen haben wir vorliegen?
    • Wie werden diese Dokumente und Informationen genutzt?
    • Wie sollten sie genutzt werden?
    • Wo sind sie abgespeichert?
    • Mit welchen Programmen werden diese Dokumente erstellt?
    • Welche weiteren Systeme haben wir in Nutzung?
    • Wofür werden diese Systeme genutzt?
    • Was wären notwendige Integrationen, die von alten Systemen in das neue System übertragen werden müssen?
    • Welche Herausforderungen wollen wir mit dem neuen System meistern?
  1. Wie können die User wichtige Informationen ablegen und managen, sodass es ihnen einen Mehrwert in ihrer täglichen Arbeit liefert?
    • Was sind die Bedürfnisse der Nutzer der ECM-Software?
    • Was werden die gängigen Anwendungsfälle des Systems sein?
    • Welche besonderen Anwendungsfälle gibt es in den verschiedenen Abteilungen?
    • Wie suchen die User aktuell die benötigten Informationen?

Auf Basis der Anforderungen an das ECM, die sich aus der Analyse der aktuellen und der gewünschten verbesserten Situation (Punkte 2 und 3) ergeben, und der Anzahl der User, die das System nutzen werden, ergibt sich der Ansatz für die Suche nach dem passenden Enterprise-Content-Management-System. Halten Sie Ihre Anforderungen am besten schriftlich fest, um Ihr Ziel nicht aus den Augen zu verlieren, und behalten Sie diese bei der Suche nach dem passenden System immer im Blick. Dieses Anforderungsprofil können Sie mit einem Budgetrahmen versehen und schon haben Sie die Basis für die Suche nach Ihrem passenden Enterprise-Content-Management-System!

Tipps vom Experten: Machen Sie sich einen Plan! Darin sollten das Budget, die Anforderungen und der gesamte Auswahlprozess des Systems und des Anbieters enthalten sein. Versehen Sie den Plan mit Deadlines oder Meilensteinen, damit Sie sich bei der Suche nach dem perfekten System nicht verrennen. Denn die „goldene eierlegende Wollmilchsau“ gibt es nicht! Eine sehr gute und ausbaufähige Lösung aber schon! Vergewissern Sie sich außerdem, dass das Projekt die Aufmerksamkeit des Managements hat. Aus den drei Bereichen Management, Anwender und IT sollte jeweils eine Person in das Projekt einbezogen werden. Somit stellen Sie sicher, dass das Projekt auf Ihrer Seite umsetzbar ist (IT), den Anforderungen der zukünftigen Nutzer entspricht (Anwender) und schlussendlich auch vom Management bewilligt wird.

Vergewissern Sie sich außerdem, dass das Projekt die Aufmerksamkeit des Managements hat. Aus den drei Bereichen Management, Anwender und IT sollte jeweils eine Person in das Projekt einbezogen werden.  Somit stellen Sie sicher, dass das Projekt auf Ihrer Seite umsetzbar ist (IT), den Anforderungen der zukünftigen Nutzer entspricht (Anwender) und schlussendlich auch vom Management bewilligt wird.

Beschränken Sie sich bei der Anbieterauswahl auf maximal eine Hand voll, die anschließend detailliert verglichen werden können. Sie werden sehen: technisch werden sich die Anbieter nicht ungemein unterscheiden. Daher verlassen Sie sich bei der Wahl auch auf Ihr Bauchgefühl und beziehen Sie den ersten Eindruck, die Sympathie des Unternehmens und das Gefühl, ob Sie sich bei den Experten gut beraten und aufgehoben fühlen, mit in Ihre Entscheidung ein. Dazu kommt noch die Abhängigkeit des Beratungsunternehmens. Ist es Anbieter-unabhängig oder vielleicht eine Tochtergesellschaft eines ECM-Anbieters?

Tipps vom Experten: Achten Sie darauf, ob der Anbieter sein Wissen bereitwillig mit Ihnen teilt, Sie mit „ins Boot holt“ oder ob er ein großes Geheimnis aus der Implementierung eines ECM macht. Klar ist: die Einführung eines solchen Systems ist natürlich nicht einfach mal eben so nebenbei getan. Aber es ist eben auch kein Hexenwerk. Ein fairer Anbieter hält sein Wissen nicht zurück, sondern möchte Sie vom System begeistern und fähig machen, gut und erfolgreich damit zu arbeiten.

Während der Einführung – behalten Sie den Überblick

Während des Projektes ist es wichtig, einige Details im Auge zu behalten, wie zum Beispiel die Zusammenarbeit mit dem Lieferanten, den exakten Aufbau des Systems und schlussendlich dessen Feintuning.

  1. Die reibungslose Zusammenarbeit mit dem Software-Lieferanten ist ein großer Erfolgsfaktor. Es ist wichtig, im eigenen Team einen einzigen Ansprechpartner für das gesamte Projekt zu haben, der mit dem Lieferanten kommuniziert und Ansprechpartner für alle aufkommenden Fragen ist. So vermeiden Sie Verwirrungen und Verzögerungen durch unterschiedliche oder fehlende Kommunikation und haben alles Wissen zentral gebündelt – wie später dann in Ihrem ECM. Das deutlich kommunizierte Projektziel dient als Basis einer gelungenen ECM-Einführung. Für eine erfolgreiche Kooperation sollten Sie folgendes berücksichtigen:
    • Wurden die Ziele des Projektes verständlich kommuniziert? Wurden Nutzen und die gewünschten Ergebnisse deutlich gemacht? Oder haben einige Mitarbeiter nur ein vages Verständnis, dass sich etwas ändern muss, um effizienter arbeiten zu können?
    • Wie gut sind wir mit dem Software-Lieferanten abgestimmt? Haben alle das gleiche Verständnis von Kommunikation? (alt.: Haben wir einen bevorzugten Kommunikations-Kanal abgestimmt?) Sind auch hier allen die Ziele klar?
  1. Wie soll das System aufgebaut und organisiert sein?
    • Wie bilden wir die Struktur des ECM?
    • Welche betrieblichen Prozesse sollten auf jeden Fall abgebildet werden?
    • Welche dieser Prozesse können durch das System bereits out-of-the-box abgebildet werden?
    • Welche Prozesse gibt es nicht out-of-the-box und müssen individuell erstellt werden?

Zusätzlich sollten Sie einen Plan zur Migration der vorhandenen Daten aufstellen. Erlauben Sie es in Zukunft Ihren Mitarbeitern, alte Systeme weiterhin zu nutzen? Wenn ja, welche und wie lang noch?

Nach der Einführung – lassen Sie Ihre Mitarbeiter nicht allein

Wie bei jedem Change im Unternehmen spielt die Akzeptanz der Nutzer eine große Rolle für die effektive Nutzung der Neuerung. Auch bei Ihrem ECM! Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, sich das Feedback der Nutzer einzuholen und so bei ihnen auftretende Hürden zu erkennen und direkt handeln zu können, noch bevor bei den Nutzern eine Abwehrhaltung gegenüber dem neuen System entstehen kann. Achten Sie also darauf, dass die Nutzer sich durch Online-Trainings die wichtigsten Funktionen für den täglichen Gebrauch aneignen können und bieten Sie ihnen eine Plattform, um sich untereinander über Erfahrungen, Tipps und Tricks austauschen zu können.

Wenn die Nutzung des Systems und vor allem der Mehrwert in der täglichen Arbeit in einer ersten Einführung klar gemacht wurde, sind die Einstiegshürden minimal. Die meisten ECM-Systeme sind intuitiv zu nutzen und benötigen keine lange Einarbeitungszeit. Somit sind auch die Erfolge schnell sichtbar: die ewige Suche in den verschiedenen Ablagesystemen fällt weg, Prozesse sind klar definiert und alle wichtigen Informationen an einem Platz. Das steigert die Zufriedenheit der Mitarbeiter und gleichzeitig auch noch die Produktivität in Ihrem Unternehmen!

Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und nutzen Sie Ihr neues System, wann immer Sie auch können!

Fazit – packen Sie es an

Nutzen Sie die Chance und gehen Sie das Projekt an. Auch wenn es erstmal nach viel Arbeit klingt: Sie werden schnell merken, wie viel Arbeit Ihnen Ihr neues ECM vom ersten Tag der Nutzung an abnimmt und wie viel produktiver Sie und Ihre Mitarbeiter arbeiten können.

Vergessen Sie nur nicht: der Schlüssel zum Erfolg bleiben Ihre Mitarbeiter! Informieren Sie sie jederzeit zum Status des Projektes und beziehen Sie sie in die Planung mit ein. Tauschen Sie sich mit ihnen aus und stellen Sie sicher, dass die Vorteile des neuen Systems gegenüber den alten Systemen klar sind. Somit setzen Sie einen Anreiz, das System von Anfang an zu nutzen und vermeiden die Haltung, das ECM sei doch auch nur ein zusätzliches Programm, mit dem sie sich herumschlagen müssen.

Quellennachweis:

²(Gartner „3 steps before issuing an RFP to get ECM implementation right“ https://www.gartner.com/doc/3456717/steps-issuing-rfp-ecm-implementation ).

Dieser Artikel basiert auf dem Guide „How to start, manage and implement an ECM projekt“ unseres Partners M-Files.