Die Verbindung zwischen Microsoft Office und Ihrem DMS

Der DMSFACTORY DokStore

Schluss mit dem Dokumenten-Chaos

Mit dem DMSFACTORY DokStore haben wir eine perfekte Verbindung zwischen den Microsoft Office Programmen und Ihrem Dokumentenmanagement-System geschaffen.

Sie kennen das sicher: täglich werden Rechnungen in Word verfasst, Präsentationen mit PowerPoint vorbereitet und Kalkulationen in Excel angelegt. Diese Dokumente werden lokal auf dem PC abgespeichert, bis sie per Hand in die Kundenakte oder Projektakte übertragen werden. Zur Zusammenarbeit an einem Dokument werden Kopien der Dateien als Anhang einer E-Mail versendet. Und für die verschiedenen Versionen einer Datei werden kreative Dateinamen erfunden, die keiner versteht – das Chaos ist also vorprogrammiert.

Selbst ein Dokumentenmanagement-System allein ist nicht immer die perfekte Lösung. Die Anwender müssen die erstellten Office-Dokumente manuell in das zentrale DMS überführen. Dafür müssen sie ein weiteres Programm öffnen, das Dokument vom lokalen Speicherort aus in das DMS importieren, die passenden Metadaten für die Ablage eingeben und das Dokument an der richtigen Stelle in der Struktur des DMS ablegen.

Mehr. Effizienz. Im Office.

Der DokStore erweitert die Office-Programme Word, PowerPoint und Excel um den direkten Zugriff auf Ihr Dokumentenmanagement-System. Das sogenannte AddIn fügt sich nahtlos in Ihre Microsoft Office-Umgebung ein. So haben Sie in Ihren Office-Anwendungen ein Fenster direkt in Ihr DMS und können die erstellten Dokumente, Präsentationen und Kalkulationen direkt dort ablegen, ohne ein weiteres Programm öffnen zu müssen.

Beim Ausfüllen der beschreibenden Metadaten eines abgelegten Dokumentes werden Sie vom DokStore unterstützt. Bereits im Vorfeld können Sie Metadaten für bestimmte Dokumenttypen definieren. Diese werden dann bei der Ablage eines Dokumentes vorausgefüllt. So nimmt Ihnen der DokStore eine Menge Fleißarbeit ab und vermeidet Tippfehler beim manuellen Eintragen! Auch Vorlagen können auf diese Weise auf Knopfdruck ausgefüllt werden.

Die Schnittstelle zwischen MS Office und Ihrem DMS

Direkt aus der Microsoft Office Anwendung heraus suchen Sie im DMS nach dem benötigten Dokument (Bild durch Klicken vergrößern).

Recherchieren Sie direkt in Microsoft Office

Mit dem DokStore können Sie Ihre Dokumente, die bereits in Ihrem DMS abgelegt sind, direkt aus der Office-Anwendung heraus suchen und zur weiteren Bearbeitung in das entsprechende Microsoft Office-Programm laden. Sämtliche Dokumente in z.B. Ihrer Kundenakte sind dateiunabhängig über die integrierte Suchfunktion direkt in der Office-Anwendung auffindbar. Das mühsame Hin- und Herklicken zwischen Microsoft Office-Programmen und Ihrem DMS entfällt somit vollständig.

Lassen Sie sich mithilfe dynamischer Nachschlaglisten für die Metadaten bei der Suche nach dem richtigen Dokument in Ihren Archiven unterstützen – so finden Sie noch schneller genau das, was Sie brauchen.

Effiziente Ablage spart Zeit und Geld

Das Zwischenspeichern Ihrer Dokumente entfällt bei der Verwendung vom DokStore. Durch den direkten Zugriff aus der Microsoft Office-Anwendung heraus auf das DMS nehmen Sie den Anwendern die Hürde, direkt das erstellte Dokument in das Dokumentenmanagement-System zu importieren, vermeiden Sie Zuordnungsfehler und minimieren das Risiko von Falschablagen. Die Ablagefunktionalität mit dem DokStore ist direkt in die gewohnte Microsoft Office Oberfläche integriert. Das macht die Nutzung des DokStores einfach und intuitiv – aufwändige Schulungen sind nicht nötig und die Akzeptanz der Anwender ist garantiert.

Sparen Sie Zeit und Geld
Einfache Zusammenarbeit an Dokumenten

Zusammenarbeit wird so einfach wie noch nie

Der DokStore unterstützt Sie bei der Kollaboration an Dokumenten. Durch die automatische Versionierung bei einer Änderung eines Dokumentes ist die aktuelle Version immer ersichtlich und Sie arbeiten so immer an der aktuellsten Version. Und wenn Sie ein Dokument gerade bearbeiten, stellt die automatische Check-In/Check-Out Funktion sicher, dass Ihre Kollegen während Ihrer Bearbeitung keine Änderungen am Dokument vornehmen können. So sind Sie vor einer doppelten Bearbeitung, nachträglichem Vergleichen und manueller Zusammenführung geschützt!

Übrigens: Der DokStore ist auf Deutsch und auf Englisch verfügbar.

DMSFACTORY Jörg Eckhard
Jörg Eckhard
Leitung Vertrieb

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Ihre Vorteile auf einen Blick

Vollständige Integration

Sie können in Microsoft Office erstellte Dokumente direkt in Ihrem DMS archivieren.

Direkte Suchfunktion

Für das Suchen nach Dokumenten müssen Sie Ihre Office-Anwendung nicht mehr verlassen.

Nahtloser Übergang

Ohne Zwischenspeichern werden Dokumente direkt in Ihrem DMS abgelegt.

Einfache Zusammenarbeit

Unkomplizierte gemeinschaftliche Bearbeitung dank einheitlicher Ablage und Versionierung.

Einfache Bedienung

So benötigen Sie und Ihre Mitarbeiter keine Schulungen oder intensive Einarbeitung.

Effizienzsteigerung

Sparen Sie Klicks, Zeit und damit auch Geld. Somit steigern Sie die Effizienz um bis zu 50%.

Machen Sie sich ein Bild des DokStores

Direkt aus der Microsoft Office Anwendung heraus können Sie im DMS nach dem benötigten Dokument suchen, ohne das Programm wechseln zu müssen.

Beim Ausfüllen der Daten zum Dokument unterstützt Sie der DokStore. Bereits im Vorfeld können Metadaten für bestimmte Dokumenttypen definiert und dadurch bei der Ablage dokumententypisch ausgefüllt werden.

Definierte Vorlagenfelder im Dokument werden durch intelligente Verknüpfung mit der Adressdatenbank direkt und automatisch richtig vorausgefüllt.

Ergänzende Infos

Produktinformation DokStore

Erfahren Sie alles über den DMSFACTORY DokStore als Verbindung zwischen Microsoft Office und Ihrem DMS.

Shortflyer DokStore

Laden Sie sich alle Informationen zum DMSFACTORY DokStore bequem als 2-seitige PDF herunter.

Der DMSFACTORY EmailStore

Ergänzen sich perfekt: Der DMSFACTORY EmailStore und der DokStore. Erfahren Sie mehr über unseren EmailStore.

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