Verbinden Sie Microsoft Office mit Ihrem DMS

Der DMSFACTORY DokStore

Schluss mit dem Dokumenten-Chaos

Mit dem DMSFACTORY DokStore haben wir eine perfekte Verbindung zwischen den Microsoft Office Programmen und Ihrem Dokumentenmanagement-System (DMS) geschaffen.

Sie kennen das sicher: täglich werden Rechnungen in Word verfasst, Präsentationen mit PowerPoint vorbereitet und Kalkulationen in Excel angelegt. Diese Dokumente werden lokal auf dem PC abgespeichert, bis sie per Hand in die Kundenakte oder Projektakte übertragen werden. Zur Zusammenarbeit an einem Dokument werden Kopien der Dateien als Anhang einer E-Mail versendet. Und für die verschiedenen Versionen einer Datei werden kreative Dateinamen erfunden, die keiner versteht – das Chaos ist also vorprogrammiert.

Ein DMS allein ist nicht immer die perfekte Lösung, da die Anwender die erstellten Office-Dokumente manuell in das zentrale DMS überführen müssen. Dafür müssen sie das Dokument vom lokalen Speicherort aus in das DMS importieren, die passenden Metadaten für die Ablage eingeben und das Dokument an der richtigen Stelle in der Struktur des DMS ablegen.

Mehr. Effizienz. Im Office.

Der DokStore erweitert die Office-Programme Word, PowerPoint und Excel um den direkten Zugriff auf Ihr Dokumentenmanagement-System. Das AddIn fügt sich nahtlos in Ihre Microsoft Office-Umgebung ein. So haben Sie in Ihren Office-Anwendungen ein Fenster direkt in Ihr DMS und können die erstellten Dokumente, Präsentationen und Kalkulationen direkt dort ablegen.

Beim Ausfüllen der beschreibenden Metadaten eines abgelegten Dokumentes werden Sie vom DokStore unterstützt. Bereits im Vorfeld können Sie Metadaten für bestimmte Dokumenttypen definieren. Diese werden dann bei der Ablage eines Dokumentes vorausgefüllt. So nimmt Ihnen der DokStore eine Menge Fleißarbeit ab und vermeidet Tippfehler beim manuellen Eintragen. Auch Vorlagen können auf diese Weise auf Knopfdruck ausgefüllt werden.

Recherchieren Sie direkt in Microsoft Office

Mit dem DokStore können Sie Ihre Dokumente, die bereits in Ihrem DMS abgelegt sind, direkt aus der Office-Anwendung heraus suchen und zur weiteren Bearbeitung in das entsprechende Microsoft Office-Programm laden. Sämtliche Dokumente sind dateiunabhängig über die integrierte Suchfunktion direkt in der Office-Anwendung auffindbar. Das mühsame Hin- und Herklicken zwischen Microsoft Office-Programmen und Ihrem DMS entfällt vollständig.

Lassen Sie sich mithilfe dynamischer Nachschlaglisten für die Metadaten bei der Suche nach dem richtigen Dokument in Ihren Archiven unterstützen – so finden Sie noch schneller genau das, was Sie brauchen.

Effiziente Ablage spart Zeit und Geld

Das Zwischenspeichern Ihrer Dokumente entfällt bei der Verwendung vom DokStore. Durch den direkten Zugriff aus der Microsoft Office-Anwendung heraus auf das DMS nehmen Sie den Anwendern die Hürde, direkt das erstellte Dokument in das Dokumentenmanagement-System zu importieren, vermeiden Sie Zuordnungsfehler und minimieren das Risiko von Falschablagen. Die Ablagefunktionalität mit dem DokStore ist direkt in die gewohnte Microsoft Office Oberfläche integriert. Das macht die Nutzung des DokStores einfach und intuitiv – aufwändige Schulungen sind nicht nötig und die Akzeptanz der Anwender ist garantiert.

Zusammenarbeit wird so einfach wie noch nie

Der DokStore unterstützt Sie bei der Kollaboration an Dokumenten. Durch die automatische Versionierung bei einer Änderung eines Dokumentes ist die aktuelle Version immer ersichtlich und Sie arbeiten so immer an der aktuellsten Version. Und wenn Sie ein Dokument gerade bearbeiten, stellt die automatische Check-In/Check-Out Funktion sicher, dass Ihre Kollegen während Ihrer Bearbeitung keine Änderungen am Dokument vornehmen können. So sind Sie vor einer doppelten Bearbeitung, nachträglichem Vergleichen und manueller Zusammenführung geschützt!

Übrigens: Der DokStore ist auf Deutsch und auf Englisch verfügbar.

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„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Fragen Sie mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“

Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte

Ihre Vorteile auf einen Blick

Mehr Effizienz

Ohne Zwischenspeichern werden Dokumente direkt in Ihrem DMS abgelegt. So sparen Sie Klicks, Zeit und damit auch Geld und steigern die Effizienz um bis zu 50%.

Vollständige Integration

Sie können in Microsoft Office erstellte Dokumente direkt im DMS archivieren und müssen für die Suche nach Dokumenten die Office-Anwendung nicht mehr verlassen.

Einfache Bedienung

Die gemeinschaftliche Bearbeitung ist dank einheitlicher Ablage und Versionierung unkompliziert möglich. Und das ohne Schulung und intensiver Einarbeitung.

Machen Sie sich ein Bild vom DokStore

Direkt aus der Microsoft Office Anwendung heraus können Sie im DMS nach dem benötigten Dokument suchen, ohne das Programm wechseln zu müssen.

Beim Ausfüllen der Daten zum Dokument unterstützt Sie der DokStore. Bereits im Vorfeld können Metadaten für bestimmte Dokumenttypen definiert und dadurch bei der Ablage dokumententypisch ausgefüllt werden.

Definierte Vorlagenfelder im Dokument werden durch intelligente Verknüpfung mit der Adressdatenbank direkt und automatisch richtig vorausgefüllt.

Ergänzende Infos

Produktinformation DokStore

Erfahren Sie alles über den DMSFACTORY DokStore als Verbindung zwischen Microsoft Office und Ihrem DMS.

Der DMSFACTORY EmailStore

Ergänzen sich perfekt: Der DMSFACTORY EmailStore und der DokStore. Erfahren Sie mehr über unseren EmailStore.

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