DATEV meets M-Files
Wie diese Kombination das Rechnungswesen revolutioniert
Veröffentlicht am 28.07.2022
Ein Informationsmanagementsystem erleichtert den Büros dieser Welt den Arbeitsalltag erheblich. Denn mit einem Informationsmanagementsystem werden Suchprozesse verkürzt, der Papierverbrauch reduziert, alle Daten, Dokumente und Informationen orts- und zeitunabhängig allen Berechtigten zur Verfügung gestellt und das alles unter der Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben.
Als Informationsmanagementsysteme werden Anwendungen bezeichnet, die dazu dienen, Daten, Dokumente und Informationen zu sammeln, zu verarbeiten und wenn nötig auch bereitzustellen. Dabei hat jedes System unterschiedliche Funktionen und Schwerpunkte. Bekannte Beispiele sind unter anderem Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM).
Doch diese klassischen Funktionen sind bei weitem noch nicht alles! Sie haben zum Beispiel die Möglichkeit, es durch Schnittstellen an weitere Anwendungen anzubinden, wie zum Beispiel an DATEV. Wie das funktioniert und welche zusätzlichen Vorteile Sie durch die Kombination von DATEV und M-Files haben, erklären wir Ihnen hier genauer.
Was ist DATEV?
Wenn wir in diesem Artikel von Software von DATEV sprechen, beziehen wir uns auf Lösungen des Unternehmens DATEV für das Rechnungswesen.
DATEV ist ein IT-Dienstleister, der den deutschen Markt mit seinen Softwarelösungen für Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und Rechtsberatung dominiert. Mit den Programmen des Unternehmens können SteuerberaterInnen die Daten ihrer MandantInnen unter Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben schnell und einfach an das Finanzamt übermitteln. Das gilt auch für Unternehmen, die ihre Daten an ihre Steuerberatungen schicken möchten.
Man könnte behaupten, es gibt kein System am deutschen Markt, das sich mit der sicheren Bearbeitung von buchhalterischen Tätigkeiten so etabliert hat wie DATEV. Mit seiner Monopolstellung gilt DATEV schon viele Jahre als Standard in der deutschen EDV-gestützten Buchführung.
Doch DATEV alleine ist noch nicht die Lösung. Auch wenn DATEV selbst die Funktion bietet, eingehende Rechnungen im integrierten DATEV DMS zu archivieren, bleiben einige Fragen und Ansprüche offen. So zum Beispiel: wie gelangen die Daten von eingehenden Rechnungen nach DATEV? Wo werden die Dokumente archiviert? Und wie lassen sich Rechnung und Buchungsdaten miteinander verknüpfen, damit man im Zweifel nochmal auf dem Dokument nachschauen kann?
Wir sehen also, besonders in diesem Bereich gibt es Optimierungsbedarf und genau da setzt die Verknüpfung von DATEV mit einem Informationsmanagementsystem an.
Die Kombination aus DATEV und einem Informationsmanagementsystem
Die meisten Systeme lassen sich durch ergänzende Erweiterungen in die bestehende IT-Infrastruktur eines Unternehmens einfügen – so auch DATEV. Um Informationssilos zu vermeiden, können Sie Ihr ECM oder DMS ganz einfach an DATEV anschließen und Ihre bestehenden Arbeitsabläufe reibungslos gestalten.
Ein kurzer Exkurs…
Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, dient der Verwaltung digitaler Dokumente. Es ermöglicht eine schnelle, intuitive Suche nach Informationen, den zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf sämtliche Dokumente und die Reduzierung von Kosten und Papierverbrauch. Im Vergleich dazu geht das ECM einen ganzen Schritt weiter. Neben den Aufgaben, die auch ein DMS übernimmt, weist das ECM viel mehr Funktionen auf wie zum Beispiel die Abbildung von Workflows und die Verknüpfung von Dokumenten mit anderen geschäftlichen Daten. Man könnte es als eine Art „Erweiterung“ eines DMS bezeichnen. Ausführlichere Informationen darüber erhalten Sie hier: DMS, ECM und EIM - Wo liegt denn der Unterschied?
Die Eingangsrechnungsverarbeitung und das Übermitteln von Rechnungsdaten sind zwei eigenständige Prozesse, die bei der Buchhaltung in einem Unternehmen eng zusammenhängen. Während der Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung mit einem ECM wie M-Files vollkommen digital und (teil-)automatisiert abläuft, digitalisiert DATEV die Übermittlung der Rechnungsdaten an den / die SteuerberaterIn. Die Schwierigkeit liegt also keinesfalls bei der Digitalisierung der einzelnen Prozesse, sondern bei der Verknüpfung. Und genau da setzt die Erweiterung für M-Files an. Denn die Schnittstelle zwischen M-Files und DATEV ermöglicht es Ihnen, direkt aus DATEV heraus auf die in M-Files abgelegten Informationen, die Sie unternehmensintern zu dem betroffenen Fall gesammelt haben, zuzugreifen.
Was ist die M-Files Erweiterung?
Die M-Files Erweiterung sorgt dafür, dass Sie die Buchungsdaten aus allen Rechnungen mit nur einem Klick in DATEV importieren können. Sie fragen sich, wie das funktionieren soll? Ganz einfach:
- Rechnung XY wurde nach dem Erhalt in M-Files abgelegt und mit Metadaten versehen, um später leicht auffindbar zu sein.
- Sie erfassen die Buchungszeilen der Rechnung in M-Files.
- Über einen definierten Workflow werden die Rechnung und die Positionen freigegeben, woraufhin die Buchungsdaten in Form einer CSV-Datei an einen vorab definierten Ort exportiert werden.
- Zu dem von Ihnen ausgewählten Zeitpunkt können Sie diese CSV-Datei über den ASCII-Import oder die Stapelverarbeitung in DATEV importieren und die Daten dort weiterverarbeiten.
Bei dieser Vorgehensweise bleibt die Rechnung wie gewohnt revisionssicher und als Original in M-Files archiviert. In DATEV selbst können Sie die Rechnung jederzeit über den hinterlegten Beleglink aufrufen und haben beides miteinander verknüpft. Sie haben also bei Ihrer täglichen Arbeit mit DATEV keine Einschränkungen. Ganz im Gegenteil: Sie behalten jederzeit den Überblick und machen Ihre Arbeit effizienter.
Welche Vorteile haben Sie durch diese Schnittstelle?
Natürlich hat die Anbindung von M-Files an DATEV die gleichen Vorteile wie M-Files selbst. Das bedeutet:
1. Sie sparen Zeit
Durch die Möglichkeit, alle Informationen innerhalb weniger Klicks bereitgestellt zu bekommen, verkürzen Sie Ihre Suchprozesse und sparen somit viel Zeit. Durch einen Beleglink in DATEV kommen Sie direkt auf die benötigte Rechnung, die in M-Files abgelegt ist. Doch eigentlich steckt viel mehr dahinter. Neben der Rechnung stellt Ihnen Ihr Informationsmanagementsystem alle im Unternehmen vorhandenen Dokumente, Daten und Informationen zu diesem Fall zur Verfügung und verknüpft sie mit der Rechnung. Sie müssen also gar nicht lange weitersuchen, sondern haben alles direkt im Blick.
Aber auch die Verknüpfung beider Anwendungen und die nun teilautomatisierte Übermittlung der Daten an DATEV erspart Ihnen einiges an Arbeit. Keine lästigen Zeitslots mehr, in denen Sie stupide manuell Daten übertragen müssen. Zwei Klicks und die Daten liegen in DATEV.
2. Sie vermeiden Fehler
Bei der manuellen Übermittlung der Rechnungsdaten nach DATEV kommt es häufiger zu Fehlern. Das ist weniger ein Vorwurf als eine unvermeidbare Tatsache, denn gerade bei eintönigen Aufgaben machen Menschen Fehler. Mit einer Schnittstelle zwischen DATEV und M-Files können diese Fehlerquellen eliminiert werden, was Ihre Arbeit zuverlässiger macht.
3. Sie können alle Dokumente revisionssicher archivieren
Alle Daten, Dokumente und Informationen lassen sich durch M-Files revisionssicher archivieren. Mit einem Klick auf den Beleglink in DATEV können Sie direkt aus DATEV heraus auf die archivierten Dokumente zugreifen.
4. Sie mindern Kosten durch den geringeren Verbrauch von Ressourcen wie Papier
Der offensichtlichste Vorteil: Sie benötigen weniger Papier. Aber auch Archivkosten für Räume und Regale, in denen Sie all Ihre Papierdokumente für die Buchhaltung bunkern, können immens reduziert werden.
Fazit
Schneller, einfacher und sicherer als mit der Kombination aus M-Files und DATEV geht es wohl kaum! Sie nutzen M-Files als Informationsmanagementsystem und gleichzeitig DATEV? Dann verbinden Sie ganz einfach beides und profitieren auch Sie von den oben genannten Vorteilen!
Wenn Sie DATEV nutzen, aber noch kein geeignetes Informationsmanagementsystem gefunden haben, sollten Sie M-Files genauer ins Auge fassen, denn es unterstützt Sie bei allen Herausforderungen in der Verwaltung wie bei der Bearbeitung und Archivierung Ihrer Rechnungen und anderer Belege.
Sie suchen ExpertInnen, die Ihnen bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in Ihr Unternehmen und der anschließenden Anbindung an Ihre DATEV-Anwendung helfen? Oder jemanden, der die Migration Ihrer bereits vorhandenen Daten übernimmt? Dann kontaktieren Sie uns gerne!