Optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit ECM-Systemen und Process Mining
Veröffentlicht am: 08. Juni 2021
Wer schreibt hier?
Hannah König ist bei der Process Analytics Factory (PAF) im Marketing tätig und Expertin für die Power BI Community. PAF entwickelt PAFnow, eine vollständig in Microsoft Power BI und Microsoft Office 365 integrierte Process Mining Software zur Analyse, Visualisierung und Optimierung nahezu beliebiger Prozesse. Hiermit besitzt die PAF ein Alleinstellungsmerkmal und einen Wettbewerbsvorteil: 97 Prozent der Fortune-500-Unternehmen nutzen bereits Microsoft Power BI.
Die Verwaltung geschäftlich relevanter Daten ist heutzutage komplizierter denn je. Die Menge der weltweit verfügbaren Daten steigt stetig und soll von 33 Zettabyte im Jahr 2018 bis 2025 weltweit auf 175 Zettabyte ansteigen (Quelle: Statista). Infolgedessen fällt es Unternehmen immer schwerer, die für sie wichtigen und relevanten Daten sinnvoll zu verwalten, zu nutzen und sich somit einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Der Einsatz von Enterprise Content Management (ECM) Systemen und Process Mining von PAF kann Ihnen dabei helfen, Ihre Daten zu organisieren und diese zu verwenden, um Ihre Geschäftsprozesse zu visualisieren, zu analysieren, zu optimieren und schlussendlich zu automatisieren.
Einsatz von ECM-Systemen zur Digitalisierung und Strukturierung Ihrer Daten
Neben der Datenmenge stehen viele Unternehmen zusätzlich vor der Herausforderung, dass ihre Daten häufig in zahlreichen unterschiedlichen Systemen und Speicherorten abgelegt sind oder noch im Papierformat vorliegen. Das sorgt dafür, dass die Benutzer sich die benötigten Informationen in zahlreichen unterschiedlichen Anwendungen zusammensuchen müssen, wodurch die Effizienz und die Produktivität ihrer Arbeit leiden. An dieser Stelle können ECM-Systeme Unternehmen dabei helfen, unorganisierte, statische Datenberge in eine intuitive, organisierte und dynamische Umgebung zu überführen. Im Mittelpunkt der ECM-Systeme steht neben der Digitalisierung und dem Management von Dokumenten auch die Unterstützung und Optimierung von Geschäftsprozessen. ECM-Systeme enthalten ihrem Namen entsprechend Content in Form von Daten und Dokumenten. Der Content ist ein Teil der Geschäftsprozesse, beschreibt diese jedoch nicht in ihrem vollen Umfang. Process Mining hingegen untersucht Geschäftsprozesse von ihrem Start- bis zu ihrem Endzeitpunkt inklusiver aller Zwischenschritte und kann daher eine Ergänzung zu ECM-Systemen darstellen.
Was ist Process Mining?
Der Begriff Process Mining beschreibt einen Mix aus Technologien und Methoden, die in den breiteren Bereich des Prozessmanagements fallen. Das Hauptziel des Process Mining ist es, Prozesse darzustellen und zu analysieren – Wie laufen sie tatsächlich ab? Wie weichen sie vom idealen Modell ab? Welche Probleme treten auf? Welche Optimierungsmaßnahmen sollten ergriffen werden? – Und dann mit der Verbesserung des Prozesses zu beginnen.
Nutzung von Process Mining zur Optimierung von Geschäftsprozessen
Process Mining kann auf jeden Prozess angewendet werden, solange die relevanten Daten in einem verfügbaren IT-System wie dem ECM gespeichert sind. Heutzutage beschreibt das jeden digitalisierten Prozess. Nachdem Sie also Ihre Daten mit der DMSFACTORY digitalisiert und in eine dynamische und strukturierte Umgebung überführt haben, können Sie mithilfe des Process Mining Tools PAFnow Ihre Prozesse visualisieren und:
- Eine eingehende Analyse durchführen
- Benchmarking betreiben
- Prozesse und Faktoren vergleichen
- Die Entwicklung Ihrer Prozesse überwachen
- Workflows auszulösen
- Gemeinsam an Prozessverbesserungen arbeiten
Process Mining-Algorithmen verwenden Daten aus sogenannten Ereignisprotokollen (Eventlogs). Hierbei handelt es sich um verschiedene Arten von Datenbanken und Dateien aus Unternehmensinformationssystemen (EIS) oder Unternehmensressourcenplanungssystemen (ESP). Die Daten werden in einem Prozessgraph visualisiert und zeigen Ihren Prozess, wie er tatsächlich abläuft. Beim Process Mining gibt es keine Ratespiele. Sie erhalten eine faktenbasierte Ansicht auf die Ereignisse in Ihrer Organisation.
Bild: Der ideale Prozess und die Realität. Zum Vergrößern einfach auf das Bild klicken.
Nachdem Ihre Daten visualisiert wurden, können Sie die Analyse starten. Es gibt Filteroptionen, Rootcause-Analysen für die Ursachen von Problemen, verschiedene Detaillierungsebenen und viele andere Funktionen, mit denen Sie die treibenden Kräfte und Automatisierungspotenziale in Ihrem Prozess ausloten können. Es gibt sogar AI-unterstützte Tools, die Ihnen helfen, wenn Sie nicht wissen, wo Sie mit Ihrer Analyse beginnen oder wonach Sie suchen sollen.
Was genau bringt Ihnen der Einsatz von ECM-Systemen in Kombination mit Process Mining?
Die tiefgehende Analyse durch PAFnow ermöglicht es Unternehmen geeignete Prozessschritte für die Optimierung und Automatisierung zu identifizieren. Daran kann die Workflow-Funktion der ECM-Systeme ansetzen. Diese ermöglicht es Workflows für wiederkehrende Prozesse zu definieren und deren Bearbeitungsfortschritt und Qualität einfach zu überwachen. Zudem können mögliche Engpässe behoben und Routineaufgaben automatisiert werden. ECM-Systeme und Process Mining stellen demnach komplementäre Techniken dar, die Ihrem Unternehmen helfen, die vorherrschende Datenmenge zu kontrollieren und durch die Optimierung und Automatisierung von Prozessen zu Ihrem Vorteil zu nutzen.
Learning aus dieser Perspektive
Die Digitalisierung erfordert ein ständiges Hinterfragen der etablierten Strukturen und Prozessen – so auch der vorhandenen Geschäftsprozesse. Dabei sollte man sich nicht auf sein Bauchgefühl verlassen, sondern sich auf zuverlässige Methoden wie Process Mining stützen. So bekommen Sie die volle Transparenz über Ihre Prozesse und können Optimierungspotenziale finden und nutzen.