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Papierlos im Büro

Warum Papier außerhalb des Büros besser aufgehoben ist

Was stellen Sie sich vor, wenn von einem „klassischen Bürojob“ die Rede ist? Die meisten denken wohl an einen 9-to-5-Job, der aus E-Mails schreiben, telefonieren und dem Erstellen, Drucken, Bearbeiten, Unterschreiben, Kopieren und Archivieren von Dokumenten besteht. Da liegt die Assoziation mit Papierbergen auf dem Schreibtisch, vollen Aktenschränken und langen Wartezeiten am Kopierer auch nicht fern.

In diesem Artikel beschäftigen wir uns damit, was Papier ist, wieso es außerhalb Ihres Büros besser aufgehoben ist und wofür Sie es stattdessen verwenden können.

Was ist Papier?

Der Begriff „Papier“ kommt von dem lateinischen Wort „papyrus“ oder auch dem altgriechischen Wort „pápyros“. Er beschreibt glattes Material, das „aus Pflanzenfasern durch Verfilzen und Verleimen“ hergestellt und „vorwiegend zum Beschreiben und Bedrucken oder zum Verpacken gebraucht wird“. Diese Pflanzenfasern werden aus Holz und anderen Pflanzenteilen gewonnen.

Heutzutage spielt auch das Recycling von Altpapier eine große Rolle bei der Herstellung von neuem Papier. Im Jahr 2023 lag der Altpapieranteil an der inländischen Papierproduktion bereits bei 83% (2019 waren es 78%).

Recyclingpapier kann bis zu sieben Mal wiederverwendet werden und benötigt gegenüber der Herstellung von neuem Papier weniger Energie und Rohstoffe. Für ein Päckchen Kopierpapier mit 500 Blatt DIN A4 (ca. 2,3 kg) benötigt man 7,5 kg Holz, 130 Liter Wasser und 26,8 kWh Energie. Dieselbe Menge Recyclingpaper benötigt bei der Herstellung bis zu 60% weniger Energie und sogar bis zu 70% weniger Wasser.

Tipp: Das Siegel „Der Blaue Engel“ ist laut Umweltbundesamt das einzige überzeugende Siegel für Papier, das zu 100% aus Altpapier besteht.

Papier wird meist zum Schreiben, Drucken oder Verpacken genutzt. Dabei merkt man schnell: Papier ist nicht gleich Papier. Es gibt tausende Papiersorten: grafisches Papier wie Druckpapier und Verpackungspapier für Kartons, aber auch Hygienepapier wie Taschentücher und viele Spezialpapiere beispielsweise für Banknoten. Innerhalb dieser Papiersorten unterscheidet man wiederum nach Dicke, Farbe, Größe und vieles mehr. Pappe hat zum Beispiel laut DIN 6730 ein Gewicht von mehr als 225g pro Quadratmeter – Papier zwischen 7g und 225g.

Der Papierverbrauch in deutschen Büros

Deutschland zählt zu einer der Spitzenreitern der G20-Staaten (Zusammenschluss der zwanzig wichtigsten Industrie- und Schwellenländern) in Sachen Papierverbrauch und das, obwohl wir so viel auf die Digitalisierung setzen. Im Jahr 2023 lag der Papierverbrauch pro Kopf in Deutschland bei 175,6 Kilogramm. Beruhigend ist dabei, dass in deutschen Büros immer weniger gedruckt wird. So ergab eine Bitkom-Studie, dass 82 % der Unternehmen weniger drucken als vor 5 Jahren.

Hauptgründe für das Drucken bleiben:

  • als Sicherheitskopie (48 %)
  • aus Gewohnheit (42 %)
  • weil es bestimmte Arbeitsschritte erfordern (37 %)
  • Mitarbeitende kommen besser damit klar (20 %)
  • zur Archivierung, für Präsentationen oder Meetings (14 %)
  • um rechtliche Vorgaben zu erfüllen (10 %)
  • um Abhängigkeiten von digitalen Systemen (z.B. bei Stromausfällen) zu vermeiden (7 %)
  • fehlendes Know-how (6 %)

Mit dem Generationenwechsel wird sich in Zukunft vermutlich vor allem das Drucken aus Gewohnheit ändern, denn Papier gehört für die heranwachsenden Generationen nicht mehr zwingend ins Arbeitsleben. Ein Dokument oder eine E-Mail auszudrucken, um damit zu arbeiten, kommt für sie schon aus purer „Nicht-Gewohnheit“ nicht in Frage.

Was bedeutet es, papierlos zu arbeiten?

Bei der papierlosen Arbeit verläuft sämtliche Kommunikation elektronisch und vielfältige Software-Lösungen machen ein Drucken von Dokumenten überflüssig. Dokumente, die doch noch in Papierform im Unternehmen eintreffen, werden digitalisiert und anschließend gemeinsam mit den bereits digital vorliegenden Unterlagen verwaltet.

Die Ziele des papierlosen Büros sind vielfältig:

  • Ökologisch: Ressourcen schonen und zum Umweltschutz beitragen
  • Ökonomisch: Schnell, sicher und transparent arbeiten für maximal effiziente Prozesse

So können Sie Papier stattdessen verwenden

Es gibt außerdem Menschen, die auch weiterhin sehr gerne ein Buch in der Hand halten, statt auf einem eBook-Reader zu lesen. Gleiches gilt für Zeitungen und Zeitschriften.

An manchen Stellen können und sollten wir also nicht auf Papier verzichten. Denn letztendlich ist Papier immer noch besser als Plastik und bildet einen gewissen Grad an „Wohlfühlen“ ab. Wir sollten unseren Papierverbrauch zwar überdenken, aber nur, wenn die Alternative auch Sinn ergibt.

Fazit

Fangen Sie an und…

  • …stellen Sie Ihre Rechnungen, Formulare und den Briefverkehr auf online Alternativen um
  • …denken Sie nach, bevor Sie Dokumente direkt ausdrucken
  • …improvisieren Sie bei der Wahl Ihrer Notizzettel (z.B. mit alten Briefumschlägen)
  • …legen Sie Bücher in den Bücherschrank, bevor Sie sie wegschmeißen
  • …überlegen Sie, wie Sie Ihren Papierverbrauch auch weiterhin auf ein Minimum reduzieren können!

Denn: gerade im Arbeitsleben ist das Papier doch an vielen Stellen ohne Einbußen ersetzbar und die Nutzung dadurch vermeidbar. Und das Beste daran: Sie profitieren von besserer Verfügbarkeit der Dokumente und Informationen, Sie optimieren Prozesse und vieles mehr.

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