Metadaten

Auf einen Blick: Metadaten

Mit dem Begriff Metadaten beschreibt man die übergeordneten, allgemeineren Informationen einer zugrundeliegenden Ressource, z.B. eines Dokumentes, einer Datei oder eines Bildes. Die Metadaten eines Dokumentes können beispielsweise der Verfasser, das Datum, die Seitenzahl, der Dokumenttyp sein. Weit gefasst kann man die Metadaten als Eigenschaften des Objektes sehen.

Die Metadaten bestehen meist aus relevanten Zusatzdaten zur Datei oder Information, weniger zum Inhalt selbst – man kann sie auch als formale Daten bezeichnen.

Die Verwendung von Metadaten machen die Informationsressource besser auffindbar und ermöglichen es, Beziehungen zwischen Objekten herzustellen.

Infografik: Wie helfen mir Metadaten?

Infografik: Wie helfen mir Metadaten

Metadaten sind nichts Neues!

Und wenn Sie denken, Metadaten sind nur etwas für technikaffine Menschen, dann wird es Sie überraschen, wo Sie Metadaten täglich nutzen: bei der Beschreibung einer Umzugskiste, beim Speichern eines Fotos oder bei der Nutzung einer Musikdatenbank zum Beispiel.

Gewinnen Sie die Kontrolle zurück!

Durch die Nutzung eines Metadaten-gestützen Systems müssen Sie sich nicht mehr fragen:

  • Welche ist die aktuelle Version? Und wo ist sie?
  • Wo muss ich das Dokument jetzt ablegen?
  • Wer hat das Dokument zuletzt geändert?

Die Vorteile der Nutzung von Metadaten

Metadaten liefern den Kontext

Bislang haben wir Dokumente und Informationen in Ordner- und Baumstrukturen organisiert. Allerdings sind Metadaten der viel intuitivere Weg, Inhalte zu organisieren und zu finden.

Metadaten platzieren die Inhalte in ihrem Kontext. Sie helfen bei der Abbildung von Beziehungen zwischen Objekten und Usern – sogar über Ablageorte wie Netzwerkordner, Sharepoint usw. oder auch verschiedenen Anwendungen wie ERP und CRM Systeme hinweg.

Keine Duplikate mehr

Durch die Nutzung von Metadaten werden Inhalte kontext-basierend gefunden. So müssen keine Kopien eines Dokumentes mehr erstellt werden, die dann in verschiedenen Ordnern liegen.

Metadaten ermöglichen es den Usern, Informationen auf eine für sie logische Weise zu suchen.

Metadaten sind dynamisch und effizient

Mit Metadaten suchen Sie Informationen auf eine dynamische Art. Sie können alle zu einer Ressource gehörenden Informationen und Dokumente mit wenigen Klicks finden und so unkompliziert das Gesamtbild erfassen.

Traditionelle Ordnerstrukturen ermöglichen es, immer nur den Inhalt eines bestimmten Ordners anzuschauen.

Automatisches Ausfüllen der Metadaten macht Ihre Arbeit reibungslos

Das Versehen der Dokumente kann mühsam sein. Lassen Sie das doch einfach eine künstliche Intelligenz
erledigen und kümmern Sie sich um Ihre eigentlichen Aufgaben!

Die KI erkennt die Klasse, das Thema und den Inhalt der Information. Und das Beste daran ist: je mehr Sie die KI nutzen, umso akkurater ist sie. Denn sie lernt nie aus.

Metadaten können noch für vieles mehr genutzt werden

Zusätzlich können Metadaten für andere Zwecke genutzt werden. Sie stellen Klarheit über den Datenursprung und die Datenhistorie her und stellen sicher, dass Workflows und Geschäftsprozesse eingehalten und gesteuert werden. So kann zum Beispiel die Archivierung mit einem durch Metadaten gesteuerten Workflow automatisiert werden. Außerdem kann durch die Abbildung von Freigabeprozessen sichergestellt werden, dass Deadlines und Richtlinien eingehalten werden.

Metadaten machen auch das Management von Usern und Zugriffen einfacher. Sie müssen keine Ordner-basierenden Nutzungsrechte mehr erstellen, die bei jeder Änderung manuell angepasst werden müssen. Nutzen Sie einfach Rollen-basierende Zugriffsrechte, die auf Metadaten basieren.

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