Sichere und schnelle Datenmigration

Der Umzug Ihrer wertvollen Daten in Ihre neue Lösung

Die Migration Ihrer Daten richtig gemacht

Das Thema Datenmigration trifft früher oder später nahezu jedes Unternehmen und für die ordnungsgemäße Migration gibt es viele Gründe und Anlässe. Themen wie:

  • Ausbau der IT-Infrastruktur
  • Umbau der Hardware-Infrastruktur
  • Zusammenführung mehrerer bestehender Systeme zu einem (Systemkonsolidierung)
  • Wechsel der Software-Infrastruktur hin zu einer neuen Anwendung (Softwaremigration/ Anwendungsmigration)

können dazu führen, sich mit dieser Thematik befassen zu müssen.

Doch warum dann eine „ordnungsgemäße Migration“ der Daten? Ist das reine Kopieren der Daten und das Einfügen in das neue System nicht ausreichend? Nein! Denn eine professionelle Migrations-Software, die das Vorgehen entsprechend protokolliert, ist das A und O einer erfolgreichen Datenmigration.

Unsere Anwendung für die Datenmigration sorgt für konsistente und unveränderte Daten und den unterbrechungsfreien Betrieb der vorhandenen Software in Ihrem Unternehmen noch während der Migration. Sie kann beispielsweise auch lediglich zu bestimmten Zeiten laufen, wie über Nacht und an den Wochenenden, sodass der laufende Betrieb in Ihrem Unternehmen nicht gestört wird.

Die Migrations-Anwendung lässt sich an sämtliche gebende (alte) und nehmende (neue) Systeme anschließen sowie an die Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen anpassen und deckt sämtliche Kernfunktionalitäten einer Migrations-Software ab. Bei Bedarf gibt sie die migrierten Daten auch als Flat Files aus, falls zum Beispiel ein Dritter Ihr neues System einrichtet. Und wenn die Schnittstelle zu einer Ihrer Anwendungen nicht Out-of-the-Box vorhanden ist, konfigurieren wir diese selbstverständlich für Sie. Des Weiteren können System-abhängig auch mehrere Migrations-Anwendungen zeitgleich auf einem Server in Betrieb genommen werden, um die Migration zu beschleunigen.

Sie haben die Wahl: gerne führen wir die Migration Ihrer Daten für Sie durch oder Sie migrieren diese selbstständig mithilfe unserer Anwendung. Klar ist: Ihre Daten sind dabei jederzeit im laufenden Betrieb verfügbar. Die Vereinbarung einer umfassenden Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) und einer Auftragsdatenverarbeitung (ADV) bilden dabei die rechtliche Grundlage und sind für uns selbstverständlich.

Was passiert bei einer ordnungsgemäßen Migration?

Jede Datenmigration besteht aus drei Schritten, die auch als ETL-Prozess bekannt sind. Das Akronym steht für Extraktion, Transformation und Laden. Das Ergebnis der ordnungsgemäßen Migration ist eine vollständige, protokollierte und unverfälschte Übertragung der Daten durch autorisierte Personen von einem zu einem anderen Ort.

1. Schritt: Die Extraktion

Die Einrichtung der Migrations-Software erfolgt aus Datenschutzgründen bei Ihnen vor Ort. Dafür benötigen wir Zugriff auf den oder die Server, auf denen die Daten des gebenden (also des alten) Systems liegen, und auf den Server, auf den die Daten gelangen sollen (Speicherort des nehmenden Systems).

Der erste Schritt ist die Bestandsaufnahme der Datenbank des gebenden Systems zum aktuellen Zeitpunkt. Auf Basis der Bestandsaufnahme erstellen wir eine Bearbeitungsliste, die nach Ihren Kriterien sortiert werden kann, sodass zum Beispiel zuerst alle älteren Dokumente migriert werden. Das Ergebnis ist eine sortierte Bearbeitungsliste, die alle relevanten Daten enthält, die in das neue System übernommen werden sollen.

2. Schritt: Die Transformation

Im zweiten Schritt erfolgt bei Bedarf die Transformation der Daten in das neue rechtskonforme Format, denn die Daten müssen zur neuen Datenstruktur passen und vom alten in das neue Datenmodell überführt und dort ausgelesen werden können. Die Voraussetzung für die rechtskonforme Umwandlung der Daten ist, dass das neue Format öffentlich zugänglich ist – zum Beispiel als PDF/A. Dabei können wir fehlerhafte Daten korrigieren und mehrfach vorliegende Daten konsolidieren. Damit die Transformation der Daten zulässig ist, protokollieren wir diese nachweislich und führen sie mit einer authentifizierten Person durch.

Der zweite Schritt der Migration ist auch die optimale Gelegenheit, den Datenbestand zu bereinigen. Das bedeutet, defekte und nicht mehr lesbare Daten können korrigiert werden – nicht mehr aufbewahrungswürdige Dokumente und Daten können ausgelagert und zum Beispiel auf einem Sicherungsband im Safe abgelegt werden. Auch diese Auslagerung muss protokolliert werden.

3. Schritt: Das Laden

Im dritten und letzten Schritt werden die transformierten Daten ins Zielsystem geladen. Die Migrations-Anwendung holt sich entlang der in Schritt 1 erstellten Bearbeitungsliste die vorhandenen Daten aus der Datenbank und überträgt sie an das nehmende System. Dabei schreibt sie automatisch Protokolle über die Übertragung. Je nachdem, ob Sie die Migration selbst durchführen oder von uns durchführen lassen, überprüfen wir oder Sie in regelmäßigem Abstand die Performance der Engine und die ausgesteuerten (aussortierten) Dokumente, die manuell bearbeitet werden müssen. Wenn wir die Migration durchführen, prüfen wir außerdem, ob die Protokolle richtig geschrieben wurden, und berechnen die Restlaufzeit der Migration.

Ist die Anwendung am Ende der Bearbeitungsliste angekommen, nimmt sie eine iterative Restdaten-Migration vor. Das bedeutet, die Dokumente und Daten, die seit Erstellung der Bearbeitungsliste erzeugt oder verändert wurden, werden in das neue System überführt, bis Sie entscheiden, das neue System zu nutzen und das alte System zu sperren. Dann findet die Restdaten-Migration statt.

Nach einem finalen Test können Sie sichergehen, dass die Datenmigration erfolgreich war.

Sie haben die Wahl: unsere Optionen

Lehnen Sie sich entspannt zurück, denn wir bieten Ihnen das Gesamtpaket für die Migration Ihrer Daten. Unser umfassender Migrationsservice deckt den gesamten Prozess von der Planung bis hin zur Erstellung des ordnungsgemäßen Migrations-Protokolls ab. Dazu gehört auch eine kontinuierliche Betreuung der Migration.

Über ein spezielles Verfahren übertragen wir mit unserer Migrationssoftware die Inhalte vom alten in Ihr neues System und stellen sicher, dass alle Daten geschützt und ohne Verluste migriert werden. Dabei achten wir jederzeit auf die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie den Datenschutz und erbringen die in Ihrer Branche notwendigen Nachweise wie das Migrationsdrehbuch, die Ergebnisprotokolle der Tests und die Prüf- und Abnahmeprotokolle über die Vollständigkeit und Integrität Ihrer Daten.

Bei Bedarf konvertieren wir die Dokumente und Daten während der Migration in Ihr neues Zielformat. Alle technisch lesbaren Dokumente werden protokolliert aus dem Altsystem exportiert und in das neue System eingelesen. Nicht lesbare, defekte Dokumente und Daten werden ausgesteuert und anschließend von uns oder von Ihnen manuell bearbeitet – ganz wie Sie es möchten. Am Ende bekommen Sie von uns alle Unterlagen ausgehändigt, mit denen Sie die ordnungsgemäße Migration nachweisen können.

Wenn Sie die Migration Ihrer Daten selbstständig durchführen möchten, stellen wir Ihnen dafür unsere Migrationssoftware zur Verfügung. Damit Sie diese ordnungsgemäß nutzen können, richten wir die Anwendung für Sie ein und prüfen die Funktionalität mit Ihren Dokumenten in Ihrer IT-Umgebung. Bei besonders vertraulichen und höchst geheimen Dokumenten verwenden wir dafür Dummy-Dokumente. So bleiben Ihre Daten jederzeit allein in Ihrer Hand. Selbstverständlich bleiben wir während der gesamten Planungs-, Migrations- und Validierungsphase an Ihrer Seite.

Anschließend schulen wir Sie in folgenden Punkten:

  • Erstellung des Datenbankabzuges, Bauen der Jobliste, Betreiben der Migrations-Engine
  • Lesen der Protokolle, Behandlung der ausgesteuerten Dokumente
  • Management der Restdaten-Migration
  • Entscheidung, wann das Altsystem gesperrt und das neue System in Betrieb genommen werden soll
  • Erzeugung der ordnungsgemäßen Migrations-Protokollierung aus den geschriebenen Protokollen

Das von Ihnen geschriebene Migrations-Protokoll bildet zusammen mit unserer Beschreibung des Systems den rechtskonformen Nachweis über die ordnungsgemäße Migration Ihrer Daten für die gerichtliche Beweisbarkeit. Somit sind Sie in der Lage, die Datenmigration in Ihren eigenen Systemen durchzuführen und die höchsten Datenschutz-Standards zu berücksichtigen.

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„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Fragen Sie mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“

Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte

Ihre Vorteile auf einen Blick

Datenschutz

Wir nehmen Datenschutz ernst! Für unsere Zusammenarbeit verfassen wir bei Bedarf einen NDA und unterzeichnen eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV).

Flexibilität

Die erste Einrichtung der Migrations-Software machen wir gerne bei Ihnen vor Ort. Die kontinuierliche Überprüfung und Überwachung der Migration erfolgt anschließend per Remote-Zugriff.

Beweisbarkeit

Wir liefern Ihnen die Beschreibung des Systems. Zusammen mit dem rechtskonformen Migrations-Protokoll haben Sie alles ordnungsgemäß dokumentiert.

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