Anwendungserweiterungen
Fluch oder Segen für die Grundanwendung?
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Egal ob das Spiel, das man aktuell ganz gerne spielt, das Bücherregal, in dem langsam der Platz knapp wird oder die neue Anwendung auf dem Arbeitsrechner, die tagtäglich zum Einsatz kommt – Erweiterungen gibt es in jeder Form und Farbe! Während bei einem Gesellschaftsspiel ein weiteres Kartenset hinzukommt und das Regal durch einen Aufsatz Stauraum für weitere Bücher bekommt, wird Software pro Erweiterung um weitere Funktionen bzw. Anwendungsfälle ergänzt.
Klingt im ersten Moment ziemlich praktisch und auch irgendwie unspektakulär: Ein Baukastensystem, das sich nach Belieben verändern lässt. Aber solche Erweiterungen können auch ganz schnell Zweifel aufwerfen. Dann kommen Fragen auf wie „Ist ein System, das durch separate Erweiterungen ergänzt werden muss, überhaupt qualitativ hochwertig?“ Oder: „Verleiten die Möglichkeiten der Erweiterung nicht vielleicht sogar dazu, die Software zu überladen und einen digitalen Overload herauszufordern?“
Genau mit diesen Fragen räumen wir in diesem Artikel in Bezug auf das Thema Enterprise-Content-Management-Systeme auf.
Der Grundbaustein: Das Enterprise-Content-Management-System (ECM)
Mit einem greifbaren Beispiel für Anwendungserweiterungen lassen sich die Vor- und Nachteile der Vorgehensweise á la Baukasten besser nachvollziehen. Hierfür schauen wir uns das Enterprise-Content-Management-System (ECM) und seine Funktionsweisen genauer an!
Disclaimer: Nicht jedes ECM ist gleich aufgebaut. Wir gehen für dieses Beispiel von den Möglichkeiten und der Funktionsweise des von uns vertriebenen Produktes M-Files aus. Sie kennen M-Files noch nicht? Dann finden Sie hier alle relevanten Informationen.
Ein ECM ist ein System, das der Erfassung, der sicheren Speicherung und der Bereitstellung von Daten, Informationen und Dokumenten im Arbeitsalltag dient. Es ist der zentrale Speicherort für sämtliche im Unternehmen vorhandene Dokumente und Informationen (Single Source of Truth). Das wichtigste Element eines ECM: Die Möglichkeit der Prozessautomatisierung! Durch definierte Workflows werden Prozesse angestoßen und automatisch abgewickelt. Und genau hier kommen die Erweiterungen zum Einsatz!
Die Erweiterung: Eingangsrechnungsverarbeitung
Im Falle der Eingangsrechnungsverarbeitung ergänzt die Erweiterung das Grundsystem M-Files um einen weiteren Anwendungsfall – die Erfassung und Bearbeitung von eingehenden Rechnungen.
Die Eingangsrechnung trifft in Ihrem Unternehmen ein. Entweder wurde sie bereits digital übermittelt oder sie liegt nach dem Scannen der papierbasierten Version digital vor. Durch eine KI-gestützte Dokumentenerfassung werden die Rechnungsdaten dann ausgelesen und automatisiert in das System übernommen.
Bereits dieser Workflow ist eine Erweiterung Ihres Standardsystems – aber es geht noch besser! Beispielsweise erleichtern optimierte Benutzeroberflächen das Bearbeiten von Metadaten und andere Erweiterungen wie unsere DMSFACTORY ContextView ermöglichen Ihnen die Erstellung von Buchungszeilen direkt im System. Und das sind nur zwei der vielfältigen Erweiterungen, die in diesem Bereich möglich sind.
Wenn Sie an der digitalen Abbildung der Eingangsrechnungsverarbeitung interessiert sind, müssen Sie also zuerst M-Files als Grundsystem in Ihr Unternehmen einführen und anschließend den entsprechenden Workflow (hier die Eingangsrechnungsverarbeitung) einrichten. Um den Workflow dann individuell an die eigenen Arbeitsschritte und -gewohnheiten anpassen zu können, lassen sich detaillierte Erweiterungen wie die beiden Beispiele von oben und noch viele mehr in den Workflow integrieren. Ziel des Ganzen ist es, den gesamten Prozess einfacher und intuitiver zu gestalten.
Skepsis und Hindernisse
Bei so vielen Optimierungsmöglichkeiten gibt es selbstverständlich auch Herausforderungen und Risiken, die es zu beachten gilt – so beispielsweise der digitale Overload
Was ist der digitale Overload
Der sogenannte Digital Overload ist eine digitale Reizüberflutung, die dafür sorgt, dass Menschen mit der bzw. durch die Nutzung von digitalen Medien und Anwendungen überfordert sind.
Für solch eine Reizüberflutung gibt es verschiedene Ursachen:
- Eine überdurchschnittlich hohe Datenflut: In einer riesigen Menge aus Daten, die Informationen zu finden, die akut gesucht werden, ist eine große Herausforderung, die durch die Nutzung des Internets heutzutage zum Alltag zählt. Ein digitaler Overload ist also gar nicht so unwahrscheinlich.
- Zu viele Kommunikations- und Informationswege: Gibt es zu viele Möglichkeiten, die relevanten Informationen zu finden oder die passenden Personen so schnell und effizient wie möglich zu erreichen, fällt die Entscheidung für den passenden Kommunikations- bzw. Informationsweg schwer.
- Hohes Ablenkungspotenzial und erforderliche Multitaskingfähigkeiten: Durch die vielen Einflüsse (besonders bei der Nutzung mehrerer Bildschirme gleichzeitig) ist es notwendig, multitaskingfähig zu sein. Ist das nicht der Fall, sorgen die vielen Reize, die parallel auf uns Einfluss nehmen für ein hohes Ablenkungsrisiko.
Das, was solch einen digitalen Overload zusätzlich begünstigt, ist die sogenannte Bloatware. Unter diesen Begriff fällt Software, die so mit Funktionen, die AnwenderInnen nicht benötigen, überladen ist, dass sie unübersichtlich, langsam und eher hinderlich als hilfreich ist.
Ist Ihre Anwendung also mit zu vielen Funktionen, die Sie überhaupt nicht benötigen, überladen, sorgt das zum einen für massive Überforderung aber auch auf technischer Ebene für Einbuße. Wenn Sie Ihre Grundanwendung also mit unzähligen Erweiterungen bestücken, die Sie im Arbeitsalltag überhaupt nicht brauchen – und das nur, um in der Zukunft immer auf alle Eventualitäten vorbereitet zu sein – überwiegen die oben genannten Nachteile des digitalen Overloads definitiv.
Mehr Informationen über das Phänomen des digitalen Overloads finden Sie in unserem Blogartikel Der digitale Overload - Vor lauter Tools kein Land in Sicht
Schlanke Software trotz Erweiterungen
Das Gegenteil von Bloatware wird als schlanke Software bezeichnet. Darunter fallen also alle Anwendungen, deren grundlegende Funktionalität auf das notwendige Minimum begrenzt ist. Wenn Sie also darauf achten, Bloatware zu vermeiden und nur die grundlegende Software mit den Anwendungserweiterungen nutzen, die Sie in Ihrem Arbeitsalltag auch wirklich benötigen, profitieren Sie von diesen Vorteilen:
Flexibilität und Skalierbarkeit
Lässt sich die grundlegende Funktionalität Ihres Hauptsystems mit Hilfe der passenden Schnittstellen und Erweiterungen ausbauen, sorgt das für ein hohes Maß an Flexibilität und Skalierbarkeit. So kann die Anwendung individuell an Ihre Bedürfnisse, Wünsche und Arbeitsweise angepasst werden, ist gleichzeitig aber in der Basis schlank und agil. Die Möglichkeit, in Zukunft auf alle Eventualitäten vorbereitet zu sein, ist so eher gegeben als durch die Verwendung von Bloatware.
Übersichtlichkeit für eine schnelle und einfache Anwendung
Durch die Übersichtlichkeit der schlanken Software ist eine intuitive, schnelle und effiziente Handhabung kein Problem mehr. Die Einführung neuer Mitarbeitenden in das System wird vereinfacht und alle Prozesse, die durch das System begleitet oder unterstützt werden, werden automatisch mit optimiert. Das spart Ihnen sowohl Zeit als auch Geld.
Fazit
Die Möglichkeit, bewusst und gezielt Erweiterungen einzusetzen, um die Grundfunktionalität Ihres Hauptsystems an die eigenen Anforderungen anzupassen, bringt viele Vorteile mit sich. Von diesen sollten Sie definitiv profitieren und daher keine Hemmungen haben, Ihr System flexibel an die eigenen Bedürfnisse anzupassen! Vielmehr geht es bereits im Voraus darum, das nahezu perfekte schlanke System auszuwählen. Im nächsten Schritt die Erweiterungen an die Individualabläufe anzupassen, ist dann das i-Tüpfelchen und schützt Sie davor, ein viel zu teures System mit Bloatgefahr zu verwenden. Mit einer verantwortungsvollen und bedachten Auswahl an Erweiterungen können Sie Ihre Geschäftsprozesse im perfekten Maß optimieren.
Achtung!
Nur, weil Ihr Hauptsystem durch Erweiterungen optimiert werden kann, bedeutet das nicht gleich, dass es alleinstehend unpassend oder schlecht ist. Die Grundfunktionalität bleibt die gleiche – egal ob mit oder ohne Erweiterungen. Im Gegenteil: ein System, was bereit ist, zu einem späteren Zeitpunkt flexibel auf (manchmal erst dann aufkommende) Anforderungen zu reagieren, ist ein von Anfang an sehr gut durchdachtes System. Zusätzliche Anpassungen sorgen nämlich lediglich dafür, dass das volle Potenzial des Systems im eigenen Unternehmen ausgeschöpft werden kann. So werden beispielsweise ECM-Systeme durch Erweiterungen auf spezifische Anwendungsbereiche oder verschiedene Branchen zugeschnitten.
Unser Portfolio an M-Files Erweiterungen
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- Teilen Sie uns gerne im Formular oder im Nachgang per E-Mail Ihre Fragen, Problemstellungen oder Erwartungen mit. So können wir uns bestens auf Ihre Anforderungen vorbereiten.
- Dann müssen Sie lediglich zu dem vereinbarten Termin telefonisch erreichbar sein. Sie brauchen nichts weiter vorzubereiten.
Selbstverständlich behandeln wir alle Daten streng vertraulich gemäß unserer Datenschutzerklärung.
Sie gehören zu den Kurzentschlossenen und möchten am liebsten jetzt gleich beraten werden? Dann rufen Sie uns einfach an: +49 6074 86546-222.
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