Das müssen Sie über das Vertragsmanagement wissen
Vom Vertragslebenszyklus, der Vertragsverwaltung und dem Vertragscontrolling
Veröffentlicht am: 20.04.2022
Verträge sind in einem Unternehmen in jeder Abteilung zu finden. Sie durchlaufen verschiedene Phasen, die sich zusammengenommen Vertragslebenszyklus nennen. Da die Verträge allgegenwärtig sind, wichtige Informationen enthalten und nicht einfach erstellt und irgendwo abgelegt werden können ist ein gutes Vertragsmanagement essenziell für jedes Unternehmen. Doch was steckt überhaupt hinter diesem Begriff? Wir haben diese Frage für Sie beantwortet.
Was ist Vertragsmanagement?
Das Vertragsmanagement beinhaltet alle Aktivitäten, die sich um Verträge in einem Unternehmen drehen: von der vertraglichen Verhandlung zwischen den VertragspartnerInnen, über die Erstellung und Freigabe des Vertrages, dem Fristenmanagement bis hin zur Archivierung. Es stellt sicher, dass die Verträge und ihre Inhalte ausschließlich für die autorisierten Personen zugänglich sind, dass Fristen und Termine eingehalten werden und dass die Verträge den rechtlichen Anforderungen entsprechend archiviert werden.
Ziel des Vertragsmanagements ist es, dass die Verträge in einer für das jeweilige Projekt dienlichen Form abgeschlossen, die Einhaltung der vereinbarten Verbindlichkeiten und der Fristen fortlaufend sichergestellt sowie jegliche Vertragsabweichungen dokumentiert werden.
Welche Aufgaben hat das Vertragsmanagement?
Das Vertragsmanagement umfasst die Vertragsverwaltung inklusive der Vertragsarchivierung und das Vertragscontrolling. Damit deckt es den gesamten Vertragslebenszyklus, auf den wir gleich genauer eingehen werden, ab.
Die für das Vertragsmanagement verantwortlichen MitarbeiterInnen kümmern sich um den Aufbau und die Pflege eines unternehmensweiten Vertragsmanagement-Systems, die rechtssichere Archivierung der Verträge und aller dazugehörigen Unterlagen sowie sämtliche Prozesse rund um die Verträge. Dazu gehören je nach Unternehmensstruktur auch die Erstellung und Freigabe von Vertragsentwürfen. All das natürlich unter der Einhaltung aller Compliance-Regelungen und geltenden gesetzlichen und unternehmerischen Bestimmungen.
Die Vertragsverwaltung
Jede Abteilung, die Verträge erstellt und/oder für ihre Arbeit nutzt, braucht den Zugriff auf die für sie relevanten Verträge. Genau das ermöglicht die Vertragsverwaltung.
Erhält das Unternehmen Verträge in Papierform, müssen diese und alle zugehörigen Dokumente zuerst gescannt und mittels Optical Character Recognition (OCR) durchsuchbar gemacht werden. Dadurch lassen sich die Verträge später im Vertragsmanagementsystem, in dem sie für die weitere Arbeit abgelegt werden, auch auf Basis ihres Inhaltes finden.
Eine funktionierende Vertragsverwaltung stellt sicher, dass die Dokumente und Informationen – unabhängig ihres ursprünglichen Formates – sicher aufbewahrt und leicht auffindbar sind. Zusätzlich wird durch die Vertragsverwaltung gewährleistet, dass alle im Vertrag festgehaltenen Verbindlichkeiten und Fristen eingehalten werden.
Das Vertragscontrolling
Bei dem Vertragscontrolling liegt der Fokus auf der Risikobewertung. Hier werden Risiken, die sich aus den abgeschlossenen Verträgen ergeben können, abgewogen und minimiert. Dafür nutzt es die in der Vertragsverwaltung erfassten Daten und ergänzt diese um weitere Informationen wie zum Beispiel die Vertragskonditionen. Auf Basis dieser Informationen können VertragsmanagerInnen Analysen erstellen und mit den gewonnenen Erkenntnissen beispielsweise Budgets planen, Einsparpotentiale erkennen und LieferantInnen bewerten. Dabei erkennen sie auch Risiken wie die abnehmende Kreditwürdigkeit eines Vertragspartners, und teilen ihre gewonnenen Erkenntnisse mit anderen Abteilungen.
Parameter, die im Vertragscontrolling untersucht werden, sind beispielsweise, mit welchem Vertragspartner das größte Vertragsvolumen existiert, wann welche Verträge neu verhandelt werden müssen und wie hoch die Vertragskosten summiert nach Abteilungen oder Vertragsart sind.
Durch mangelhaftes Vertragsmanagement entstehen Risiken wie die Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften, der finanzielle Verlust aufgrund von versäumten Fristen wie verpasste Kündigungen oder nicht eingehaltenen Verpflichtungen und im schlimmsten Fall der Verlust des Vertrages selbst.
Wie sieht der Vertragslebenszyklus aus?
Der Vertragslebenszyklus deckt alle Phasen eines Vertrages von der Anbahnung über den Vertragsabschluss bis hin zur Kündigung bzw. dem Auslaufen des Vertrages ab. Die Phasen des Vertragslebenszyklus sind Erstellung, Verhandlung, interne Freigabe, Unterschrift, Vertragsmanagement inklusive Vertragscontrolling, Vertragsablauf oder -erneuerung sowie die revisionssichere Archivierung.
In vielen Unternehmen sieht die Arbeit mit den Verträgen noch so aus: Die Erstellung und Verhandlung eines neuen Vertrages werden über E-Mails abgewickelt. Dabei werden die Entwürfe als Anhang hin- und her geschickt und müssen zur weiteren Verarbeitung jeweils lokal auf dem PC der Verhandlungspartner abgespeichert werden. Vorgenommene Änderungen werden manuell verglichen und dann zusammengeführt. Das bedeutet einen großen Arbeitsaufwand und eine hohe Fehlerquote. Zur internen Freigabe des Vertrages wird dieser wieder per Mail verschickt oder auf einem zentralen Server abgelegt. Vor Abschluss des Vertrages geschieht noch ein Medienbruch, denn der Vertrag wird zum Unterschreiben ausgedruckt und er wird nach dem Unterschreiben wieder eingescannt, verschickt und abgelegt.
Um die vielen Verträge und die Termine in den Griff zu bekommen, werden oft passwortgesicherte Excel-Tabellen auf dem Server abgelegt und Kalendereinträge für die Einhaltung der Fristen erstellt. Die Excel-Tabelle muss natürlich immer aktuell gehalten werden. Aber was, wenn das Passwort für die Tabelle mal verloren geht? Oder wenn Sie bei einer wichtigen Frist krank sind und nicht durch Ihren Kalender an eine Aufgabe erinnert werden?
Die manuelle Pflege und Überwachung der Verträge nehmen unendlich viel Zeit in Anspruch und sind zusätzlich sehr fehleranfällig.
Wie unterstützt Sie eine Vertragsmanagement-Software?
So viel zur Theorie. Wie Sie erfahren haben, sind Verträge geschäftskritische Dokumente, die sorgsam gepflegt und verwaltet werden müssen. Genau deshalb gibt es Vertragsmanagementsysteme. Eine gute Software für das Vertragsmanagement bildet den gesamten Lebenszyklus eines Vertrages ab und stellt Ihnen alle Informationen dazu zentral zur Verfügung.
Angefangen bei der Erstellung des Vertrages greifen Sie mit einer zentralen Anwendung für das Vertragsmanagement immer auf die aktuellen Vorlagen zu und laufen keine Gefahr mehr, dass jemand mit einer falschen Vorlage oder auf Basis eines veralteten Vertrages arbeitet. Wenn Sie einen Vertrag von einer externen Vertragspartei bekommen, können Sie diesen direkt ablegen und auf dessen Basis die weiteren Vertragsverhandlungen durchführen. Alternativ – wenn der Vertrag schon unterschrieben bei Ihnen eintrifft – können Sie ihn direkt aktivieren und an das Vertragsmanagement übergeben.
Von jedem in der Vertragsmanagement-Software abgelegten Dokumente wird bei vorgenommenen Änderungen automatisch eine neue digitale Version erstellt und die Änderungen protokolliert. Somit sind alle Änderungen nachvollziehbar, Sie können die Versionen automatisch miteinander vergleichen und jederzeit mit einem Klick zu einer älteren Version zurück wechseln.
Prozesse wie den Freigabeprozess können Sie in Form von Workflows definieren. So werden die anfallenden Aufgaben und alle dazugehörigen Dokumente und Informationen automatisch an die zuständigen Personen verteilt. Zu guter Letzt ermöglicht ein Vertragsmanagementsystem auch die Unterschrift in elektronischer Form, sodass Sie Medienbrüche vermeiden.
Auch nach der erfolgreichen Vertragserstellung laufen das Tracking der Verbindlichkeiten, die Erinnerung an Termine und auch die rechtskonforme Archivierung komplett in der Anwendung für das Vertragsmanagement. Sie können den Vertrag mit allen wichtigen Meilensteinen versehen, wodurch die verantwortlichen Personen automatisch benachrichtigt werden, wenn etwas zu tun ist. Zusätzlich können Sie über die Volltextsuche die abgelegten Verträge und Inhalte ganz leicht wieder finden. Dabei stellen Zugriffsrechte sicher, dass auch nur autorisierte Nutzende Zugriff erhalten.
Von der Erstellung, über die Bearbeitung und Freigabe, bis hin zum Verwalten und rechtssicheren Archivieren ist somit alles rund um den Vertragslebenszyklus in einer guten Vertragsmanagement-Lösung enthalten und Sie brauchen keine unzusammenhängenden Tools mehr.
Was bringt ein Vertragsmanagementsystem?
Die passende Anwendung erleichtert Ihnen das Vertragsmanagement enorm:
- Die zentral abgelegten und freigegebenen Vertragsvorlagen gewährleisten die Konsistenz aller neu erstellten Verträge.
- Durch zentral vergebene Zugriffsrechte, die sich optimalerweise automatisch je nach Status im Prozess ändern, schützen Sie die Inhalte vor dem Zugriff nicht-autorisierter MitarbeiterInnen.
- Durch flexible Schnittstellen können Sie das Vertragsmanagementsystem mit Ihrem CRM und verschiedenen weiteren Drittsystemen verbinden und so Ihre Verträge mit anderen Geschäftsdaten verknüpfen.
- Die Erfüllung aller vertraglichen Pflichten und Fristen wird durch automatisch verschickte Erinnerungen sichergestellt.
- Und durch die Standardisierung der Prozesse und die Protokollierung aller vorgenommenen Änderungen halten Sie alle Vorschriften hinsichtlich Ihrer Compliance-Richtlinien ein.
Also, worauf warten Sie noch? Nutzen Sie die Vorteile eines Vertragsmanagementsystems und lassen Sie verpasste Fristen und zu hohe Risiken für immer hinter sich! Wie genau das aussehen kann, das erfahren Sie in unserem kostenlosen Online-Seminar: Kostenloses Online-Seminar: Vertragsmanagement im Mittelstand