Papier ist ungeduldig

Der Volksmund behauptet zwar gerne: Papier ist geduldig! Wir aber sagen: ACHTUNG! Bei Verträgen ist dies genau nicht der Fall. Das liegt schon in der Natur eines Vertrages: ein Vertrag ist die Einigung von mindestens zwei Rechts- oder Wirtschaftsobjekten, die aus übereinstimmenden Willenserklärungen entsteht und bestimmte Rechte und Pflichten mit sich bringt. Rechte und Pflichten wiederum bringen entsprechende Handlungen mit sich, die zu einem bestimmten Zeitpunkt an einem bestimmten Ort in einer vereinbarten Art und Weise erledigt sein sollten.

Zwar steht es auf einem Papier „nur“ schwarz auf weiß und der Vertrag ist im Ordner im Schrank nicht mehr sichtbar verstaut – aus dem Kopf aber sollte der Vertrag und die damit verbundenen Rechte und Pflichten damit noch lange nicht verschwinden.

Verträge sind unser Alltag, sollten aber dennoch nicht unterschätzt werden: vertragliche Termine sind dafür da, eingehalten zu werden, schriftliche Vereinbarungen dienen der Klarheit aller Vertragsteilnehmer und müssen daher als relevant angenommen werden. Die scheinbar „kleineren“ Nebensächlichkeiten und Eventualitäten, die Verträge regeln sind genau für eben solche „eventuell“ eintretende Gegebenheiten erstellt: für den Fall der Fälle steht es eben doch unmissverständlichschwarz auf weiß da! Und wenn es dann im Ernstfall um Vertragsstrafen geht, hätte jeder doch gerne früher gewusst, was genau zu welchem Zeitpunkt hätte erledigt sein sollen.

Papier hält nicht alles aus, was wir uns wünschen! Daher heißt es: alle Informationen, die Risiken und Verpflichtungen eines Vertrages im Blick haben und rechtzeitig agieren, damit Sie nicht notfallmäßig reagieren müssen.

Die wesentlichen Risiken in und rund um die Entstehung eines Vertrages finden sich in den folgenden Bereichen:

1. im Vertragslebenszyklus
2. gesetzliche Pflichten und Aufgaben, die ein Vertrag erfüllen muss
3. Verpflichtungen und Vereinbarungen zwischen den Vertragspartnern

Stolpern muss nicht sein! Schritt für Schritt die Entstehung eines Vertrages sicher meistern und zum Erfolg führen.

Auch ein Vertrag unterliegt einem bestimmten Lebenszyklus: er wird entworfen, weil der Wunsch danach oder die Notwendigkeit dazu besteht. Grundlegende Daten werden erfasst, Informationen angereichert und der Vertragsentwurf entsteht. Dieser wird korrigiert, redigiert, es entstehen überarbeitete Versionen, deren Änderungsverlauf dokumentierte werden soll, der Vertrags wird schlussendlich geschlossen und dann beginnt die Umsetzung der vertraglich vereinbarten Dinge. Eventuell gibt es weitere Meilensteine, Fristen oder Termine, die der Vertrag vorsieht, auf jeden Fall aber endet der Vertrag an einem festgelegten Datum oder Tatbestand oder er verlängert sich unter bestimmten Bedingungen. Wird er beendet muss dies alles auch entsprechend dokumentiert und archiviert werden.

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Zu all diesen einzelnen Zeitpunkten lauern potentielle Stolpersteine und Gefahren: von eher normalen Verträgen wie zum Beispiel dem Vertrag zum Kauf neuer Büromöbel hin zu sehr strategischen, vielschichtigen und risikobehafteten Verträgen, zum Beispiel einem Dienstleistungsvertrag für eine bestimmte Leistung gepaart mit Wartungen und dem Kauf von Software, kann ein Vertrag demnach so ziemlich alles beinhalten. Viele Daten und Informationen müssen verarbeitet werden und auf dem Weg zum fertigen Vertrag können schon Fehler in der Erstellung des Vertrages wie die Verwendung falscher Vorlagen, das Verlorengehen von Vorgängerversionen, das Arbeiten in veralteten Versionen und vielem mehr passieren. Das kostet Aufwand und damit Ihr Geld!

Ist der Vertrag erstellt, ist es noch lange nicht geschafft: Termine für Lieferung und Leistung können vergessen werden, Meilensteine verpasst oder auch die Einigung bestimmter Skonti bei der Bezahlung im Tagesgeschäft untergehen. Oder was ist, wenn die Kollegin, die sonst immer die Abrechnungen des Vertrages anstößt, gerade an dem Datum krank ist und vergisst die Vertretung zu informieren? Wieder geht Geld verloren, weil Informationen nicht zugängig sind oder an verschiedenen Stellen im Unternehmen verwaltet und aufbewahrt werden.

Die Informationszusammenführung, die Wiedervorlage bei einem sich anbahnenden Vertragsende oder die Frage, ob Verträge verlängert oder rechtzeitig gekündigt werden sollen, kann viel Ärger ersparen. Verpassen Sie keine Fristen mehr und minimieren Sie so das Risiko finanzieller Verluste und nicht notwendiger Vereinbarungen!

Das Gesetz bestimmt auch den Umgang mit Verträgen

Die gesetzlichen Pflichten bei der Arbeit mit Verträgen wiederum sind klar formuliert und müssen jedem Unternehmen je Branche und Abteilung bekannt sein: neben Melde- und Kontrollpflichten für z.B. die Personalabteilung im Unternehmen selbst, gibt es auch die gesetzliche Regelung, dass Vertragsdokumente unveränderbar, nachvollziehbar und rechtssicher vorzuhalten sind. Je nach Vertragsart gelten entsprechende Zeiträume die zu beachten sind.

Stellen Sie sich nun vor, aufgrund einer betrieblichen Prüfung benötigen Sie nun Verträge mit begleitenden Dokumenten und Sie müssen diese im großen Archiv in verschiedenen Ordnern per Hand suchen gehen. Wenn nun also Ihre Dokumente wild in Ordnern je Abteilung abgelegt wurden, haben Sie vielleicht das Pech, den Auftragsordner vom Vertrieb durchsuchen zu müssen, danach geht es an die Ordner vom Einkauf, weil dort die Belege entsprechend zum Projekt abgelegt wurden und schlussendlich dann nochmal in die Personalabteilung um den Abgleich mit dem Stundensatz der bearbeitenden KollegInnen zu suchen.

Eine Suchmaske, in die das Schlagwort für den Vertrag eingegeben wird und die dann automatisch chronologisch alle direkten Dokumente zum Vertrag und Projekt aufzeigt und sogar noch die indirekt betroffenen Dokumente mitliefert, wäre die perfekte Lösung! Sparen Sie sich die Risiken, alte Dokumente zu verwenden, Dokumente nur mit viel Mühe zu finden, Verträge zu verlieren, Informationen aus verschiedenen Abteilungen zusammentragen zu müssen oder gar gesetzliche Pflichten zu missachten!

Oberstes Ziel eines Vertrages: Zielerfüllung und Zufriedenheit auf beiden Seiten. Kennen Sie Ihren Vertrag?

Läuft eine Vereinbarung zur Zufriedenheit beider Vertragspartner, ist der abgeschlossene Vertrag in der Regel nur noch das Papier zum Projekt und birgt keine weiteren Risiken. Was jedoch, wenn es nicht gut läuft? Ganz sicher ist: was auf dem Papier steht, ist so einfach nicht rückgängig zu machen. Daher zählt: Jederzeit einen umfassenden Blick auf die wichtigsten Fakten zu haben bringt Sicherheit und ermöglicht schnelle Reaktionen!

Dass der eine oder andere Fall mit Gesprächen, Recherchen, Telefonaten oder zur Not auch mit anwaltlicher Hilfe aus der Welt zu schaffen wäre, ist durchaus möglich. Mit einem Vertragsmanagement kann man sich genau diese Arbeit aber sparen und das Risiko dazu minimieren: Sie kennen jederzeit den richtigen und aktuellen Stand Ihrer Verträge, Meilensteine, Fristen und Termine sind rechtzeitig bekannt und können automatisch verfolgt werden. Ersparen Sie sich zusätzliche Arbeit und Ärger!

Ein großes Risiko und die meisten Streitigkeiten ergeben sich aus nicht eingehaltenen Fristen und Terminen: ob es Kündigungsfristen sind, Fristen um Rechnungen zu zahlen oder auch Terminen in den vertraglich geregelten Vereinbarungen beispielsweise zu geschuldeten Leistungen. Die Folge von verpassten Fristen und Terminen: Schadensersatzansprüche, automatisch verlängerte Verträge, Vertragsstrafen.

Wie einfach wäre eine automatische Erinnerung mit Themenbezug und direktem Zugriff auf den entsprechenden Vertrag!

Und zu guter Letzt: auch wenn sich Änderungen in der Geschäftstätigkeit oder in den Unternehmensbedingungen, ABGs ergeben, kann dies Auswirkungen auf bestehende Verträge und Vereinbarungen haben. Welch ein Luxus, wenn Sie per Knopfdruck sehen können, um welche Verträge es sich handelt und Sie somit direkt entsprechend handeln können.

Und ganz nebenbei: entsprechende Zugriffsberechtigungen und Möglichkeiten der Zusammenarbeit gibt es selbstverständlich in einer Vertragsmanagementlösung auch –  und schafft somit keine neuen Risiken im Management der Verträge!