Archiv, DMS, ECM -
Was ist der Unterschied?

Das Repertoire an Anwendungen, die Unternehmen bei der Verwaltung digitaler Dokumente unterstützen ist vielseitig und deckt mittlerweile jeden erdenklichen Anwendungsfall ab. Egal ob Archivsystem, Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder Enterprise-Content-Management-System (ECM) – Es gibt unzählige Möglichkeiten, die perfekte Grundlagen für das strukturierte, papierlose Arbeiten in Ihrem Unternehmen zu schaffen. Um einen Überblick über den Markt dieser digitalen Lösungen zu bekommen, erklären wir Ihnen heute, was der Unterschied zwischen einem Archivsystem, einem DMS und einem ECM ist und wieso die Begriffe keinesfalls synonym verwendet werden können!

Was ist ein Archivsystem?

Das Archiv ist ein Aufbewahrungsort, an dem Inhalte (primär Dokumente), die nicht mehr länger Bestand der alltäglichen Arbeit sind, abgelegt werden. Dieses Konzept sollte allen bekannt sein – immerhin existiert es bereits seit dem 15. Jahrhundert. Klingt veraltet, vor allem unter der Prämisse, dass die Digitalisierung heutzutage in den meisten Unternehmen dafür sorgt, dass der Papierverbrauch erheblich reduziert wird. Aus genau diesem Grund hat mittlerweile eine Alternative den Markt übernommen: das digitale Archivsystem. Aber was genau ist das?

Ein digitales Archivsystem ist eine Anwendung, die sich auf die dauerhafte und unveränderbare Speicherung von elektronischen Daten, Informationen und Dokumenten konzentriert. In der Regel werden vor allem rechtlich relevante und unternehmenskritische Inhalte wie Verträge, Personaldokumente und Steuerunterlagen archiviert, denn diese unterliegen strengen Aufbewahrungsfristen. Das Archivsystem sorgt also dafür, dass die Einhaltung der vorgegebenen Aufbewahrungsfristen allen weiteren rechtlichen Vorschriften entspricht.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz auch DMS genannt, ist ein digitales System, mit dem die Verwaltung elektronischer Dokumente geregelt wird. Darunter fallen unter anderem die Aufbewahrung, Verwaltung und Nachverfolgung besagter Dokumente. Ganz klassisch werden die zu verwaltenden Dokumente mit Hilfe eines Scanners digitalisiert und anschließend in das System eingepflegt. Oder aber sie wurden direkt digital erstellt und abgelegt – so wird der Scanprozess ganz einfach übersprungen.

Ein DMS sorgt also primär dafür, dass alle Dokumente innerhalb eines Unternehmens an einem Speicherort abgelegt werden. Zusätzlich ermöglicht es den NutzerInnen aber auch gesuchte Inhalte schnell zu finden, denn durch das strukturierte Ablagesystem und einfache Suchoptionen geht ein DMS noch mal weiter als nur die klassischen Ordnerstrukturen auf dem Desktop eines Rechners. 

Was ist ein Enterprise-Content-Managementsystem (ECM)?

Sie denken, das DMS ist fortschrittlich? Dann sollten Sie sich anhören, was ein Enterprise-Content-Management-System, oder auch ECM, alles kann! Denn dieses System ist noch eine ganze Nummer vielfältiger! Im Gegensatz zu einem DMS geht es hier nicht nur um die Verwaltung elektronischer Dokumente, sondern um die Geschäftsprozesse als Ganzes. Ein ECM fasst die Funktionsweisen eines Archivs und eines DMS zusammen und ergänzt sie durch die Abbildung ganzer Geschäftsprozesse. Hier steht plötzlich also nicht mehr nur die Digitalisierung, sondern auch die Automatisierung von Prozessen im Raum immer auch unter dem Aspekt der optimalen Abläufe. Denn das ECM bietet viele Hilfsmittel, mit denen sich digitale und automatisierte Prozesse spielend einfach optimieren lassen!

Alle Infos zu unserem ECM M-Files finden Sie hier

Fazit

Sie merken schon, die Anwendungsszenarien von digitalen Lösungen sind vielseitig und sehr individuell. Von der Archivierung, über den geregelten Zugriff auf elektronische Dokumente bis hin zur Automatisierung ganzer (Geschäfts-)Prozesse kann alles abgedeckt werden – und das vollkommen individuell auf die Bedürfnisse und Wünsche der Unternehmen abgestimmt.

Sie sind auf der Suche nach einer flexiblen Anwendung, die Ihren Anforderungen entspricht und möchten einen Überblick über all Ihre Möglichkeiten? Dann vereinbaren Sie doch einfach ein unverbindliches Beratungsgespräch mit einer/m unserer ExpertInnen!

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