Was war nochmal eine Aufbewahrungsfrist?

Veröffentlicht am 15.06.2022

In unserem Arbeitsalltag begleiten uns einige gesetzliche Vorschriften, deren Einhaltung auf den ersten Blick schwierig erscheinen – so auch die unterschiedlichsten Arten von Aufbewahrungsfristen. In diesem Artikel geben wir Ihnen allgemeine Informationen zu den wichtigsten Aufbewahrungsfristen und Tipps, wie Sie diese problemlos einhalten können.

Disclaimer: Alle rechtlichen Angaben sind ohne Gewähr.

Aufbewahrungsfrist – was ist das?

Eine Aufbewahrungsfrist schreibt vor, wie lange bestimmte Unterlagen und Dokumente unter welchen Bedingungen aufbewahrt werden müssen. Diese Bedingungen werden in Deutschland maßgeblich im Steuer- und Handelsrecht geregelt. Wie lange welches Dokument aufbewahrt werden muss, hängt hauptsächlich von der Dokumentenart ab. So unterscheiden sich beispielsweise die Fristen für Angebote von denen für Jahresabschlüsse. Durch das Einhalten der Aufbewahrungsfristen wird gewährleistet, dass alle relevanten Dokumente noch vorhanden und zugänglich sind, falls vor der Verjährung noch beispielsweise Ansprüche geltend gemacht oder Informationen für Steuerprüfungen benötigt werden.

Welche Aufbewahrungsfristen gibt es?

Die wichtigsten Dokumente unterscheiden sich wie folgt in der Dauer der Aufbewahrungsfrist: Bei Ausnahmen wie Handakten abgeschlossener Aufträge, sowie empfangene und abgesandte Handelsbriefe greift die sechsjährige Aufbewahrungsfrist. Bei den meisten Dokumenten beträgt die Aufbewahrungsfrist jedoch zehn Jahre. Zu dieser Art von Dokumenten gehören unter anderem Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Jahres- oder Einzelabschlüsse, Inventar- und Lagerberichte, sowie Handelsbücher, Konzernlageberichte und -abschlüsse, Organisationsunterlagen wie Arbeitsanweisungen und sonstige Buchungsbelege.

Bewerbungsunterlagen müssen nur sechs Monate lang aufbewahrt werden.

Es gibt aber auch Dokumente, die rund 30 Jahre oder gar ein Leben lang aufbewahrt werden sollten. Dazu gehören neben Urteilen, Mahnbescheiden und Prozessakten ebenfalls ärztliche Gutachten, Urkunden und Zeugnisse.

Das Archivierungssystem: Papier vs. digital

Wenn es um das Archivieren Ihrer Unterlagen geht, sollten Sie eine einheitliche Ablagestruktur verfolgen. Nur so können Sie die fehlerfreie Archivierung und die damit einhergehende Sicherheit Ihrer Daten garantieren. Dafür müssen Sie sich entscheiden: wollen Sie Ihre Daten in Papierform oder digital archivieren? Um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, haben wir für Sie alle wichtigen Vor- und Nachteile beider Archivierungsmöglichkeiten zusammengefasst.

Archivieren in Papierform

Vorteile:

  • Sie haben die vollkommene Kontrolle über alle Prozesse, da nichts automatisiert abläuft.
  • Sie sparen sich die Zeit und das Geld, neue elektronische Hilfsmittel einzuführen.
  • Einige Dokumente sind nur in Originalform rechtsgültig. Somit reicht es nicht aus sie digital zu archivieren.

Nachteile:

  • Die Fehlerquote ist höher als bei automatisierten Prozessen.
  • Dokumente können falsch abgelegt werden, was zu langen Suchprozessen führen kann.
  • Es werden Papierarchive benötigt, durch die neben Materialkosten auch Mietkosten entstehen.
  • Sie verbrauchen viel Papier, was nicht nur kostenintensiv, sondern auch keineswegs umweltschonend ist.
  • Sollte sich der Standort Ihres Papierarchivs außerhalb des Unternehmens befinden, haben Sie die Dokumente nicht sofort griffbereit.
  • Externe Risiken wie Brand- oder Wasserschäden gefährden die Sicherheit Ihrer Daten.

Digitales Archivieren

Vorteile:

  • Durch den Wegfall von Papierarchiven sparen Sie nicht nur Materialkosten sondern auch Platz und damit auch Mietkosten.
  • Die meisten Dokumente werden bereits digital erstellt und versendet. Durch das digitale Archivieren werden Fehler und Medienbrüche vermieden.
  • Die Kosten der Einführung werden durch die zeiteffizientere Arbeit schnell wieder ausgeglichen.
  • Durch den zentralen Speicher sind alle Dokumente zu jeder Zeit zugänglich – egal von wo aus Sie darauf zugreifen möchten.

Nachteile:

  • Die Einführung einer digitalen Archivierungslösung ist zeitintensiv und kostet Geld.

Sichere Archivierung: An was müssen Sie sich noch halten?

Neben den Aufbewahrungsfristen müssen Sie sich für eine sichere Archivierung noch an folgende Vorschriften halten:

Die Dokumente müssen unveränderbar aufbewahrt werden. Sollten Änderungen vorgenommen werden, müssen diese nachvollziehbar dokumentiert werden. Außerdem sollten alle Dokumente eindeutig identifizierbar archiviert werden, sodass sie schnell auffindbar sind, wenn sie benötigt werden. Um die Sicherheit der Daten garantieren zu können, dürfen nur berechtigte Personen Zugriff auf archivierte Dokumente haben. Stellen Sie also sicher, dass Ihr Archivierungssystem die Möglichkeit bietet, Zugriffsrechte oder im Falle eines Papierarchives Zugangscodes, -karten oder Schlüssel zu verteilen, um die Inhalte zu schützen.

Das Vernichten der Dokumente ist ebenfalls streng geregelt und darf erst erfolgen, wenn die Frist abgelaufen ist. Da die Daten in den archivierten Dokumenten meist vertraulich sind, sollten Sie die Dokumente ordnungsgemäß, am besten mit Hilfe eines Aktenvernichters, entsorgen. Landen Papierdokumente einfach so im Papiermüll, können sie später abgegriffen werden und die darin enthaltenen Daten in die falschen Hände gelangen. Zudem sollten alle MitarbeiterInnen, die in den Archivierungsprozess involviert sind, über jeden Arbeitsschritt und jede greifende Richtlinie Bescheid wissen.

Unsere Lösung

Für die einfache Einhaltung der Aufbewahrungsfristen haben wir eine digitale Lösung entwickelt, die Ihnen den Arbeitsalltag um einiges erleichtern kann – natürlich nur, wenn Sie sich für die digitale Archivierung entscheiden.

Unser RetentionScheduler für M-Files greift Ihnen bei der Einhaltung der Aufbewahrungsfristen jeglicher Inhalte in M-Files unter die Arme. In ihm können Sie Regeln festlegen, mit denen sämtliche geltende Aufbewahrungs- und Löschfristen zentral gesteuert und auf Wunsch sogar automatisiert umgesetzt werden. So halten Sie alle Fristen ohne hohe Arbeits- und Zeitaufwände ein.

Wenn Sie M-Files nicht nutzen oder kein weiteres Tool einführen möchten, gibt es die Möglichkeit, in Ihrem ECM Workflows zu definieren, mit denen Sie dafür sorgen, dass Sie bei einer endenden Aufbewahrungsfrist erinnert werden, die Unterlagen zu vernichten.

Fazit

Die Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich von Dokument zu Dokument und es ist schwierig, neben den alltäglich anfallenden Aufgaben auch noch darüber den Überblick zu behalten. Machen Sie es sich einfach und nutzen Sie die Möglichkeiten, sich und Ihre MitarbeiterInnen zu entlasten, indem Sie auf eine digitale Lösung zur Einhaltung der Aufbewahrungsfristen setzen! Mit dem RetentionScheduler haben Sie genau das: frei konfigurierbare Aufbewahrungspläne für die Kontrolle der Zeiten zur Archivierung und Vernichtung von Daten und Dokumenten. So können Sie viel Zeit sparen, den Arbeitsaufwand minimieren und zusätzlich noch intensiver auf alle Fristen achten – also worauf warten Sie noch?

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