Der Weg zur erfolgreichen Datenmigration
Veröffentlicht am: 05.04.2022
Der Begriff Migration scheint schnell erklärt und einfach zu verstehen. In der Soziologie beschreibt er den Prozess, wenn Tiere oder Menschen ihren Lebensmittelpunkt räumlich verändern. In der Informationstechnik (IT) ist es ähnlich. Dort werden bei der obigen Definition Tiere und Menschen einfach durch Daten ersetzt. Wie komplex der Prozess der Migration in der IT jedoch in Wahrheit ist, wird in dieser Definition nicht wirklich deutlich. Deshalb haben wir in diesem Beitrag strukturiert alle Grundlagen des Prozesses der Datenmigration zusammengefasst.
Wie wird Migration in der IT definiert?
Die gesamte Kommunikation läuft vermehrt über digitale Wege. Dank dem Aufstieg des Homeoffice werden für die innerbetriebliche Kommunikation immer öfter Messaging-Tools wie Microsoft Teams oder Slack verwendet. Die Kommunikation funktioniert bequem von überall aus, mal per Videochat und mal per Mail oder Chatnachricht.
Auch die Kommunikation mit KundInnen wird dank Chats immer digitaler und immer schneller. Diese neuen Möglichkeiten bieten sowohl den Unternehmen als auch deren KundInnen viele Vorteile. Sie erleichtern den Arbeitsalltag durch einen einfachen Informationsaustausch und schnelle Rückmeldungen. KundInnen können häufig auf Webseiten ihre Fragen in einem Chat stellen und bekommen zeitnah Rückmeldung. Früher mussten sie zum Telefon greifen und in manchem Fällen lange Zeit in der Warteschlage verbringen oder eine Mail schicken und hoffen, dass diese schnell beantwortet wird.
Dennoch ist unserer Erfahrung mit unseren KundInnen nach der persönliche Kontakt einer der wichtigsten Voraussetzungen für eine gute Zusammenarbeit. Wie auch eine Studie von PwC belegt, werden Menschen im Kundenservice nach wie vor als wichtiger und zugleich vertrauenswürdiger angesehen als künstliche Intelligenzen, die sich zum Beispiel hinter Chatbots verbergen. Mit 75% wünscht sich die Mehrheit der Befragten wieder mehr menschliche Interaktion bei der Kommunikation mit Unternehmen.
Mit Kommunikation die Kundenbindung stärken
Grundsätzlich wird bei einer Migration immer etwas an der bestehenden Systemlandschaft geändert. Das kann sich auf unterschiedliche Dinge beziehen, weshalb wir verschiedene Arten der Migration abgrenzen. Beispiele hierfür sind:
- Datenmigration
- Softwaremigration
- Hardwaremigration
- Anwendungsmigration
In diesem Beitrag konzentrieren wir uns auf die Datenmigration. Wie der Name schon verrät, geht es hierbei darum, Daten vom Altsystem, das abgelöst wird, in ein neues System umzuziehen. Dabei bleiben die Daten ihrem Inhalt nach , können jedoch – wenn es das neue System verlangt – in ein anderes Format konvertiert werden. Die Konvertierung muss aber – aus verschiedenen rechtlichen Gründen wie beispielsweise der Anforderung an Transparenz und Nachvollziehbarkeit – dokumentiert werden.
Sie fragen sich, wieso eine Datenmigration überhaupt nötig ist? Das kann verschiedene Gründe haben, wie zum Beispiel, wenn das Altsystem eine veraltete Betriebs- und Entwicklungsumgebung oder zu viele Schnittstellen besitzt, eine hohe Fehlerquote hat oder zu komplex ist und Sie sich entscheiden, in eine modernere Umgebung zu wechseln. Weitere Gründe können der Ausbau der IT-Infrastruktur, der Umbau der Hardware-Infrastruktur oder auch die Systemkonsolidierung, also die Zusammenführung mehrerer bereits bestehender Systeme zu einem, sein. Ziel einer Migration ist es immer, die modernen Technologien zum eigenen Vorteil zu nutzen und die bestehenden Strukturen zu optimieren.
Um die Sicherheit der Daten und die Aufrechterhaltung des täglichen Betriebs garantieren zu können, sollte der Prozess der Migration einige Kriterien erfüllen. Das Stichwort: ordnungsgemäße Migration. Was Sie sich darunter vorstellen können? Der Migrationsprozess MUSS zu jeder Zeit genaustens dokumentiert werden. Ordnungsgemäße Datenmigration bedeutet, dass die Daten vollständig, protokolliert und unverfälscht durch autorisierte Personen von einem zu einem anderen Ort überführt werden. Notwendige Nachweise hierfür sind das Migrationsdrehbuch mit der Darstellung des detaillierten Ablaufs der Migration, ein Projektplan, das Ergebnisprotokoll aller Tests, ein dokumentierter und nachvollziehbarer Nachweis der Transformation der Daten (falls diese konvertiert wurden) und die Prüf- und Abnahmeprotokolle zur Vollständigkeit und Integrität der Daten.
Welche Daten werden wann wohin migriert oder konvertiert? Welche Migrationstests wurden durchgeführt und welche Ergebnisse haben sie hervorgebracht? Der gesamte Prozess beinhaltet viele Einzelschritte, die transparent protokolliert werden müssen. Das regeln die regulatorischen Anforderung IDW PS 850 des Instituts der Wirtschaftsprüfer. Mit dem entstandenen Protokoll kann das Unternehmen beweisen, dass alle Daten ordnungsgemäß in das Zielsystem migriert wurden. Das ist besonders hilfreich bei der Zusammenarbeit mit Stakeholdern wie KundInnen oder LieferantInnen.
Auch muss bei der ordnungsgemäßen Migration auf die Sicherheit der Daten geachtet werden. Das bedeutet, dass Sie jederzeit für die Beibehaltung der Vertraulichkeit und Authentizität der Daten sorgen müssen und ein Fallback-Szenario für den Fall, dass etwas schiefläuft, benötigen.
Wie wird die Datenmigration durchgeführt?
Grundlegend besteht der Prozess der Datenmigration aus drei Schritten, die gemeinsam als ETL-Prozess bekannt sind.
Schritt 1: Extraktion
Im ersten Schritt des Prozesses wird die Migrations-Software auf den unternehmensinternen Servern eingerichtet. Wichtig dabei ist, dass der Zugriff sowohl auf das Altsystem als auch auf das neue System gewährleistet werden muss. Danach erfolgt die Bestandsaufnahme der Datenbank des Altsystems. Sie bildet die Grundlage für die Planung der Migration. Welche Daten können vor der Migration gelöscht werden, welche Reihenfolge sollte während des Prozesses eingehalten werden und einige andere Fragen werden so vorab geklärt. Die Bearbeitungsliste entsteht.
Schritt 2: Transformation
Im zweiten Schritt werden alle Daten bei Bedarf in ein rechtskonformes Format konvertiert, denn mit einem neuen System können sich die Anforderungen an die Datenstruktur verändern. Um die Daten auch in Zukunft auslesen zu können, wird ein zukunftssicheres Format benötigt. Damit diese Transformation rechtskonform ist, muss alles transparent protokolliert werden.
Die in der Extraktion festgelegten Regeln können in der Transformations-Phase umgesetzt werden. Alle Daten, die von der Migration ausgeschlossen werden können, können nun ausgelagert werden, während defekte und nicht mehr lesbare Daten, die noch benötigt werden, manuell korrigiert werden. Natürlich alles mit begleitender Protokollierung.
Schritt 3: Laden
Im letzten Schritt des gesamten Prozesses werden die Daten in das neue System geladen. Mit der Bearbeitungsliste erfolgt die Migration automatisiert. Ist das Ende der Liste erreicht, beginnt die iterative Restdaten-Migration (wie zuvor bei der Butterfly- Strategie erklärt). Dieser Zeitpunkt kann vom Unternehmen selbst festgelegt werden. Jetzt kann das Zielsystem übernehmen!
Was gibt es für Migrationsstrategien?
Bei der Planung einer Migration stehen Unternehmen vor der Entscheidung, auf welche Art und Weise die Daten vom Alt- ins Neusystem übertragen werden sollen. Dabei sollten Sie unbedingt darauf achten, die sogenannte Downtime der Systeme – die Systeme sind demnach zu dem Zeitpunkt nicht verfügbar – während der Migration so kurz wie nur möglich zu halten.
Wir haben hier eine Übersicht der Migrations-Strategien für Sie vorbereitet. Sie unterscheiden sich grundlegend darin, wann die Daten umgezogen werden.
Database First Strategie
Wenden Unternehmen die Database First Strategie an, werden zuerst alle Daten in das neue, bereits bestehende Datenbankmanagementsystem migriert. Danach sind die Applikationen und Schnittstellen dran.
Database Last Strategie
Diese Vorgehensweise ist das Gegenteil der Database First Strategie. Zuerst werden nach und nach alle Anwendungen des Altsystems migriert. Erst dann können die Daten, die zwischenzeitlich auf einem Datenbanksystem abgelegt waren, in das Neusystem migriert werden.
Composite Database Approach
Bei dieser Strategie entsteht das neue System erst während des Migrationsprozesses. In einem sogenannten Verbundsystem, das aus Alt- und Neusystem besteht, werden Gateways entwickelt, die auf die einzelnen Datenbanken zugreifen können.
Gateways sind sogenannte Netzwerkknoten. Sie sind Schnittstellen zwischen zwei Netzwerken und übernehmen die Kommunikation und den Datenfluss zwischen diesen.
Chicken Little Strategie
Bei der Chicken Little Strategie handelt es sich um eine Erweiterung der Composite Database Approach Strategie. Hier befolgt ein Unternehmen elf festgelegte kleine Schritte, um das neue System vollständig zu entwickeln. Durch die Analyse des Altsystems und der bestehenden Schnittstellen zum Zielsystem kann ein neues System in einer Testumgebung entwickelt und getestet werden. Wenn alles steht, dann werden die Daten des Altsystems in das Neue mit Hilfe sogenannter Gateways migriert.
Cold Turkey / Big Bang
Während die Migration bei der Chicken Little Strategie step by step durchgeführt wird, erfolgt sie bei der Cold Turkey Strategie in einem einzigen Schritt, dem sogenannten Big Bang. Hier werden alle Daten auf einen Schlag in das neue System übertragen. Wann das geschieht, entscheidet das Unternehmen selbst. Danach übernimmt das neue System sofort alle Aufgaben des Altsystems.
Butterfly
Die Butterfly Strategie kommt ganz ohne Gateways aus. Während alle Daten vom Alt- in das Neusystem migriert werden, werden Dateien, die in dieser Zeit bearbeitet wurden, auf einem temporären Datenspeicher gespeichert. Wurden alle Inhalte des Altsystems migriert, sind die Daten aus dem temporären Datenspeicher dran. Änderungen, die während dieses Migrationsvorgangs an den Daten vorgenommen werden, werden auf einem weiteren temporären Datenspeicher gespeichert. Dieser iterative Vorgang wiederholt sich so lange, bis die Menge an Daten auf dem Datenspeicher einen vorgegebenen Schwellenwert unterschritten hat. Dann erfolgt die Migration des letzten bestehenden Speichers. Da die Datenmengen sehr gering sind, nimmt dieser Schritt nur wenig Zeit ein und stört den laufenden Betrieb nicht. Mit diesem iterativen Vorgehen lässt sich die Migration also schrittweise und ohne Unterbrechung des Daily Business durchführen.
Sie haben die Wahl: outsourcen oder selbst durchführen
Lassen Sie die Migration von einem ExpertInnenteam durchführen oder nehmen Sie alles oder einen Teil selbst in die Hand – die Entscheidung liegt bei Ihnen. Eine Zusammenarbeit mit Fachleuten legen wir Ihnen in allen Fällen ans Herz, denn diese können Sie gerade bei der Planung der kritischen Datenmigration unterstützen.
Buchen Sie das ExpertInnenteam als Migrations-Gesamtpaket, können Sie sich zurücklehnen und dabei zusehen, wie der gesamte Prozess von der Planung bis hin zur Erstellung eines Migrations-Protokolls von externen Personen erledigt wird. Der Vorteil: die Migrationssoftware und -strategien sowie das Wissen bestehen bereits, sodass weniger Planungsaufwand auf Ihrer Seite entsteht. Außerdem sorgen die Profis dafür, dass alle rechtlichen Vorgaben eingehalten werden. Sie haben also nicht nur die Sicherheit, dass Ihre Daten unverändert in Ihr neues System übernommen werden, sondern können die Risiko- und Fehlerquote zusätzlich niedrig halten.
Selbstverständlich können Sie Ihre Datenmigration auch komplett ohne externe Unterstützung durchführen. Hierbei sollten Sie auf jeden Fall darauf achten, dass Sie die Kriterien einer ordnungsgemäßen Migration erfüllen.
Je nach Umfang Ihrer Migration empfehlen wir Ihnen die Zusammenarbeit mit ExpertInnen. Ihre Daten tragen maßgeblich zum Erfolg Ihres Unternehmens bei und sind demnach zu wichtig und sensibel und sollten daher mit Sorgfalt und Präzision umgezogen werden.
Fazit
Eine Datenmigration ist immer dann notwendig, wenn das Altsystem aus verschiedenen Gründen Optimierungsbedarf hat, nicht mehr tragbar ist und abgelöst werden muss. Der Umzug der Daten in das neue, flexible Systems sollte so gut wie möglich geplant sein, um die Sicherheit der Daten nicht zu gefährden.
Mit der Hilfe von ExpertInnen erleichtern Sie Ihren Migrationsprozess, egal ob vollkommen fremdgeführt, in der eigenen Hand oder einer Kombination aus beidem. Informieren Sie sich jetzt, wie Sie Ihre Daten problemlos in ein neues System migrieren können: Datenmigration – so werden Ihre Daten sicher umgezogen.
Kostenlose Checkliste: Datenmigration
Mit unserer kostenlosen Checkliste zur erfolgreichen Datenmigration sind Sie perfekt für den Umzug Ihrer wichtigen Daten vorbereitet!