GoBD und elektronische Dokumentenverwaltung – was gilt es zu beachten?

Bei der Führung von Büchern und anderen Aufzeichnungen müssen deutsche Unternehmen diverse rechtliche Anforderungen und Richtlinien erfüllen. Für die elektronische Verarbeitung von Dokumenten gelten die Richtlinien der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die wichtigsten Aspekte vor, um eine regelkonforme Führung, Dokumentation und Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten zu gewährleisten.

Den rechtlichen Rahmen bildet der Grundsatz zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit sowie die Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung.

Disclaimer: Alle rechtlichen Angaben sind ohne Gewähr.

Nachvollziehbar- und Nachprüfbarkeit

Generell muss die allgemeine Pflicht zur nachvollziehbaren und nachprüfbaren Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen, Belegen und sonstigen Dokumenten für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist (§ 238 und § 257 HGB, § 147 AO) erfüllt sein. Eine lückenlose Dokumentation zur Prüfbarkeit der Daten und Belege ist somit unbedingt erforderlich. Hierfür muss eine sogenannte Verfahrensdokumentation erstellt werden, die beschreibt, welche Daten erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt sind, um alle Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Verfahrensdokumentation – das A und O

Als ein Teilgebiet der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit zählt die Verfahrensdokumentation zu einem der wichtigsten Aspekte, die es bei der elektronischen Dokumentenerfassung und beim Gebrauch von Datenverarbeitungssystemen (DV-Systemen) zu beachten gilt.

Bei deren Verwendung besteht die Pflicht zur vollständigen Dokumentation von jeglichen zu erfassenden Inhalten sowie dem Aufbau, Ablauf und den Ergebnissen des DV-Verfahrens, welches im Unternehmensbetrieb verwendet wird. Das Verfahren muss zudem in übersichtlicher und klar verständlicher Form verfasst werden, sodass es jederzeit nachvollziehbar und prüfbar ist. Eine solche Vorgehensweise umfasst üblicherweise eine allgemeine Erläuterung des Vorgangs sowie Beschreibungen zur technischen System-, Anwender- und Betriebsdokumentation des Unternehmens. Die Dokumentation gilt als unvollständig und nicht erfüllt, sobald eine entsprechende IT-Dokumentation fehlt.

Beispielsweise müssen Unternehmen die eigene Belegablage in einer Verfahrensdokumentation hinterlegen. Dabei müssen u. a. die einzelnen Vorgänge, wie z. B. die Behandlung von eingehender Post oder die Erstellung von Ausgangsbelegen, klar und verständlich dokumentiert werden. Ebenso muss die Sicherstellung der archivierten Dokumente und Informationen gegeben und beschrieben sein.

Lesbarmachung

Zusätzlich gilt es beim Grundsatz der Nachvollziehbar- und Nachprüfbarkeit die sogenannte Lesbarmachung von digitalen Unterlagen in einem DV-System zu beschreiben. Hierbei handelt es sich u. a. um die Pflicht zur nachvollziehbaren Dokumenteneinsicht über den Bildschirm. Dabei ist zu beachten, dass allein eine Kopie in Papierform nicht ausreichend ist und somit nicht die Pflicht zur Lesbarmachung erfüllt. Als Teil der Verfahrensdokumentation dient die Datensicherung zum Schutz vor unbefugtem Zugriff auf unternehmensinterne Dokumente und Dateien.

Achtung! Wenn Informationen und elektronische Datensätze nicht ausreichend gesichert sind und die Nachvollziehbarkeit nicht gewährleistet ist, gilt die Buchführung als nicht ordnungsgemäß erfüllt.

Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung

Im Rahmen der GoBD wird hierbei von den nachfolgenden Aspekten der ordnungsgemäßen Buchführung gesprochen:

  • Vollständigkeit (§146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
  • Richtigkeit (§146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
  • Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (§146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
  • Ordnung (§146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
  • Unveränderbarkeit (§146 Absatz 4 AO, § 239 Absatz 3 HGB)

Der Grundsatz der (1) Vollständigkeit ist erfüllt, sobald eine lückenlose Dokumentation bzw. Aufzeichnung von allen Geschäftsvorgängen vorliegt. Dabei sollte beachtet werden, dass jede dokumentierte Aufzeichnung nur einmalig vorkommen darf.

Nach dem Grundsatz der (2) Richtigkeit gilt außerdem eine gesetzeskonforme Abbildung von Inhalten übereinstimmend mit den tatsächlichen Vorgängen.

Zusätzlich muss nach dem Grundsatz der (3) zeitgerechten Buchungen und Aufzeichnungen eine zeitnahe Dokumentation aller Geschäftsvorgänge erfasst werden. Dabei gilt es zu beachten, dass eine reine Ansammlung und gelegentliche Erfassung von Belegen für die Erfüllung des Grundsatzes nicht ausreicht. Hier schafft ein automatisiertes DV-System Abhilfe.

An vierter Stelle steht der Grundsatz der (4) Ordnung und der Klarheit. Hierbei müssen alle Buchungsvorgänge bzw. Geschäftsvorfälle nachvollziehbar und übersichtlich dargestellt werden. Es reicht keine reine Sammlung und Verwaltung der Unterlagen. Ausschlaggebend ist eine strukturierte und übersichtliche Dokumentation nach einem gesonderten Ordnungsprinzip. Zwar gibt es kein bestimmtes vorgeschriebenes Prinzip, jedoch sollte eine einfache Zuordnung der Unterlagen zu den jeweiligen Belegen möglich sein. So kann zum Beispiel die Einteilung in Klassen mit identisch definierten Eigenschaften erfolgen (Klassifikation).

Als fünfter zu beachtender Grundsatz gilt die (5) Unveränderbarkeit von Belegen, Dokumenten und Daten. Dieser Grundsatz beschreibt einen der wichtigsten Aspekte im Bereich der ordnungsgemäßen Aufzeichnung von Buchungen und Daten. Die erfassten und empfangenen Dokumente dürfen keinesfalls verändert werden, sodass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr einsehbar ist. Bereits die reine Markerarbeit oder das Schwärzen von Passagen in Dokumenten beschreibt eine Veränderung und stellt somit die Missachtung dieses Grundsatzes dar.

Achtung: Alle Grundsätze müssen fortlaufend über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfrist erfolgen und vollständig erfüllt sein!

Regelungen zur Erfassung und Aufbewahrung von elektronischen Inhalten

Zusätzlich bestehen Regelungen für den Empfang und die Verwaltung von elektronischen Datensätzen, welche die Aufbewahrung dieser Dateien umfasst. Sobald Unterlagen in Papierform und in digitaler Form im Unternehmen eingehen, müssen diese in der Form dokumentiert und aufbewahrt werden, in der sie eingegangen sind.

Hierbei ist zu beachten, dass die Dokumentation von digitalen Unterlagen (beispielsweise eine via E-Mail empfangene Rechnung) nicht in reiner Papierform ausreicht. Zusätzlich müssen bei elektronischen Dokumenten das Eingangsdatum, die entsprechende Archivierung, die gegebenenfalls durchgeführte Konvertierung in andere Dateiformate sowie die nachfolgende Verarbeitung nachvollziehbar beschrieben werden. Wird z. B. im Unternehmen ein DMS verwendet, ist die alleinige Dokumentation auf Papier nicht ausreichend.

Zusätzlich ist im Rahmen der elektronischen Aufbewahrung der Inhalt und die Funktion der jeweiligen Daten ausschlaggebend. Enthalten E-Mails Dokumente, wie z. B. Belege, gilt eine strikte Aufbewahrungspflicht. Dient die E-Mail jedoch als reines Kommunikationsmittel zum Austausch, beispielsweise bei einer Rechnung ohne aufbewahrungspflichtige Informationen und Daten, müssen diese nicht zwingend archiviert werden.

Entscheidend bei der Archivierung ist die Festlegung eines Index für aufzubewahrende Dokumente. Dieser umfasst den Nutzen der strukturierten Verwaltung und soll eine schnellere Auffindbarkeit gewährleisten.

Sofern Dokumente im Papierformat eingehen und durch Scannen digitalisiert werden sollen, muss das elektronische Dokument mit dem ursprünglichen Beleg übereinstimmen und lesbar gemacht sein. Eine Veränderung des Dateiformats (z.B. von MSG in PDF) ist nur gestattet, sofern der Inhalt unverändert bleibt und keine Einschränkungen in der maschinellen Auswertbarkeit bestehen. Dennoch müssen nach Umwandlung der Dateiformate beide vorhandenen Versionen (Original und konvertierte Datei) im selben Index hinterlegt werden. Auf die Aufbewahrung der Ursprungsfassung eines Beleges kann allerdings seit der Neufassung der GoBD zum 1. Januar 2020 verzichtet werden, wenn…

  • … keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen wurde.
  • … bei der Konvertierung keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen.
  • … die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung dokumentiert wird (Verfahrensdokumentation).
  • … die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde nicht eingeschränkt werden; dabei ist es zulässig, wenn bei der Konvertierung Zwischenaggregationsstufen nicht gespeichert, aber in der Verfahrensdokumentation so dargestellt werden, dass die retrograde und progressive Prüfbarkeit sichergestellt ist.

(Quelle: Bundesministerium der Finanzen, Schreiben vom 28. November 2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001 2019/0962810)

Allgemein gilt jedoch die Pflicht der Aufbewahrung der jeweiligen Originalbelege, sofern sie in einem DV-System erfasst wurden.

Bearbeitung von elektronischen Dokumenten und Inhalten

Sobald Dokumente gescannt und indexiert wurden, muss die weitere Bearbeitung von Inhalten an der hinterlegten digitalen Datei stattfinden. Der Hintergrund hierfür ist die Vermeidung von Unvollständigkeit. Sollten bei Unterlagen im Papierformat zusätzliche Notizen erfasst werden, sind diese schließlich nicht im digitalen Dokument enthalten.

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