Papierlos in die Zukunft – die XRechnung wird Pflicht

Schon seit geraumer Zeit werden papierbezogene Rechnungen zunehmend durch elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) ersetzt. Gerade in der öffentlichen Verwaltung sind sie nicht mehr wegzudenken. Rechnungen werden digital erstellt und unverzüglich an die zuständigen Stellen weitergeleitet, ohne große Verzögerungen und unnötigen Papierverbrauch.

Um diesen Vorgang bundesweit zu vereinheitlichen wurde mit der XRechnung ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen festgelegt. Seit November 2018 ist dies bereits für die obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane Pflicht, 2019 folgten auch die restlichen Bundesbehörden, Länder und Kommunen. Am 27. November 2020 endet jetzt die Frist, zu der nun auch alle Lieferanten des Bundes ihre Rechnungen auf das neue Format umgestellt haben müssen.

Doch warum das Ganze und wie gelingt eine schnelle Umstellung? Wir klären auf, was es mit der XRechnung auf sich hat, welche Vorteile sich dadurch bieten und wie wir Sie bei der Erstellung und Verarbeitung von XRechnungen unterstützen können.

XRechnung – wo stehen wir gerade?

Die XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, das zu einem umweltschonenden, rechtssicheren und kostensparenden E-Rechnungsaustausch dient. Sie stellt die deutsche Anwendungsspezifikation des europäischen CEN-Datenmodells dar und ist somit der nationale Standard für die öffentliche Verwaltung.

Der Unterschied von der XRechnung zur E-Rechnung liegt vor allem darin, dass die XRechnung nur maschinell lesbar ist, da die Daten hierbei ohne die Verwendung eines menschenlesbaren Dokuments übertragen werden. Durch den einheitlichen Standard können die XRechnungen automatisiert verarbeitet werden. Die gewöhnliche E-Rechnung dagegen enthält dieselben Informationen wie eine papierbasierte Rechnung, nur ist sie eben in einem elektronischen Format. Sie ist sowohl von Menschen lesbar als auch elektronisch verarbeitbar. Im Gegensatz zur XRechnung funktioniert dies allerdings nicht vereinheitlicht und voll automatisiert. Wann welches Format erforderlich ist und welche Anforderungen die Rechnung daher erfüllen muss hängt vom jeweiligen Rechnungssteller und -empfänger ab.

Seit Veröffentlichung der Europäischen Richtlinie 204/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen ist der Empfang und die Weiterleitung von elektronischen Rechnungen zwingend erforderlich. Auf Basis dieser Richtlinie wird die technologieneutrale und interoperable Rechnungsform XRechnung für alle Rechnungen, die an öffentliche Verwaltungen in Deutschland gestellt werden, bis zum 27. November 2020 verpflichtend. Ausgenommen davon sind Rechnungen nach Erfüllung eines Direktauftrages bis zu einer Höhe von 1.000€ und geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten aus Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes, die im Rahmen der Organleihe nach §159 Absatz 1 Nummer 5 GWB für den Bund durchgeführt werden.

Die Umsetzung in der Anwendung der XRechnung erfolgt bereits schrittweise seit 2018. So fand die Einführung in den obersten Bundesbehörden und Verfassungsorganen bereits bis zum 27. November 2018 statt. Im Zuge dessen wurde die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes, die ZRE, veröffentlicht, die den Bundesbehörden das Annehmen elektronischer Rechnungen im XRechnungs-Format ermöglicht.

Bis zum 27. November 2019 wurde die Realisierung der XRechnung in allen Bundesbehörden vollzogen. Ab diesem Zeitpunkt trat für die Bundesbehörden die Verpflichtung in Kraft, Rechnungen entsprechend dem neuen XML-Format empfangen und verarbeiten zu können.

Am 18. April 2020 endete auch die Umsetzungsfrist für die restlichen Behörden, Länder und Kommunen. Damit sind nun auch alle Rechnungsempfänger der öffentlichen Hand in den Ländern und Kommunen dazu angewiesen, elektronische Rechnungen im Format der XRechnung empfangen zu können.

Die ersten drei Fristen betrafen lediglich den Rechnungsempfang und die Weiterverarbeitung. Die letzte Frist dagegen bezieht sich nun auch auf die Rechnungserstellung. Als letzten Schritt sollen demnach bis zum 27. November diesen Jahres nun auch alle Lieferanten und Dienstleister des Bundes folgen und ihre Rechnungen ausschließlich im XRechnungs-Format stellen. Andere Formate werden künftig nicht mehr angenommen.

Welche Vorteile bietet die XRechnung?

Durch den Einsatz von E-Rechnungen können deutliche Kosteneinsparungen erzielt werden. Neben den Personalkosten lassen sich auch Ausgaben für Papier, Porto, Druckertinte und entsprechende Infrastruktur reduzieren. Durch den geringeren Papierverbrauch wird zusätzlich ein gewisser Nachhaltigkeitsaspekt erfüllt. Wenn weniger Papier verwendet wird, muss weniger Papier produziert werden, wodurch wiederum die Treibhausgasemissionen verringert werden. Außerdem können Büroflächen effizienter genutzt werden, da weniger Platz für die Aufbewahrung der archivierten Rechnungen benötigt wird. 

Doch noch viel wichtiger: Die Nutzung von XRechnungen steigert die Effizienz der Arbeitsabläufe. Neben der Schaffung von Transparenz zwischen Abteilungen und Standorten ermöglichen vorab definierte Workflows die Darstellung der Rechnungen immer in der aktuellsten Version. Mithilfe der Klassifizierung und Volltexterfassung stehen die Daten zu jeder Zeit elektronisch zur Verfügung. Zudem werden Zeitverzögerungen durch die digitale Übermittlung der Rechnungen vermieden und die Fehleranfälligkeit verringert, da die Verarbeitung automatisch vom System und nicht manuell von Menschen vorgenommen wird. Die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen wird dadurch insgesamt sowohl auf Seiten des Auftraggebers als auch des Auftragnehmers erheblich erleichtert

Das Format der XRechnung muss bestimmte Informationselemente beinhalten. Diese werden in einem strukturierten Datensatz klassifiziert, wodurch die Rechnung maschinell auslesbar ist. Dadurch wird eine einfache Prüfung der Validität der Rechnung gewährleistet und fehlerhafte Texterkennungen werden ausgeschlossen. Da die XRechnung auf offenen Standards basiert, ist sie obendrein kostenfrei verwendbar.

Der entscheidende Unterschied zu anderen E-Rechnungsstandards liegt bei der XRechnung in der gesetzlichen Verbindlichkeit. Da die XRechnung vom Staat als Standard festgelegt wurde, sind klare Regeln vorgegeben, zu deren Einhaltung alle Beteiligten verpflichtet sind. Somit wird ein reibungsloser Ablauf gewährleistet, da ganz genau vorgeschrieben ist, welches Format genutzt werden muss und wie die Rechnung aufgebaut sein sollte. Darüber hinaus lassen sich so Verständigungsprobleme aufgrund von Inkompatibilitäten der Formate vermeiden.

XRechnungen übermitteln

Das XML-Format der XRechnung ist vom Übertragungsmedium und -weg unabhängig. Daher existieren verschiedene Kanäle, über die XRechnungen über den Zentralen Rechnungseingang des Bundes (ZRE) eingereicht werden können. Sofern ein Unternehmen in der Lage ist XRechnungen selbst zu erstellen, können die Rechnungen beispielsweise per E-Mail, per Webformular auf der entsprechenden Website oder über den Webservice PEPPOL (Pan European Public Procurement Online) eingereicht werden. Zudem ist auch die Einreichung über DE-Mails und direkt aus einem ERP-System heraus möglich. Sollte ein Unternehmen selbst keine XRechnungen erstellen können, gibt es auch Webformulare mittels welcher diese manuell erstellt und übermittelt werden können.

XRechnungen visualisieren und weiterverarbeiten

Bereits seit November 2018 sind die Behörden dazu verpflichtet, XRechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Zur Visualisierung und Weiterverarbeitung gibt es zahlreiche Lösungen, die diesen Prozess vereinfachen.

Unser XRechnungsViewer für M-Files ist eine dieser Lösungen. Der XRechnungsViewer kann Rechnungen im XML-Format visualisieren. Dies ermöglicht die direkte Weiterverarbeitung der Rechnung, ohne das Format dafür konvertieren zu müssen. In kürzester Zeit werden so die unverständlichen Rechnungen im XML-Format in der gewohnten M-Files Oberfläche als lesbare Rechnungen dargestellt. Durch vorgefertigte Workflows können die Rechnungen anschließend automatisch weiterverarbeitet werden.

XRechnungen erstellen

Ab November müssen Lieferanten, Dienstleister und auch kleine, mittelständische und große Unternehmen, die mit Behörden, dem Bund und öffentlichen Verwaltungen Verträge haben oder dem Bund angegliedert sind nun auch in der Lage sein, ihre Rechnungen im XML-Format stellen zu können. Um eine XRechnung zu erstellen bedarf es einer Möglichkeit, z.B. einer Konvertierungslösung, die aus Rechnungen, die beispielsweise in unternehmensinternen Systemen erstellt werden und dort hinterlegt sind, Rechnungen im XRechnungs-Format erzeugen zu können.

Auch hierfür haben wir eine Lösung parat: der XRechnungsCreator für M-Files. Damit eine XRechnung automatisch an den richtigen Rechnungsempfänger gesendet werden kann, werden bestimmte Kennzahlen der Adresse des Empfängers benötigt. Diese Kennzahlen sind in der sogenannten Leitweg-ID erfasst. M-Files überprüft, ob eine solche Leitweg-ID für den Rechnungsempfänger in den Metadaten hinterlegt ist und erstellt bei vorhandener ID automatisch eine Rechnung im XML-Format, die dann wie gewohnt direkt aus M-Files heraus versendet werden kann. Auch die Weiterleitung der Rechnungen an nachgelagerte Rechnungsbearbeitungssysteme der betreffenden Verwaltungseinheiten ist damit möglich. Das Beste daran: Nach einmaliger Konfiguration erfolgt der Vorgang vollkommen automatisch im Hintergrund.

Manche Unternehmen haben weitere Unterlagen, die mit der eigentlichen Rechnung an den Empfänger zugestellt werden müssen – so zum Beispiel AGBs oder ähnliches. Gute Lösungen zur Erstellung von XRechnungen bieten die Möglichkeit, diese zusätzlichen Dokumente automatisch im Schritt der XRechnungs-Erstellung zu verarbeiten und dann entsprechend dem Empfänger alle Informationen in nur einer Datei zur Verfügung zu stellen.

Fazit

Die Einführung der XRechnung erleichtert die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen enorm. Der einheitliche Standard sorgt für effizientere Arbeitsprozesse, kürzere Bearbeitungszeiten und finanzielle Ersparnisse. Mit den richtigen Lösungen an der Hand ist auch die Erstellung und Weiterverarbeitung von XRechnungen kinderleicht. Einfacher war die digitale Rechnungsverarbeitung noch nie.

Webinar Automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung

Ihr kostenloses Online-Seminar

Ab November wird es nun für alle Unternehmen ernst und die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für alle Rechnungen an den Bund, Bundesbehörden und Einrichtungen des Bundes wird umgesetzt. Es wird also höchste Zeit sich auf die Umstellung vorzubereiten. Passend dazu haben wir ein Online-Seminar zur automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung aufgezeichnet. Wenn Sie sich persönlich überzeugen wollen, schauen Sie es sich gerne kostenfrei an und erfahren Sie, wie Sie Ihren Rechnungseingang fehlerfrei und effizient gestalten können.

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