Welche Vorteile hat ein ECM?

Veröffentlicht am 24.11.2021

Wenn Sie bereits den ein oder anderen Artikel auf unserer Webseite gelesen haben, ist Ihnen das Akronym ECM sicherlich öfter begegnet. Aber wissen Sie auch was es bedeutet?

ECM steht für Enterprise-Content-Management-System. Ein ECM ist Ihnen bei der Speicherung, Sicherung, Bereitstellung also auch der Verteilung von Informationen eine Hilfe. Es übernimmt ähnliche Aufgaben wie ein Dokumentenmanagement-System (DMS), geht dabei jedoch weit über die Verwaltung elektronischer Dokumente hinaus. Mit einem ECM können Sie strukturierte wie auch unstrukturierte Daten an einem zentralen Ort zusammenführen und managen und zusätzlich Workflows zur Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse einrichten. Mehr zur Definition eines ECM finden Sie in unserem Glossar.

Vielleicht haben Sie sich schon einmal gefragt, was Ihnen ein ECM überhaupt bringen soll. Aus diesem Grund haben wir Ihnen im Folgenden die wichtigsten Vorteile eines Enterprise-Content-Management-Systems aufgelistet:

All Ihre Daten sind an einem zentralen Speicherort abgelegt

Bei der Nutzung eines ECM haben Sie die Möglichkeit, all Ihre Daten an einem zentralen Speicherort zu vereinen. Der Vorteil dabei: Unabhängig vom genutzten Endgerät können alle berechtigten Personen zu jeder Zeit und von jedem Ort aus auf alle benötigten Daten und Dokumente zugreifen. Das erleichtert nicht nur die unternehmensinterne Kommunikation, sondern das gesamte kollaborative Arbeiten.

Die Zusammenarbeit mit KollegInnen wird einfacher

Durch den orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf alle Unterlagen ersparen Sie sich viel Zeit und Mühe. Denn lange Kommunikationswege für MitarbeiterInnen aus dem Homeoffice oder anderen Unternehmensstandorten sind Vergangenheit. Wenn Sie ein Dokument benötigen, können Sie ganz einfach darauf zugreifen und müssen nicht warten, bis jemand es Ihnen zusendet.

Außerdem müssen Sie Ihren KollegInnen keine unzähligen Versionen Ihrer Änderungen schicken, denn mit einem ECM können Sie ganz einfach gleichzeitig mit Ihren KollegInnen an ein und demselben Dokument arbeiten.

Teamarbeit und abteilungsübergreifendes Zusammenarbeiten ist damit jederzeit sichergestellt!

Compliance Richtlinien einhalten – ganz einfach mit einem ECM

Sie machen sich Sorgen, dass Ihre Daten nun für jede*n einsehbar sind? Da können wir Sie beruhigen, denn das wird nicht passieren! Ein ECM sorgt dafür, dass Sie den Datenschutz und alle gesetzlichen Vorschriften jederzeit einhalten. Sie fragen sich, wie das funktionieren soll? Na so:

Ein ECM erinnert Sie an alle anstehenden Fristen. Sei es die Aufbewahrung geschäftsrelevanter Unterlagen, die erst nach zehn Jahren gelöscht werden dürfen, oder die Löschfrist einer eingegangenen Bewerbung – Sie behalten stets den Überblick und können so zuverlässig alle Aufbewahrungs- und Löschfristen einhalten.
Durch die Vergabe von Zugriffsrechten stellen Sie die Vertraulichkeit Ihrer Daten sicher. Sie können individuell festlegen, welche Personen welche Inhalte lesen, bearbeiten oder löschen dürfen. Diese Zugriffsrechte können Sie jederzeit anpassen, wenn zum Beispiel ein*e neue*r NutzerIn zum Team dazu kommt oder sich eine Rolle und dementsprechend auch die Rechte ändern.
Ein ECM verfügt über eine detaillierte Audit- und Reporting-Funktion, die Ihnen mehr Transparenz durch Versionsverwaltung ermöglicht. Jede Änderung an einem und jeder Zugriff auf ein Dokument wird zuverlässig dokumentiert und kann von Ihnen in einem Versionsverlauf abgerufen werden. Damit erfüllen Sie die Dokumentationspflicht.
Wiederkehrende Aufgaben und anstehende Termine wie zum Beispiel die regelmäßige Wartung einer Maschine oder Verpflichtungen aus Verträgen lassen sich ebenfalls in einem ECM managen. So werden die verantwortlichen NutzerInnen zum gegebenen Zeitpunkt über die anfallenden Aufgaben informiert und Ihnen entgeht keine Deadline mehr!

Mit einem ECM sparen Sie sogar Geld

Verwenden Sie ein ECM, ist es notwendig, dass Sie alle Dokumente in digitaler Form vorliegen haben. Unterlagen, die in Papierform im Unternehmen eintreffen, können dafür selbstverständlich im ersten Schritt digitalisiert und anschließend im ECM weiterverarbeitet werden. Dadurch ändert sich auch der gesamte Archivierungsprozess. Aktenschränke und Archive, die bis unter die Decke mit Papierstapeln gefüllt sind, gehören nun der Vergangenheit an und so auch die hohen Kosten dafür. Sie müssen keine Archive mehr mieten, haben weniger Materialkosten und auch die Arbeitszeit Ihrer MitarbeiterInnen kann effizienter genutzt werden, denn diese müssen sich nicht mehr um die richtige Ablage der Papierberge kümmern und finden die Unterlagen deutlich schneller als in dicken Ordnern. Womit wir schon beim nächsten Punkt angekommen sind…

Ein ECM sorgt für mehr Produktivität

Ein ECM spart nicht nur Geld sondern auch Zeit. Lassen Sie standardisierte Vorgänge wie die Eingangsrechnungsverarbeitung in digitaler Form zum Großteil vom System abarbeiten und verkürzen Sie so die Bearbeitungszeiten Ihrer Prozesse. Außerdem ersetzt die einfache Suchfunktion das lange Durchwühlen von Aktenschränken. Das benötigte Dokument bekommen Sie wenige Klicks später angezeigt, während Sie in den Aktenordnern vermutlich mehrere Minuten danach suchen müssten.

Durch diese Vereinfachung des Arbeitsalltags arbeiten Ihre MitarbeiterInnen nicht nur glücklicher und entlastet, sondern folglich auch effizienter und produktiver, da ein Teil der manchmal doch frustrierenden und monotonen Aufgaben durch ein ECM wegfällt.

Ein ECM ist flexibel – ideal im dynamischen Umfeld

Egal ob Sie das ECM On-Premise, in der Cloud oder als Hybrid-Lösung installieren, die Lösung ist flexibel. Sollten sich Ihre Anforderungen im Laufe der Zeit ändern, ist das überhaupt kein Problem. Es können jederzeit Anpassungen und Erweiterungen vorgenommen werden.

Außerdem ist das Ziel eines jeden ECM, sich nahtlos in Ihre bestehende Infrastruktur zu integrieren. Das bedeutet, Sie können Ihre Daten aus dem bestehenden System unproblematisch in das ECM übernehmen oder die bestehenden Anwendungen anschließen, sodass die dort gepflegten Daten in Ihrem ECM angezeigt werden.

Sie wissen nicht, was die jeweiligen Installationsarten eines ECM bedeuten? Dann schauen Sie gerne hier vorbei: Cloud, SaaS und On-Premise - Was ist eigentlich was?

Machen Sie mit einem ECM etwas für die Umwelt

Mit der Digitalisierung Ihrer Daten und Dokumente sparen Sie einiges an Papier- und Druckkosten und tun damit gleichzeitig etwas für die Umwelt. Laut einer Viadesk-Studie aus dem Jahr 2018 druckt ein in Deutschland lebender Mensch immer noch circa 26 Seiten pro Tag aus. Sie gehören dazu? Dann denken Sie doch mal darüber nach, ob das Gedruckte wirklich in Papierform benötigt wird.

Fazit

Die Nutzung eines Enterprise-Content-Management-Systems (ECM) hat viele Vorteile:

All Ihre Daten befinden sich an einem Ort.
Die Zusammenarbeit Ihrer MitarbeiterInnen verbessert sich.
Sie können alle Gesetze, Normen und Richtlinien einhalten.
Sie sparen Geld.
Die Produktivität steigt.
Das ECM passt sich jederzeit flexibel an Ihre Anforderungen an.

Außerdem gehen Sie einen Schritt in Richtung des papierlosen Büros, schonen dadurch Ressourcen, setzen sich somit aktiv für die Umwelt und Weiterentwicklung Ihres Unternehmens ein und sorgen für mehr Flexibilität in Ihrer Büroarbeit. Mit einem ECM haben Sie nichts zu verlieren! Im Gegenteil: Sie können nur gewinnen!

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