Stimmt das?
Mythen zum Qualitätsmanagementsystem
Veröffentlicht am: 05. Juli 2021 – wird kontinuierlich fortgeführt
Ist ein digitales Qualitätsmanagementsystem (QMS) nur für große Unternehmen sinnvoll? Schützt es wirklich alle geschäftskritischen Daten und hilft es sogar bei der Einhaltung von Fristen und gesetzlichen Regularien? Oder bringt es doch nur mehr Chaos in den Arbeitsalltag? In diesem Artikel thematisieren wir Mythen rund um das Qualitätsmanagementsystem und fragen uns: Stimmt das?
Was ist ein Qualitätsmanagementsystem (QMS)?
Wir wollen die Mythen rund ums QMS aufräumen. Aber dafür müssen wir erstmal klären, was ein QMS überhaupt ist. Ein QMS ist eine digitale Lösung, die dafür sorgt, dass die Qualität von Arbeitsprozessen und Produkten eines Unternehmens stets eingehalten und kontinuierlich verbessert wird. Das QMS hat viele verschiedene Anwendungsbereiche. Beispielsweise hilft es bei der Erstellung und Verwaltung versionierter Dokumente, sorgt dafür, dass Mitarbeiterschulungen übersichtlich verwaltet und Weiterbildungsbelege dokumentiert werden. Außerdem ist es mit einem QMS möglich, Korrektur- und Präventivmaßnahmen (CAPAs), Nichtkonformitäten und Mängel anzulegen und über einen Workflow abzuarbeiten. Das sorgt dafür, dass die Qualität der Arbeitsprozesse und Produkte stetig gut bleibt. Auch im Risiko-Management findet das QMS mit der Analyse, Bewertung und Kontrolle von Risiken Verwendung. Auch für die Auditverwaltung und die visuelle Abbildung der ISOs ist ein QMS geeignet.
Nur sinnvoll für große Unternehmen?
Der Annahme, dass digitale Anwendungen für das Qualitätsmanagement nur in großen Unternehmen und Konzernen sinnvoll und effizient eingesetzt werden können, begegnen wir oft. Die Effizienz der digitalen Lösung wird damit in direkte Abhängigkeit zur Unternehmensgröße gesetzt.
Für die Aufgaben eines QMS ist die Größe eines Unternehmens vollkommen irrelevant. Vielmehr stehen die Anforderungen der AnwenderInnen im Vordergrund. Die Anforderungen an Unternehmen steigen heutzutage stetig und irgendwie müssen Unternehmen diesen Anforderungen gerecht werden. Das QMS hilft Ihnen dabei, denn die Qualitätssteigerung Ihres Unternehmens und der Produkte sowie transparente Prozesse sorgen dafür, dass Ihre KundInnen zufrieden sind und wie wir alle wissen, sind zufriedene KundInnen die Basis eines erfolgreichen Unternehmens. Zusätzlich sorgt ein QMS nicht nur für optimierte Prozesse, sondern auch für die nötige Transparenz.
Das Qualitätsmanagementsystem hat so viele Vorteile, die alle unabhängig von der Größe eines Unternehmens sind. Zum einen stellt es sicher, dass die Dokumentationspflichten eingehalten werden, indem jeder Zugriff, jeder Download und jeder Druckvorgang nachvollziehbar und transparent dokumentiert wird. Und zusätzlich ist es möglich, die Vervielfältigung von Dokumenten zu verfolgen, indem ein Wasserzeichen auf das Dokument gedruckt wird. Außerdem können vertrauliche Dokumente für Zugriffe, Druckvorgänge und Downloads gesperrt werden. Die Sicherheit Ihrer Daten ist wichtig und ein QMS sorgt dafür, dass bestehende Risiken wie der Datenmissbrauch minimiert werden.
Fazit: Das QMS ist also keineswegs nur für große Unternehmen und Konzerne sinnvoll. Besonders der Mittelstand oder kleinere Unternehmen können von den Vorteilen des Systems profitieren. Fristen und gesetzliche Regularien muss jeder einhalten. Wieso können wir uns diese Aufgaben nicht einfach erleichtern, indem wir ein QMS nutzen? Genau, es spricht nichts dagegen, aber dafür eine Menge dafür!
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Das QMS sorgt für Ordnung, oder etwa nicht?
Weil die digitale Lösung in so viele Aufgabenbereiche eingreift, denken viele, dass es schnell zu einem Kontrollverlust kommen kann, denn wer kann bei so vielen Anwendungsbereichen überhaupt noch den Überblick behalten? Die Antwort ist ganz einfach: jeder! Nicht die vielen verschiedenen Anwendungsbereiche des Qualitätsmanagementsystems sorgen für Chaos, sondern die vielen Anforderungen, die durch Regulierungen und Normen an Unternehmen gestellt werden. Wie sollen diese fristgerecht erfüllt werden, wenn es kein System gibt, das den Unternehmen einen Überblick über alle Dokumente und anstehende Fristen verschafft? Und hier setzt das QMS an.
Es ist also für das genaue Gegenteil von Kontrollverlust zuständig: für Überblick und Kontrolle.
Periodische Aufgaben lassen sich in einem QMS verwalten
Stimmt das? Mit einem QMS lassen sich sämtliche Aufgaben und Fristen einhalten, auch wenn sie periodisch anfallen. Richtig! Wiederkehrende Aufgaben lassen sich in einem QMS terminieren und automatisch mit einer Frist versehen, sodass die verantwortliche Person rechtzeitig an die anstehende Aufgabe erinnert wird. So bleibt keine Aufgabe mehr liegen!
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