Dokumentenmanagement im Mittelstand

5 Tipps für den Anfang

„Wie kann ich meine Prozesse im Unternehmen optimieren? Was kann ich tun, um meine Arbeitsabläufe zu verschlanken? Wie arbeite ich transparent, ressourcenschonend und effizient?“ All diese Fragen beschäftigen unzählige Unternehmen tagtäglich. Es gibt eine einzige passenden Antwort auf diese Fragen: sinnhafte Digitalisierung!

Durch die Digitalisierung entstehen immer wieder neue Möglichkeiten und es erscheinen regelmäßig neue Lösungen auf dem Markt, die genau die oben aufgegriffenen Fragen (und viele weitere) lösen sollen. Eine davon: das Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS. Noch nie davon gehört? Dann haben Sie aber etwas verpasst!

Ein Dokumentenmanagementsystem ist eine Software, die der elektronischen Verwaltung von Dokumenten innerhalb eines Unternehmens dient. Es unterstützt Unternehmen bei der effizienten Aufbewahrung, Verwaltung und Nachverfolgung elektronischer Dokumente und beschleunigt Suchprozesse. Klingt nach etwas, was jedes Unternehmen gut gebrauchen kann!

An dieser Stelle möchten wir festhalten, dass ein DMS entgegen häufiger Vorbehalte nicht nur für große Unternehmen rentabel ist. Trotz der Chancen, die ein DMS bietet, hängen vor allem kleine und mittelständische Unternehmen bei der Einführung eines DMS immer noch hinterher. Das hat den Grund, dass der Einstieg in diese digitale Arbeitswelt wie eine Hürde erscheint, die scheinbar nicht alle schnell und einfach überwinden können – manchmal aus finanziellen, aber meist aus personellen Gründen. Dabei gibt es vor allem in Deutschland die besten Voraussetzungen, denn hier ist das Angebot von DMS-Anwendungen breit gefächert. Und vor allen Dingen: so schwierig, wie es scheint, ist es einfach nicht und ein DMS ist für alle Unternehmen geeignet!

Sie möchten das Thema „Einführung eines DMS“ auch bei Ihnen im Unternehmen angehen? Dann finden Sie in diesem Artikel alle Informationen, die Sie vor der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems benötigen! Denn wir haben, vor allem um mittelständischen Unternehmen den Einstieg in ein DMS erleichtern zu erleichtern, im Folgenden eine kurze Checkliste mit Tipps zusammengestellt.

Tipp 1: Eine spezifische Zielsetzung als Grundlage für die Einführung eines DMS

Bevor Sie mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems beginnen, sollten Sie sich klarmachen, was Sie mit der Verwendung des Systems überhaupt erreichen wollen. Jedes Unternehmen hat bei der Einführung eines DMS seine eigenen Ziele und deshalb stellt auch jedes Unternehmen individuelle Anforderungen an die Software und den DMS-Anbieter. Hier in Deutschland gibt es viele verschiedene Anbieter und Ausführungen eines DMS, weshalb es manchmal schwer sein kann das perfekte Angebot zu finden. Wir empfehlen: Werden Sie sich über Ihre Ziele und den daraus resultierenden Anforderungen an die neue Anwendung klar! Denn nur so können Sie beim Anbietervergleich herausfinden, welche Software Ihrem Unternehmen und Ihren Vorstellungen gerecht werden kann.

Um Ihnen für den Entwicklungsprozess Ihrer Zielsetzung einen Anstoß zu liefern, haben wir Ihnen im Folgenden einige Vorteile eines DMS aufgelistet:

  • Die Produktivität innerhalb Ihres Unternehmens steigt! Durch ein DMS werden Suchzeiten nach elektronischen Dokumenten erheblich verkürzt.
  • Sie reduzieren Kosten. Zum einen sparen Sie Geld, weil Sie dank der Software viel (Such-) Zeit einsparen, die Sie für andere Aufgaben nutzen können. Zum anderen können Sie Kosten sparen, indem Sie weniger Platz benötigen, denn riesige Aktenschränke voller Papierdokumente gehören mit einem DMS der Vergangenheit an.
  • Und auch Ihre unternehmenskritischen Daten werden mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems geschützt. Die Zugriffs- und Rechtevergabe kann individuell bestimmt werden und sorgt somit für die Datensicherheit.
  • Zusätzlich ermöglicht ein DMS eine hohe Transparenz der Arbeitsprozesse, da die Dokumente versioniert abgespeichert werden und Sie somit immer den Überblick darüber behalten, wer wann was an einem Dokument verändert hat.

Tipp 2: Achten Sie darauf, inwiefern das System nachhaltig integriert werden kann

Sie sollten sich bei der Einführung eines DMS darüber informieren, wie zukunftsfähig die Anwendung in Ihrem Unternehmen ist. Dieser Punkt spielt bei der Auswahl des passenden DMS eine wesentliche Rolle. Die Frage, die Sie sich stellen müssen: Kann diese Software in allen benötigten Bereichen Ihres Unternehmens angewendet werden? Die Antwort sollte immer „ja“ sein, denn wenn nicht, haben Sie am Ende der Digitalisierungsmaßnahme in jeder Abteilung ein anderes System und der Gedanke an mehr Effizienz am Arbeitsplatz kann sofort verworfen werden.

Aber was zeichnet ein nachhaltiges System überhaupt aus? Ein DMS beispielsweise ist besonders zukunftsfähig, wenn die Anwendung leicht skalierbar ist. Das bedeutet, sie lässt sich an die Unternehmensgröße anpassen und kann nach und nach auf die einzelnen Abteilungen ausgeweitet werden. Das System ist individuell anpassbar und kann stetig erweitert oder spezifiziert werden und man muss nicht für jeden neuen Anwendungsfall oder jede Abteilung eine neue Lösung anschaffen.

Tipp 3: Beziehen Sie Ihre MitarbeiterInnen mit ein

Bei Digitalisierungsmaßnahmen ist es sehr wichtig, dass Sie niemanden im Unternehmen aus dem Prozess ausschließen, denn am Ende betrifft es alle! Meistens werden vor allem strategische Entscheidungen – und dazu gehört die Einführung unternehmensweiter Software wie ein DMS – in den Chefetagen getroffen. Viel zu selten werden von der Umstellung betroffene MitarbeiterInnen, die letztendlich die eigentlichen Anwender der neuen digitalen Lösungen sind, miteinbezogen. Dabei lassen sich Optimierungsmaßnahmen nur erfolgreich entwickeln, wenn die Probleme, die mit der Änderung gelöst werden sollen, klar definiert werden. Und wer kann das besser als die HauptanwenderInnen? Deshalb: Binden Sie Ihre MitarbeiterInnen aktiv in den Umstellungs- und Optimierungsprozess mit ein, indem sie regelmäßig nach ihren Problemen, Erfahrungen und Verbesserungsideen fragen.

Auch die Digitalisierungsbereitschaft der MitarbeiterInnen wird steigen, wenn Sie von Anfang an die Auswirkungen der Umstellung und deren Ziele klar kommunizieren. Sie sollten Ihren MitarbeiterInnen die Möglichkeit geben sich selbst einzubringen und ihre Kritik und Bedenken offen zu äußern. Nur so ist es möglich Missverständnissen und Skepsis präventiv entgegenzuwirken. 

Tipp 4: Überstürzen Sie nichts

Die Einführung eines DMS kann, wenn die nötigen Kapazitäten vorhanden und alle Voraussetzungen erfüllt sind, natürlich unternehmensweit erfolgen. Wir empfehlen jedoch eine durchdachte Step-by-Step-Einführung. Beginnen Sie beispielsweise in einer bestimmten Abteilung und weiten es auf andere Abteilungen aus, wenn die Einführung erfolgreich abgeschlossen ist. Das hat folgenden Grund: Wird das DMS schrittweise und zunächst nur in einem Teilbereich des Unternehmens angewendet, haben Sie während der Einführung die Möglichkeit aufkommende Probleme zu beheben und bei Bedarf die Anforderungen nachzujustieren. Wenn Sie die Anwendung dann unternehmensweit ausweiten, können Sie durch Ihre bereits gemachten Erfahrungen vermeiden, dass solche Probleme erneut auftreten.

Zusätzlich können sich Ihre MitarbeiterInnen langsam an die Entlastung durch das Dokumentenmanagementsystem gewöhnen. Sie haben Zeit ihren Arbeitsalltag neu zu strukturieren und die neugewonnene Zeit in wertschöpfendere Aufgaben zu investieren.

Tipp 5: Mit stetiger Optimierung bleiben Sie an der Spitze

Nachdem das Dokumentenmanagementsystem erfolgreich in Ihr Unternehmen eingebunden wurde und all Ihre MitarbeiterInnen zufrieden mit der Software arbeiten, ist die Arbeit noch nicht vollendet. Ein Fehler wäre es jetzt still zu stehen, denn das DMS sollte immer wieder mithilfe von bereits gemachten Erfahrungen und dem Setzen neuer Ziele optimiert und ausgebaut werden. Evaluieren Sie gemeinsam mit den AnwenderInnen, welche positiven und negativen Erfahrungen bei der Arbeit mit dem DMS gemacht wurden und überlegen Sie, ob die Zielsetzung, die Sie zu Beginn der Einführung festgelegt haben, noch aktuell ist. Haben Sie schon Ziele erreicht? Gibt es neue Ziele, die Sie erreichen möchten? Wie können entstandene Anfangsschwierigkeiten behoben und in Zukunft vermieden werden? Sind alle MitarbeiterInnen mit den neuen Arbeitsprozessen zufrieden? Gibt es Verbesserungsmöglichkeiten? All diese Fragen sollten Sie während der stetigen Weiterentwicklung des Dokumentenmanagementsystems im Hinterkopf behalten.

Fazit

Der Mittelstand hängt was die Anwendung von digitalen Lösungen wie das Dokumentenmanagementsystem angeht noch stark hinterher. Dabei bringen solche Anwendungen gerade den mittelständischen Unternehmen viele Vorteile. Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems klingt im ersten Moment aufwändig, aber mit zielgerichteter Vorbereitung und der richtigen Anwendung schafft es jedes Unternehmen, egal ob groß oder klein oder aus dem Mittelstand!

Scroll to Top