Die ContextView für Buchungen in M-Files

Für mehr Effizienz bei der Anzeige & Bearbeitung verbundener Objekte

Objekte in M-Files verbinden

Durch seine metadatenbasierte Funktionsweise ist das Enterprise-Content-Management-System M-Files bekannt dafür, einzelne digitale Objekte spielendleicht in Beziehung zueinander setzen zu können.

Was genau sind Metadaten?

Metadaten geben Auskunft über alle relevanten Eigenschaften eines Dokumentes, einer Datei oder eines Bildes. In der sogenannten Metadatenkarte lassen sich folgende Informationen hinterlegen:

  • Titel
  • Erstellungsdatum
  • Dateigröße
  • Rechtliche Rahmenbedingungen, die für die entsprechenden Inhalte gelten
  • Zugriffsberechtigungen
  • Änderungen, die an den Inhalten vorgenommen wurden (mit Zeitstempel und Nennung der AutorInnen)

Mit Hilfe dieser Metadatenkarte lassen sich verschiedene Objekte in M-Files verknüpfen. Aber was genau hat das alles mit der DMSFACTORY ContextView zu tun?

Die User Interface Erweiterung für M-Files

In M-Files ist die gleichzeitige Bearbeitung von solchen in Eltern-Kind-Beziehung stehenden Objekten nicht so einfach möglich, denn die Arbeit wird durch viele Objektwechsel erschwert.

Genau hier setzt die DMSFACTORY ContextView an: Die Erweiterung der Anwenderoberfläche von M-Files bringt Übersicht, Ruhe und Effizienz in die Arbeit mit in Eltern-Kind-Beziehung stehenden Objekten. Mit ihr können Sie jegliche 1:n-Beziehungen abbilden, Objekte in ihrem Kontext anzeigen und sie bearbeiten, ohne den Kontext zu verlassen. Dabei ist sowohl eine direkte als auch eine indirekte Referenzierung möglich.

Mit unserer Erweiterung müssen Sie den Kontext des zu referenzierenden Objektes nicht mehr verlassen, sondern können sich die Metadaten oder die Vorschau des Dokumentes einsehen und gleichzeitig in der ContextView das neue Objekt, wie z.B. eine Buchungszeile, erstellen. Bei bestehenden Objekten können Sie direkt in der ContextView alle Inhalte und Metadaten bearbeiten. Beim Erstellen eines neuen Objektes unterstützen Sie bei Bedarf vorab definierte Auswahllisten (z.B. Kostenstellen). Diese sind ebenso durchsuchbar. Und auch das automatische Vorausfüllen von Inhalten oder das Setzen von default-Werten auf Basis des erstellten Objektes ist möglich. Beim Speichern des neuen Objektes wird es automatisch auf die Pflichtfelder und die weitere Konsistenz geprüft.

Die ContextView spielt ihre Stärke auch im Rahmen von Workflow aus. Abhängig vom Workflow-Status des Mutter-Objektes kann definiert werden, ob die referenzierten Kind-Objekte erfasst oder bearbeitet werden können, ob sie nur gelesen werden können oder ob sie gar ausgeblendet sind. Die ContextView unterstützt hiermit das Need-To-Know Prinzip.

Als Erweiterung des User Interface von M-Files wird sie von unseren KundInnen häufig für die Buchung von eingehenden Rechnungen eingesetzt, ist aber für verschiedene weitere Anwendungsfälle frei konfigurierbar. So unterstützt Sie die DMSFACTORY ContextView bei der täglichen Arbeit dabei, Ihre Aufgaben nicht nur effizienter, sondern auch sicherer zu bewältigen!

Maximale Flexibilität

Die ContextView ist hochgradig flexibel und anpassbar. Sie fügt sich sowohl optisch als auch funktional nahtlos in Ihre M-Files Umgebung ein und das sowohl in der Desktop- als auch in der Web-Anwendung. Die vielfältigen Einstellungen können Sie direkt in Ihrem M-Files AdminTool vornehmen.

In der ContextView lassen sich die Informationen in verschiedenen Formaten eingeben: einzeiliger und mehrzeiliger Text, einfache und mehrfache Auswahllisten, Datum, Uhrzeit, Zeitstempel, ganze Zahlen, reelle Zahlen, Währung und Boolesche Werte (Ja/Nein Checkboxen). Bei der Darstellung der Werte orientiert sich die ContextView an der Einstellung des jeweiligen Computers.

Gestalten Sie den unteren Bereich der ContextView flexibel. Hier können Sie eine automatische Berechnung der Summe einstellen, einen festen Vergleichswert anzeigen lassen, oder jegliche andere Werte definieren.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Der Einsatz einer digitalen Dokumentenmanagementlösung wie dem Enterprise-Content-Management-System M-Files sorgt nicht nur dafür, dass Ihre Geschäftsprozesse digital abgebildet werden. Sie optimiert und automatisiert diese zusätzlich, sodass Sie während Ihrer Arbeit stets die Möglichkeit haben, flexibel und effizient zu agieren. In Kombination mit unserer M-Files Erweiterung DMSFACTORY ContextView schöpfen Sie das volle Potenzial aus Ihrem System. Überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen, die der Einsatz der Anwendung in Ihrem Unternehmen hat: 

Mehr Effizienz

Mit der DMSFACTORY ContextView lassen sich Objekte, die in M-Files in einer Eltern-Kind-Beziehung stehen, in einer Anzeige abbilden und gleichzeitig bearbeiten. So haben Sie immer ohne großen Aufwand den aktuellen Überblick über alle Daten sowie deren Eigenschaften.

Weniger Klicks

Mit der ContextView sorgen Sie für eine signifikante Reduzierung der Objektwechsel und Desktop Aktualisierungen. Das erspart Ihnen nicht nur Zeit, sondern reduziert die Fehlerquote beim Anpassen von Werten zusätzlich auf ein Minimum.

Maximale Flexibilität

Von der Rechnungsverarbeitung bis zur Gerätedisposition und viele mehr: die ContextView lässt sich frei konfigurieren. So deckt sie die mehrere Anwendungsbereiche ab und ermöglicht es Ihnen, bei Ihrer Arbeit zu jeder Zeit flexibel und agil vorzugehen.

Anwendungsfall Eingangsrechnungsverarbeitung

Für die Erstellung von Buchungszeilen ohne die ContextView musste man bislang zwischen der Vorschau der Rechnung und den Metadaten der Buchungszeilen hin- und herwechseln, da die Positionen nur über die Metadaten geändert werden konnten.

Doch durch die Nutzung der DMSFACTORY ContextView können Sie bequem die Rechnung im Vorschau-Fenster öffnen, parallel mit nur wenigen Klicks die Buchungszeilen eintragen und diese automatisch mit der Rechnung verknüpfen, ohne den Kontext wechseln zu müssen. Beim Anlegen der Buchungszeilen errechnet die ContextView automatisch den Restbetrag der Rechnung und belegt die entsprechende Position bei Bedarf automatisch vor.

Die ContextView liefert Ihnen bis zu 5 Listen mit wertvollem Kontext gleichzeitig. Neben den Buchungszeilen zur Kontierung können Sie auch Lieferscheine, frühere Rechnungen, Ansprechpartner mit deren Kontaktdaten und ausgewählte Daten anderer mit dem Beleg verknüpfter Objekte kinderleicht im Kontext nutzen.

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Video: Die ContextView für die Buchung von Buchungszeilen in der Eingangsrechnungsverarbeitung

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Video: Die ContextView für die Disposition von Objekten in M-Files

Anwendungsfall Gerätedisposition

Für die Disposition von Geräten, wie zum Beispiel bei der internen Ausleihe von Hardware oder bei der Planung der Verteilung von Maschinen auf verschiedenen Baustellen, haben wir ein besonderes Feature entwickelt. In der Kalenderansicht sehen Sie auf einen Blick, wann das Gerät bereits verplant ist. In der ContextView können Sie sich gleichzeitig die Buchungen ansehen, direkt eine neue Buchung vornehmen und diese mit dem Gerät verknüpfen. Das geht selbstverständlich auch für die Planung von MitarbeiterInnen, Räumen und sämtlichen weiteren Objekten, die Sie in M-Files anlegen können.

Das sagt unser Kunde Graphax zur ContextView

„Durch den Einsatz der DMSFACTORY ContextView sparen wir bei der Buchung von eingehenden Rechnungen in M-Files enorm viel Zeit. Das Addon hat uns nicht nur die Fehleranfälligkeit bei den Buchungen gesenkt, sondern bietet durch das Einsparen aufgrund von mühseligem händischen Abgleichen der Inhalte auch freigewordenes Potential, was wir anderweitig sinnvoll nutzen können. Durch die konforme Ansicht stellt es alles auf einen Blick dar."

Sie möchten mehr erfahren?

„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“

Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte

Machen Sie sich ein Bild von der ContextView

In der DMSFACTORY ContextView, links unten im Bild, können Sie ganz bequem die Buchungszeilen der Kreditorenrechnung eintragen.

Nach erfolgter Eintragung der Buchungszeile wird diese automatisch der Rechnung zugewiesen.

Hier sehen Sie die Metadaten der Rechnung. Der Mehrwertsteuer-Satz kann automatisch in die Buchungszeilen übernommen werden.

Die Metadatenkarte der Context-Zeile wird Ihnen ganz praktisch in einem separaten Viewer angezeigt.

Download-Icon

Testen Sie die ContextView 30 Tage kostenlos & unverbindlich

Füllen Sie einfach das Formular auf unserer Download-Seite aus. Wir antworten Ihnen umgehend.

Häufig gestellte Fragen zur DMSFACTORY ContextView

Sie möchten mehr Informationen zu unserer DMSFACTORY ContextView?
Die meistgestellten Fragen haben wir Ihnen hier zusammengestellt und beantwortet. Sollten Sie dennoch Fragen haben, die wir hier nicht beantworten, dann senden Sie uns jederzeit eine Anfrage über unser Kontaktformular oder rufen Sie uns an unter der Telefonnummer +49 6074 86546-0

Mit der DMSFACTORY ContextView ist es Ihnen möglich, mit einem Objekt verknüpfte Datenobjekte in Listenform mit ihren Eigenschaften zu bearbeiten, ohne die Ansicht des Kontexts des Ursprungsobjektes zu verlassen. So können Sie beispielsweise Buchungszeilen von Rechnungen bearbeiten, ohne den Rechnungskontext verlassen zu müssen, was wiederum die Arbeit an mehreren Monitoren übersichtlicher gestaltet.

Das M-Files Standardsystem bietet keine vergleichbare Funktionen zu dieser Erweiterung.

Um die DMSFACTORY ContextView nutzen zu können, wird mindestens .Net Framework 4.5 vorausgesetzt. Ihr M-Files Server muss mindestens die Version 20.5 haben.

Bei der Erscheinung eines neuen Updates für Ihre DMSFACTORY ContextView erhalten Sie vorab einen Newsletter von uns. In diesem zeigen wir Ihnen alle Neuerungen und Veränderungen, die das Update mit sich bringt und stellen Ihnen den Link zum Download der neuen Version zur Verfügung. Zusätzlich erhalten Sie detaillierte Release Notes und ein Handbuch zu Ihrem Produkt. 

Sie haben Schwierigkeiten, Ihre ContextView zu installieren, bzw. die aktuelle Version herunterzuladen? Kein Problem, denn über den Link, den Sie in unserem letzten ContextView Newsletter erhalten haben, gelangen Sie zu einem Tutorial, das Ihnen die Installation des Produktes genaustens erklärt. 

Grundsätzlich gilt jedoch immer: Kontaktieren Sie uns bei Fragen gerne auf gewohntem Wege, sodass wir Ihnen mit Rat und Tat zur Seite stehen können!

Ergänzende Informationen

Produktinformation M-Files Erweiterungen

Laden Sie sich alle Informationen zu unseren M-Files Erweiterungen bequem als PDF herunter.

Kostenloses Online-Seminar mit der ContextView

Erfahren Sie, wie Sie die ContextView bei der Automatisierung Ihres Rechnungseingangs unterstützt.

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Sie nutzen noch kein M-Files?

Das KI-gestützte Enterprise-Content-Management-System M-Files unterstützt Sie beim digitalen Dokumentenmanagement. Es dient als zentrale Lösung zur Digitalisierung, Verwaltung, Bearbeitung und Bereitstellung, sowie Archivierung Ihrer digitalen Dokumente. Mit einer suchmaschinenähnlichen Suchfunktion finden Sie in M-Files alle Informationen spielendleicht und ohne im Chaos zu versumpfen.

Sie nutzen noch nicht das Enterprise-Content-Management-System M-Files, möchten Ihre Akten aber trotzdem digitalisieren? Kein Problem, im Folgenden haben wir Ihnen die wichtigsten Inhalte rund um M-Files und seine Vorteile und Möglichkeiten zusammengestellt:

M-Files Online

Verschaffen Sie sich jetzt einen Überblick über die wichtigsten Funktionen des digitalen Dokumentenmanagements mit dem Standardsystem M-Files Online und profitieren Sie vollumfänglich von allen genannten Vorteilen.

M-Files Erweiterungen

Das M-Files Standardsystem bietet eine umfangreiche Grundlage für Ihr Dokumentenmanagement. Durch unsere zahlreichen Erweiterungen lässt sich das ECM individuell auf Ihre Prozesse und Bedürfnisse anpassen.

M-Files Testversion

Sie haben sich bereits über alle Funktionen und Vorteile von M-Files informiert und möchten das System in Ihrem alltäglichen Umfeld auf Herz und Nieren prüfen? Dann laden Sie sich jetzt die kostenlose Testversion herunter.

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