Stimmt das?
Mythen zum Vertragsmanagement
Veröffentlicht am: 10. Januar 2022 – wird kontinuierlich fortgeführt
Der Trend des Homeoffice entwickelt sich immer weiter, weshalb eine gut ausgebaute IT-Infrastruktur für Unternehmen nicht mehr wegzudenken ist. Alle Daten müssen auf einem zentralen Ort für jeden orts- und zeitabhängig zugänglich sein und das funktioniert nur, wenn die Dokumente digital vorliegen. Auch im Vertragsmanagement hat die Digitalisierung Fuß gefasst und mittlerweile laufen diese Prozesse vermehrt digital ab. Auch unterschrieben wird heutzutage nicht mehr nur mit Stift auf Papier, sondern ebenfalls digital! Aus diesem Grund wollen wir heute aufklären: Stimmt es, dass digitale Unterschriften auf Verträgen überhaupt nicht gültig sind?
Ist eine digitale Signatur rechtskräftig?
Tatsächlich gibt es die sogenannte Schriftformerfordernis. Sie hält fest, dass Verträge, Urkunden und ähnliches in schriftlicher Form vorliegen müssen und auch die Anforderungen an eine Unterschrift auf solchen Dokumenten sind rechtlich geregelt (§126a BGB).
Dort wird klar definiert: Bestimmte Dokumente wie Arbeitsverträge sind ungültig, wenn sie ausschließlich digital unterzeichnet wurden. Aber es gibt wie immer Ausnahmen, die diese Regel bestätigen. Hier sind es Dokumente, die der Formfreiheit unterliegen. Hier entfallen jegliche Pflichten zur schriftlichen Form oder händischen Signatur. Aber es gibt auch einen Weg die digitale Signatur bei Dokumenten, die der Schriftformerfordernis unterliegen, geltend zu machen, und zwar über die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur, kurz QES.
Was ist eine QES?
Die qualifizierte elektronische Signatur wird seit 2001 in Deutschland verwendet und ist die sicherste Form der elektronischen Signatur. Sie kann nur ausgeführt werden, wenn der Unterzeichner seine Identität offiziell bestätigt hat – das geschieht meist in einem persönlichen Treffen. Nach dieser Zertifizierung besitzt die QES die gleiche Rechtsgültigkeit wie eine handschriftliche Unterschrift.
Da die QES mit einer händischen Unterschrift gleichgesetzt werden kann, stellt sich nun die Frage, wieso wir die digitale Signatur überhaupt nutzen sollten, wenn es in gewohnter Art mit Stift und Papier genauso gut geht? Wir sind der Überzeugung, dass die digitale Signatur gerade im Vertragsmanagement einige entscheidende Vorteile mit sich bringt. Zum einen spart die Digitalisierung des gesamten Arbeitsprozesses einiges an Zeit. Die gesamten Durchlaufzeiten, die durch das Ausdrucken, Kopieren und Einscannen immer länger werden, entfallen komplett. Zum anderen gibt es im gesamten Prozess keinerlei Medienbrüche mehr – alles geschieht digital. Besonders in Zeiten des Homeoffice ist das unkomplizierter und das für beide Parteien, denn keiner muss mehr zum Unterschreiben extra ins Büro fahren oder Unterlagen per Post verschicken. Außerdem ist die digitale Signatur ein weiterer Schritt in die Richtung des papierlosen Büros.
Fazit
Die Gültigkeit der digitalen Signatur ist sowohl von der Vertrags- und Dokumentenart abhängig als auch von der Zertifizierung des Unterschreibenden. Ist es einem Unternehmen möglich, diese digitale Lösung in die eigenen Arbeitsprozesse integrieren zu können, kann es von den Vorteilen profitieren und die Abläufe effizienter gestalten.
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