Stimmt das?
Mythen zur digitalen Bauakte
Veröffentlicht am: 05. August 2021 – wird kontinuierlich fortgeführt
Ein Tablet auf der Baustelle? Ist die Einführung einer digitalen Bauakte wirklich so zeitaufwändig und teuer, wie manche behaupten? Und schützt eine digitale Lösung meine Daten? In diesem Artikel räumen wir mit den Vorurteilen gegenüber der digitalen Bauakte und der papierlosen Baustelle auf. Denn wir fragen uns: Stimmt das?
Die Einführung einer digitalen Bauakte ist zeitaufwändig und teuer
Auf Baustellen arbeiten eine Menge Menschen, viele verschiedene Informationen gelangen von A nach B und dabei sind Kosten- und Zeitdruck ein stetiger Bestandteil des Tagesgeschäfts. Es kann dazu kommen, dass Informationen falsch oder zu spät weitergegeben werden. So entstehen schnell Missverständnisse und im schlimmsten Fall Fehler. Die digitale Bauakte hilft Unternehmen dabei, ihre Arbeit zu digitalisieren und verschafft ihnen den Überblick über all ihre Baustelle. Außerdem sorgt die digitale Akte dafür, dass alle Beteiligten immer Zugriff auf die aktuelle Version eines Dokumentes haben und alle immer auf dem aktuellen Stand sind. Doch ist die Einführung solch einer digitalen Lösung in dieser Branche wirklich so zeitaufwändig und teuer, wie manche denken?
Die Einführung vieler digitaler Lösungen findet neben dem alltäglichen Geschäft statt. So auch die der digitalen Bauakte. Doch hier profitieren Sie von vielen bereits vorhandenen Features und einer schnellen Einführung. Ihre bestehenden Systeme werden einfach an die digitale Bauakte angeschlossen, ein paar Anpassungen an Ihre Struktur und Prozesse vorgenommen und jeder kann wie gewohnt weiterarbeiten. Es gibt einen zentralen Ablageort und nur noch ein System, das alle nutzen, statt viele verschiedene.
Nicht nur die Einführung der digitalen Bauakte ist mit wenig Zeitaufwand verbunden. Durch die digitale Bauakte sparen Sie auch noch zusätzlich Zeit im Arbeitsalltag – und letztendlich bares Geld.
Sie sollten die Einführung der digitalen Bauakte wagen und damit dafür sorgen, dass die gesamte Baubranche der Digitalisierung einen Schritt näherkommt.
Ein Tablet auf der Baustelle? Das ist doch Irrsinn
Schon mal von einem Tablet auf der Baustelle gehört? Wenn nicht, dann haben Sie wirklich etwas verpasst. Bei einigen kommt vermutlich im ersten Moment der Gedanke auf, dass ein empfindliches Gerät wie ein Tablet auf der Baustelle nichts verloren hat. Es könnte in der hektischen und dreckigen Umgebung schnell beschädigt werden. Wir sind jedoch der Überzeugung, dass eine Baustelle der richtige Ort für ein Tablet ist!
Die Vorteile eines Tabletts auf der Baustelle
Wie soll es beispielsweise mit einem Aktenordner möglich sein, dass alle beteiligten Personen zeitgleich auf alle benötigten Unterlagen zugreifen können? Genau, überhaupt nicht, denn nur der zentrale Speicherort der digitalen Bauakte ermöglicht es Ihnen, alle Verträge, Pläne oder sonstigen Schriftverkehr ganz einfach immer und von überall aus einsehen zu können. Mit ihr können Sie nicht nur zeitgleich auf Daten zugreifen, sondern auch gemeinsam mit Ihren KollegInnen an Dokumenten arbeiten, ohne dass Ihr Arbeitsalltag aus lästigem E-Mail-Verkehr und unendlich vielen Sharing-Tools besteht. Das spart Zeit und bildet die Grundlage für eine effiziente Teamarbeit.
Das Wichtigste neben Schnelligkeit und Effizienz der Abläufe ist immer noch die zuverlässige Erfassung und Weiterleitung aller benötigten Informationen. Oftmals herrscht auf der Baustelle Chaos und manche Informationen gehen verloren oder werden falsch weitergegeben. So entstehen schnell Missverständnisse, die Konsequenzen mit sich ziehen. Auch hier ist ein Tablet mit der digitalen Bauakte auf der Baustelle hilfreicher als manch einer denkt. Denn mit dieser Technik können sie alle tagesaktuellen Informationen direkt in die Bauakte laden, von unterwegs aus Dokumente bearbeiten oder noch vor Ort den Eintrag im Bautagebuch machen. Missverständnisse auf Basis veralteter Informationen gehören damit der Vergangenheit an!
Auch bei der Meldung von Mängeln sorgt die digitale Variante der Bauakte für mehr Effizienz – denn hier läuft nun alles automatisch ab. Sie können die Fotos von den Mängeln ganz einfach mit dem Smartphone oder dem Tablet aufnehmen und direkt in die Akte laden. Ein hinterlegter Workflow sorgt für die unverzügliche Bearbeitung des Falls und garantiert die schnelle und sichere Beseitigung von Mängeln.
Die digitale Bauakte beinhaltet ebenfalls die Funktion eines Bautagebuch. Mit Hilfe dieser Funktion können Unternehmen ganz einfach den Fortschritt der Baustelle noch vor Ort dokumentieren. Inhalte wie Wetterberichte, Informationen über Personen auf der Baustelle, Materialangaben und Protokolle von Besprechungen und mündlichen Absprachen finden hier ihren Platz. So haben Sie jederzeit den Überblick über Ihre Baustelle und alle aktuellen Informationen, sodass Sie direkt den Bauherren Auskunft darüber erteilen können.
Jetzt stellen Sie sich vor: Sie werden durch die digitale Bauakte nicht nur den Überblick über eine, sondern über all Ihre Baustellen haben.
Fazit
Die Baubranche kann in Sachen Digitalisierung noch einiges erreichen und genau aus diesem Grund ist eine Baustelle der perfekte Ort für ein Tablet.
Man muss technikaffin sein
Stimmt das? Menschen, die nichts mit Technik am Hut haben, versinken mit der digitalen Bauakte schnell im Chaos. Dieser Gedanke ist nachvollziehbar, wir können jedoch sagen: Er ist falsch! Die digitale Bauakte sorgt für eine strukturierte Arbeitsweise. Und die Oberfläche ist intuitiv gestaltet, weshalb auch weniger technikaffine Personen sich schnell in ihr zurecht finden.
Datenschutz in der digitalen Bauakte
Stimmt das? Die digitale Bauakte ist anfälliger für Datenmissbrauch und unbefugte Zugriffe. Diese Annahme ist FALSCH! Denn im Gegensatz zu Papierdokumenten werden die digitalen Daten stets sicher und zentral verwaltet. Es können nur MitarbeiterInnen darauf zugreifen, die zuvor die entsprechenden Rechte zugeteilt bekommen haben.
Meine MitarbeiterInnen müssen offen für Veränderung sein
Stimmt das? Die digitale Bauakte kann nur erfolgreich in die Unternehmensstruktur integriert werden, wenn alle MitarbeiterInnen offen für Veränderungen sind. Das ist richtig, denn wie soll sich ein System durchsetzen, wenn die Nutzenden nicht damit arbeiten wollen?
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