5 Herausforderungen beim Dokumentenmanagement - Für Bauunternehmen
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In der Baubranche arbeiten viele Menschen über die Grenzen verschiedener Aufgabenbereiche, Abteilungen und manchmal sogar Unternehmen hinweg gemeinsam an unzähligen Daten, Dokumenten und Informationen. Dabei sollten alle Prozesse effizient und schnell ablaufen, besonders wenn es um die Organisation und Verwaltung von unternehmenskritischen Inhalten wie Zeichnungen, Verträge, Projektplänen und Ähnlichem geht. Sollte das nicht der Fall sein und die Verwaltung von Dokumenten und Informationen ineffizient ablaufen, kann das einige Nachteile mit sich ziehen. Beispielsweise kommt es schnell zu Verwirrung unter den Mitarbeitenden, wenn diese auf Basis alter Versionen arbeiten. Missverständnisse aufgrund des mangelnden Überblicks folgen und damit befinden wir uns mitten im Teufelskreis steigender Betriebskosten durch doppelte und ineffiziente Arbeit – ganz zu schweigen von der Zeit, in der die eigentliche Arbeit unterbrochen werden muss, um die aufkommenden Verwirrungen zu klären.
Zusammenfassend können wir also sagen: Werden Dokumente und Informationen nicht strukturiert und eindeutig verwaltet, ist niemand im Unternehmen fähig, alltägliche und intelligente Entscheidungen, die wiederum den Unternehmenserfolg sichern, richtig zu treffen.
In diesem Artikel schauen wir uns nicht nur an, welche Herausforderungen das Dokumentenmanagement in der Baubranche mit sich bringt, sondern auch, wie ein effizientes und strukturiertes Verwalten von Daten, Dokumenten und Informationen möglich wird. Und weil wir eine große Expertise über die Digitalisierung und das papierlose Arbeiten haben, haben wir natürlich auch direkt für jede Herausforderung eine mögliche Lösung parat.
Die 5 Herausforderungen und ihre Lösungen
M-Files befragte im Jahr 2020 einige Bauunternehmen zu den größten Hürden bezüglich der Verwaltung von Daten, Dokumenten und Informationen. Dabei ergaben sich folgende Erkenntnisse:
1. Dokumente können in der vorherrschenden Ablagestruktur nur schwer gefunden werden.
Ganze 67 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, bei der Suche nach einem Dokument in ihrer Ordnerstruktur aufgrund der verwirrenden Dateinamen oder der schlechten Kategorisierung Probleme zu haben.
Egal ob Ordner in Papierform oder digitale Ordnerstrukturen auf Ihren Servern – In der Regel sollte der Dateiname eines Dokuments auch Auskunft über dessen Inhalt geben. So hat es sich ergeben, dass viele auch heute noch in der Suchfunktion ihres Rechners nach den wichtigsten Schlagwörtern suchen. Natürlich mit der Hoffnung, dass diese in dem Dateinamen des gesuchten Dokuments enthalten sind. Bei solchen Suchen kommt schnell mal Verwirrung auf, denn wenn es bei der Benennung von Inhalten keine einheitliche Struktur gibt, kommt es vor, dass die Dateien die gesuchten Schlagwörter nicht immer enthalten. So stehen Sie vor dem gleichen Problem, das Sie haben, wenn ein physischer Ordner im falschen Regal, im anderen Raum oder einfach falsch abgestellt wurde oder der Ordnerrücken vielleicht unleserlich bzw. falsch beschriftet wurde.
Das alles führt schnell dazu, dass die Suche nach den gerade benötigten Inhalten unnötig lang wird. Doch eigentlich gilt es, genau das zu vermeiden, denn Suchprozesse kosten Zeit, Geld und einiges an Nerven!
Mit einem Enterprise-Content-Management-System (ECM) wie beispielsweise M-Files gehören uneinheitliches Ablegen und langes Suchen der Vergangenheit an. Denn in einem ECM werden die Dokumente nicht einfach wahllos benannt und irgendwo gespeichert, sondern mit Hilfe von beschreibenden Metadaten abgelegt, mit den zugehörigen Informationen verknüpft und auf Basis der Metadaten so einfach wie mit einer Suchmaschine wieder gefunden. Das gibt den AnwenderInnen die Möglichkeit, das Dokument über folgende Angaben zu suchen:
- Die Art des Dokuments (Vertrag, Projektplan, etc.)
- Das Projekt, dem das Dokument angehört
- Die/der Kunde auf die/den sich das Dokument bezieht
- Die/der ErstellerIn des Dokuments
- Der Status des Dokuments
2. Es ist nicht ersichtlich, welche Version des Dokuments oder der Information die aktuelle bzw. korrekte ist.
Sogar 68 Prozent klagten darüber, dass sie keine Übersicht darüber haben, welche die aktuelle bzw. korrekte Version eines Dokuments ist.
Heutzutage ist es ganz einfach möglich und auch notwendig, dass mehrere Menschen orts- und zeitunabhängig an ein und demselben Dokument arbeiten. Aus diesem Grund ist die richtige Kommunikation das A und O. Weil in der Praxis aber nicht immer die notwendige Zeit bzw. Ruhe vorhanden ist, um den KollegInnen jeden einzelnen relevanten Schritt mitzuteilen, und mündliche Zurufe oftmals vergessen, überhört oder falsch verstanden werden, ist die schriftliche Dokumentation aller Zugriffe, Änderungen und Archivierungen bzw. Löschungen ein wichtiger Teil dieser erforderten Kommunikation. Nur so ist auch später noch nachvollziehbar, wie das Dokument entstanden ist. Mit der Begrifflichkeit schriftliche Dokumentation meinen wir aber keineswegs Dateiergänzungen in der Bezeichnung wie FINAL, FINAL 2, ENTWURF 2.0 oder WORKING COPY, denn auch daraus lässt sich auf den ersten Blick nicht ableiten, welche davon nun die korrekte und/oder letzte Version des Dokuments ist. Oder vielleicht wurden die Versionen auch so unterschiedlich benannt, dass die richtige gar nicht in Ihren Suchergebnissen angezeigt wird. Von den vielen Duplikaten, die im schlimmsten Fall auch noch an unterschiedlichen Ablageorten zu finden sind, wollen wir gar nicht erst anfangen. Aber was haben AnwenderInnen dann für Möglichkeiten?
Mit einem ECM wie M-Files schlagen Sie beide Fliegen – die Versionierung und die Nachvollziehbarkeit aller Änderungen – mit einer Klappe. Denn bei dieser Anwendung gibt es zum einen die Möglichkeit, jeden Zugriff und jede Änderung transparent und nachvollziehbar dokumentieren zu lassen, und zum anderen liegt von einem Dokument immer nur eine Version vor – und zwar die aktuelle und korrekte. So kommen keine Missverständnisse mehr auf, die Dokumente werden schnell und ohne großen Aufwand gefunden und alle können wie gewohnt weiter an ihrer aktuellen Version des Dokuments arbeiten.
3. Es gibt Probleme beim orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf relevante Daten
Für 58 Prozent der befragten Bauunternehmen ist der Zugriff auf Dokumente und Informationen von einem mobilen Gerät aus entscheidend. Trotzdem hat noch fast die Hälfte (46 Prozent) Probleme dabei.
Die Baubranche lebt von der orts- und zeitunabhängigen Arbeit. Sie müssen schnell auf die Baustelle, um wichtige Entscheidungen vor Ort treffen zu können, und dafür benötigen Sie Zugriff auf sämtliche Unterlagen zu dem Bauvorhaben? Das sollte heutzutage eigentlich kein Problem sein. Trotzdem gibt es noch immer Unternehmen, deren Mitarbeitende eine Mappe mit den wichtigsten Dokumenten in Papierform mit sich tragen, um auch im Notfall zu jeder Zeit den Zugriff auf relevante Dokumente zu haben. Natürlich ist es wichtig, immer fähig zu sein, Auskunft zu geben und Entscheidungen auf Basis aussagekräftiger und vor allem aktueller Informationen zu treffen, das ist jedoch auch ohne eine Mappe voller geschäftskritischer Dokumente unter dem Arm möglich.
Behalten Sie immer im Kopf: Eine Mappe bzw. ein Ordner, der hin und wieder unbeaufsichtigt auf einer Baustelle herumliegt, bedeutet nicht nur unnötiger Papierverbrauch, sondern auch ein hohes Sicherheitsrisiko. Die Dokumente könnten beschädigt werden, verloren gehen oder von unautorisierten Personen eingesehen werden.
4. Repetitive Aufgaben sind eine große Fehlerquelle
55 Prozent der Bauunternehmen empfinden sich ständig wiederholende Aufgaben als belastend. Ein Drittel (34 Prozent) gab wiederum an, bei besagten Aufgaben manchmal einen Fehler zu machen.
Die mühseligsten Teilschritte eines Prozesses sind die Transportwege der Dokumente von einem Ort zum anderen wie zum Beispiel von einer Anwendung in eine andere oder von einer/m Mitarbeitendem zur/m nächsten. Aber auch Aufgaben wie das Abgleichen und Prüfen von Daten fallen unter diesen Punkt. Denn es sind sich wiederholende Abläufe, die nicht nur Zeit kosten und damit bares Geld, sondern auch eine Quelle vieler Fehler sind. Denn wiederholen sich Tätigkeiten unzählige Male, nimmt die Konzentration ab und weil Menschen eben auch nur Menschen sind, gehen hin und wieder Daten verloren, werden falsch abgelegt und landen am Ende vielleicht sogar bei nicht autorisierten Personen.
Durch den digitalen Ablauf des gesamten Prozesses fallen diese repetitiven Aufgaben weg – denn ab dem Zeitpunkt der Digitalisierung laufen die Schritte vollkommen automatisiert ab.
5. Die Kommunikation mit externen Parteien ist zu umständlich
Mehr Informationen zu Hubshare finden Sie hier: https://www.dmsfactory.com/hubshare/
Fazit
Mehr Informationen zu M-Files und all seinen Erweiterungen finden Sie hier: https://www.dmsfactory.com/m-files-online/