Vertragslebenszyklus - Was steckt dahinter?
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Der Vertragslebenszyklus – Ein Wort, unter dem wir uns vermutlich alle etwas vorstellen können. Das ist auch wichtig, denn immerhin haben wir tagtäglich mit Verträgen zu tun – sei es der Handyvertrag, eine Fitnessstudiomitgliedschaft oder einfach „nur“ die AGB einer willkürlichen Webseite, der wir mit einem einfachen Klick zustimmen. Umso überraschender ist es, dass nur die wenigsten wirklich weiterwissen, wenn sie in die Details eines Vertragslebenszyklus abtauchen – und die, die Bescheid wissen, kommen meistens aus dem HR-Bereich oder dem Rechtswesen.
Da jedes Unternehmen Verträge abschließen muss und es dementsprechend auch überall mehr oder weniger ein Vertragsmanagement gibt, gehen wir mit diesem Artikel nun gegen das oberflächliche Allgemeinwissen vor. Denn hier erfahren Sie, welche Prozesse und einzelnen Schritte zu einem Vertragslebenszyklus gehören, wer daran beteiligt ist und wieso es wichtig ist, den Vertragslebenszyklus mit entsprechenden Lösungen digital abzubilden und zu begleiten.
Was ist ein Vertragslebenszyklus?
Ein Lebenszyklus wird als periodische Abfolge von Lebensphasen definiert. In der Biologie durchlaufen Menschen, Tiere und Pflanzen Lebenszyklen. In der Produktion ist es das Produkt von der Entstehung bis hin zur Entsorgung. Im Vertragsmanagement ist es eben der Vertrag, der seine unterschiedlichen Lebensphasen durchläuft.
Den Vertragslebenszyklus gliedern wir in folgende sechs Phasen:
Phase 1: Anbahnung
Die Phase der Anbahnung beginnt mit der Entstehung des Anliegens, welches der Vertrag später abdeckt. Die Idee der Vertragserstellung entsteht und es erfolgt der grobe Entwurf, in dem die wichtigsten Rahmenbedingungen festgehalten werden. Hierzu zählen:
- Alle Vertragsparteien
- Der eigentliche Grund für die Erstellung des Vertrages
- Bereits abgesprochene inhaltliche Bestandteile und Bedingungen
- Festgesetzte Fristen
- Etc.
Phase 2: Erstellung und Verhandlung
Nach der zugrundeliegenden Planung in der Anbahnungsphase geht es hier an die Erstellung des finalen Vertragsentwurfs. Alle Rahmenbedingungen, die bereits in der ersten Phase definiert wurden, werden hier in dem Grundgerüst eines rechtskonformen Vertragsdokumentes zusammengefasst.
Gut zu wissen: Die Vertragsstellende Partei ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass der Vertrag auch wirklich allen rechtlichen Vorgaben entspricht.
Ist die Erstellung abgeschlossen, geht es noch in der zweiten Phase in die Verhandlung zwischen allen Vertragsparteien. Hier haben alle Betroffenen die Möglichkeit, ihre Wünsche und Ansprüche zu kommunizieren, gegebenenfalls zu verhandeln und die Änderungen dann auch zu veranlassen.
Wenn alle Anpassungen getätigt wurden und die Parteien mit dem finalen Entwurf einverstanden sind, sind wir am Ende der zweiten Phase angekommen und der Vertrag ist fertig. Aber Achtung – Der Vertragslebenszyklus endet hier noch nicht!
Phase 3: Interner Prüf- und Freigabeprozess
In dieser Phase wird der Vertrag auf Herz und Nieren geprüft – und zwar durch die Rechtsabteilung der anderen Partei(en). Hier wird selbstverständlich besonders auf das Kleingedruckte geachtet. Gibt die Rechtsabteilung ihr Go, ist der Prüfungsprozess abgeschlossen und der Vertrag wird zur Unterzeichnung freigegeben.
Phase 4: Vertragsunterzeichnung
Hier spricht der Name für sich! Beide bzw. alle Parteien geben mit ihrer Unterschrift ihre Zustimmung zu allen vertraglich festgelegten Bestandteilen des Dokumentes.
Wussten Sie, dass an dieser Stelle des Vertragslebenszyklus die meisten Medienbrüche entstehen? Denn noch immer werden Verträge ausgedruckt, um sie anschließend zu unterschreiben und dann im „schlimmsten“ Fall erneut einzuscannen, sodass sie auch in Zukunft im digitalen System weiterbearbeitet werden können. Bei Ihnen läuft es noch genauso? Dann ist es höchste Zeit für Sie, etwas zu ändern! Wir beraten Sie gerne in einem unverbindlichen Beratungsgespräch. Vereinbaren Sie hier Ihren persönlichen Termin.
Mit Phase 4 ist der Erstellungsprozess final abgeschlossen – der Vertragslebenszyklus, jedoch noch immer nicht.
Phase 5: Leistungserbringung
Der zentrale Inhalt eines Vertrages ist eine zu erbringende Leistung. Sei es ein Produkt, das ausgeliefert oder eine Dienstleistung, die erbracht werden soll. Teil des Vertragslebenszyklus ist es, zu prüfen, ob die vereinbarte Leistung auch wirklich im vertraglich definierten Zeitraum erbracht wird. Denn nur so kann nachvollzogen werden, ob der Vertrag von allen Betroffenen eingehalten und erfüllt wurde. Was die Antworten auf viele Fragen mit sich bringen kann wie:
- Muss der Vertrag verlängert oder erneuert werden?
- Ist es notwendig den Vertrag zu kündigen? Wenn ja, welche Kündigungsbedingungen müssen eingehalten werden?
- Kann der Vertrag einfach auslaufen und danach als abgeschlossen betrachtet werden?
- Etc.
Phase 6: Aufbewahrung
Sobald ein Vertrag ausgelaufen ist und als abgeschlossen betrachtet werden kann, befinden wir uns in der sechsten Phase des Vertragslebenszyklus: Der Aufbewahrung.
Wichtig zu beachten: In dieser Phase unterscheiden wir die Aufbewahrung digitaler Daten, Dokumente und Informationen von der Vorgehensweise bei papierbasierten Inhalten.
Papierdokumente werden in der Regel „einfach nur“ in Ordnern abgelegt und zur Archivierung in ein bestehendes Archiv getragen. Meist bedienen solche Archive das Klischee der papierbehafteten Arbeit: Zwischen vollgestellten Regalen stapeln sich Kisten und Ordner voller Dokumente und Akten, die zwar beschriftet sind, aber oftmals sowieso Jahr für Jahr in den Hintergrund rücken und irgendwann in Vergessenheit geraten bzw. nicht mehr auffindbar sind. Rechtskonforme Archivierung klingt für uns anders! Denn auch Papierdokumente unterliegen einer sogenannten Löschfrist. So müssen auch archivierte Verträge in Papierform irgendwann herausgesucht und vernichtet werden. Mal ganz zu schweigen von einer Wiedervorlage, wenn der Vertrag irgendwann für eine Prüfung oder Wiederaufnahme herausgesucht werden muss.
In digitaler Form geht das Ganze einfacher: Hier werden im Archivierungsprozess Ablage und rechtskonforme und unveränderbare Sicherung zusammengefasst. Durch die regelmäßige Überprüfung von Aufbewahrungs- und Löschfristen stellt das System sicher, dass alle rechtlichen Vorgaben eingehalten werden! Das Einfachste daran ist, dass diese Prozesse vollkommen automatisiert ablaufen. Zu schön, um wahr zu sein? Achtung, da kommt noch etwas hinzu: Die Wiedervorlage von digitalen Dokumenten ist für Sie nur einen Klick entfernt!
Mit Phase 6 und der endgültigen Archivierung eines Vertrages ist der Vertragslebenszyklus dann beendet.
Fazit
Sechs Phasen, ganz schön viele Informationen, die verarbeitet werden müssen und zu viele rechtliche Vorschriften, über die Sie sich einen Überblick verschaffen müssen? Wir haben die Lösung! Mit dem digitalen Vertragsmanagement durchlaufen Ihre Verträge den Vertragslebenszyklus so einfach wie noch nie!
Keine Flüchtigkeitsfehler, kein mühseliges Kisten-Schleppen, die teuren Archivkosten entfallen und Ihre Dokumente werden definitiv weniger Sicherheitsrisiken ausgesetzt! Alle Parteien sind glücklicher und Ihre Daten und Dokumente sicherer!
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Sie möchten sich ergänzend einen Überblick über alle wissenswerten Informationen über das Thema Vertragsmanagement verschaffen? Dann schauen Sie sich doch gerne unseren Blogartikel an: Das müssen Sie über das Vertragsmanagement wissen (dmsfactory.com)