Das papierlose Büro

Veröffentlicht am: 26. November 2018

Das papierlose Büro zählt seit Jahren zu den großen Visionen der Dokumentenmanagement-Branche. „Wer Visionen hat, sollte zum Arzt gehen“ sagte Altkanzler Schmidt einmal. Aber wie sieht es in den mittelständischen Unternehmen in Deutschland heute wirklich aus? Wer ist bereits digitalisiert? Wer noch nicht? Und wenn schon alle Daten und Informationen digital vorliegen: was passiert nun damit? Sind alle Unternehmen in der Lage, die Vorteile der Digitalisierung voll auszuschöpfen?

Schauen wir uns den Arbeitsalltag von Führungskräften und Personen in Entscheidungs- und Verantwortungspositionen in kleinen und mittelständischen Unternehmen an, so erkennen wir: das Thema ist durchaus im Bewusstsein, viele Daten und Informationen liegen in digitaler Form vor, schließlich ist man ja up-to-date!

Digitalisierung bei KMUs – das Potential ist da!

Doch die Ausschöpfung des Potentials digitaler Dokumente und Informationen lässt mangels Zeit und der vielen Alltagsaufgaben bei den KMUs oftmals noch zu wünschen übrig. Personen, die sich mit solch strategischen Themen beschäftigen, haben oftmals gleichzeitig auch den Posten des Initiators und Umsetzers inne.

Klar ist meist: Budget kann zur Verfügung gestellt werden, jedoch angemessen!

Doch die Fragen: „wie behält man den Überblick bei all den Angeboten, was entspricht meinen Ansprüchen und mit welchem Angebot erreiche ich meine Ziele und einen schnellen ROI“ – lassen die Vorhaben im Bereich der Digitalisierung dann gerne wieder weiter nach hinten rücken. Zu anstrengend und verwirrend scheint die Auswahl, die damit verbundenen Aufgaben zu vielschichtig und schon ist die Fortführung der Aufgabe erstmal aufgehoben…

Die Studie „Bitkom Digital Office Index 2018“ belegt, dass es vorwärts geht in Deutschland mit der Digitalisierung von Büroprozessen, Verwaltungs- und Geschäftsprozessen. Im Jahr 2018 steigerte sich er Digitalisierungsgrad in deutschen Unternehmen immerhin um vier Punkte auf der Skala des DigitalOffice Indexes der Bitkom im Vergleich zum Jahr 2016 auf 54 Punkte (dabei ist „0“ überhaupt nicht und „100“ Punkte voll digitalisiert).

Schere des Digitalisierungsgrades zwischen großen und kleinen Unternehmen öffnet sich weiter

Ein weiteres Ergebnis der Studie ist aber eben auch, dass sich – wie vermutet – die Schere des Digitalisierungsgrades zwischen großen und kleinen Unternehmen weiter öffnet – große Unternehmen liegen bei 63, die kleinen und mittelständischen Unternehmen bei 53 Punkten. Die Großen in Deutschland sind weitgehend digitalisiert und profitieren davon, weil Prozesse effizienter laufen und Zeit- und Kosteneinsparungen sichtbar werden. Sie haben Personal und monetäre Mittel dafür zur Verfügung – doch laut Studie muss der breite Mittelstand nachziehen.

Immerhin liegen hier rund 40% der Unternehmen mit der Umsetzung digitaler Büro- und Verwaltungsprozesse im durchschnittlichen Fortschritt – erschreckend ist aber, dass auch 33 Prozent im unterdurchschnittlichen bzw. Nachzügler-Bereich liegen. Bedeutet: sie beschäftigen sich wenig bis gar nicht mit diesem Thema – ganz zu schweigen von der Umsetzung im Arbeitsalltag – und gefährden so ihre Wettbewerbsfähigkeit.

Technik der Großen auch für die KMUs verfügbar

Je nach Größe der Unternehmen verbinden die Studienteilnehmer unterschiedliche Aspekte mit dem Begriff Digitalisierung. Die Tatsache, dass Informationen und Dokumente digital vorliegen wird daher auch nur unterschiedlich erfolgreich ausgeschöpft: große Unternehmen halten Dokumente und Informationen digital vor und nutzen diese bis hin zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Meist können sie die Vorteile wie kollaboratives Arbeiten, Automatisierungsvorgänge, die die Produktion und Abwicklungen beschleunigen und die Produktivitätssteigerung nahezu voll ausschöpfen und profitieren dementsprechend.

Doch was hemmt KMUs genau bei der Ausschöpfung der Möglichkeiten, die die großen Unternehmen bereits täglich erfahren? Wenn das Dokument digital vorliegt, warum wird es nicht automatisch weiter verarbeitet um Zeit zu sparen, Fehlerquellen zu minimieren und Dokumente und Informationen einheitlich zu verarbeiten? Hier sagt die Bitkom ganz klar: Die größten Hemmnisse auf dem Weg zum digitalen Büro sind der Know-How-Faktor, Sicherheitsbedenken und die scheinbar hohen Investitionskosten in ein ECM-System.

Die Zeit, sich als mittelständiges Unternehmen davon frustrieren zu lassen ist vorbei

Die Zeit, sich als mittelständiges Unternehmen davon frustrieren zu lassen ist vorbei – mit der M-Files ECM Plattform gibt es endlich die Technik und Funktionalitäten der Großen auch für den Mittelstand. Vorbei also die Zeit, die digitalen Daten und Informationen dann doch großteils händisch weiter zu bearbeiten. Vorgefertigte Prozesse, Lösungen für nahezu alle Branchen, kollaboratives Arbeiten und viele weitere Vorteile sind in diesem Produkt vereint.

Dies bedeutet, dass nicht nur die Rechnungseingangsverarbeitung, die bereits bei der Mehrheit der KMUs eingesetzt wird, sondern künftig auch z.B. das Vertragsmanagement, die Abläufe im Backoffice digital abgebildet und der Zugewinn voll ausgeschöpft werden kann. Eine Steigerung der Produktivität um bis zu 30% ist laut AIIM möglich, wenn Dokumente und Informationen so leicht aufzufinden sind wie im Internet. Und die schnelle Auffindbarkeit es richtigen Dokumentes oder der richtigen Information beispielsweise ist ein wesentlicher Bestandteil des M-Files ECM-Systems.

Vorteile der Digitalisierung – erkannt?

Sind denn die Vorteile der Digitalisierung von Büro-, Verwaltungs- und Geschäftsprozessen in den Unternehmen des Mittelstandes in Deutschland bekannt?

Das der nächste Schritt nachdem Dokumente und Informationen weitgehend vollständig digitalisiert sind folgen muss, wissen nahezu alle verantwortlichen Personen in KMUs. Das dies aber sogar zwingend notwendig ist um das volle Potential der Digitalisierung zu nutzen, wird gerne verdrängt aufgrund der Annahme, viel Aufwand, Zeit, Energie und Kosten aufwenden zu müssen um es zu erreichen.

Effizienteres Arbeiten, Mobilität, Platz- und Zeitersparnis, Erhöhung der Wertschöpfung, kollaboratives Arbeiten

Effizienteres Arbeiten, Mobilität, Platz- und Zeitersparnis, Erhöhung der Wertschöpfung, kollaboratives Arbeiten, zentraler Zugriff auf Daten und Informationen und viele mehr – all dies sind Begriffe, die eine erfolgreiche Digitalisierung der Geschäftsprozesse auszeichnen und damit die Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit eines jedes Unternehmens sichern.

Sind immerhin schon 57% der Unternehmen dabei, Dokumente zu scannen um sie digital weiter bearbeiten zu können, so nutzen wiederum nur 41% die Möglichkeiten der elektronischen Archivierung und des Dokumentenmanagements. Dokumente und Informationen liegen also digital vor, werden dann aber bei der Hälfte der Unternehmen doch manuell weiterbearbeitet.

Ein Scanner um Dokumente und Informationen digital zu erfassen ist schnell angeschafft und eingerichtet. Die dann folgenden Themen wie: Gedanken wie die digitale Ablage sinnvoll zu gestalten ist, die Einrichtung der Befugnisse, die Schaffung automatisierter Prozesse und weitere Themen scheinen nach wie vor doch noch abzuschrecken.

Das Beruhigende zum Schluss

Etwa die Hälfte alles Unternehmen haben das Thema Digitalisierung fest in der Geschäftsstrategie verankert – waren es doch 2016 nur etwa 27%. Das Thema ist also klar erkannt und erfährt deutlichen Aufwind um den Geschäftserfolg nachhaltig ins Positive zu beeinflussen. Zu deutlich sind mittlerweile die Zusammenhänge zur Erhöhung der Produktivität und damit Zuwächse in Gewinn und Umsatz, zur Steigerung der Agilität und zur Stärkung der Kundenbeziehung zu erkennen.

Und Jetzt?

Heißt es anfangen und beim Thema Digitalisierung eine Dringlichkeit erzeugen! Das Thema ganzheitlich betrachten um möglichst den besten Output zu erreichen. Denn es ist sicher: mittlerweile gibt es keinen Grund mehr, die empfundenen Hemmnisse die Digitalisierung beherrschen zu lassen.

Viele vorkonfigurierte Lösungen für alltäglich anfallende Aufgaben im Büroalltag gibt es am Markt, die gängigen Szenarien wurden bereits durchdacht, entwickelt, geprüft und sind in vielen Unternehmen im Einsatz. Lesen Sie dazu gerne unseren Artikel (Blogbeitrag M-Files ECM).

Die Luft nach oben hin zu individuell konfigurierten digitalen ECM-Lösungen die spezielle Anforderungen eines Unternehmens oder eine Branche abdecken ist immer da! Aber das sind ja auch die Dinge, die den Arbeitsalltag spannend machen. Warum also alltägliche Arbeiten noch umständlich und zeitintensiv nur händisch lösen?!?