Elektronische Akte

Eine elektronische Akte, auch E-Akte genannt, ist sozusagen das digitale Abbild eines Aktenordners im klassischen Verständnis.

Die elektronische Akte ist die digitale Sammlung von Daten, Dateien und Dokumenten, die in einem virtuellen Ordner zusammengefasst werden – quasi ein haptischer Aktenordner in digitaler Form.

Wie bei den klassischen Aktenordnern auch, geht es bei elektronischen Akten darum, Informationen und Dokumente so miteinander zu verknüpfen und aufzubewahren, dass der Suchende die gesuchten Informationen möglichst schnell erhält und gleichzeitig auch eine umfassende Sicht auf die Inhalte gewährleistet ist.

Elektronische Akten existieren heutzutage als tatsächliche Ordner auf den PCs oder auf Servern und darin liegen dann nach einem bestimmten System die jeweiligen Dateien.

Beispiel: Einer der Kundenordner, die auf dem PC / Server abgelegt sind, trägt den Namen „KUNDE MEYER IMMO“. Darin befinden sich einzelne Ordner zu den jeweiligen Projekten des Kunden / der Kundin. Diese Ordner sind gefüllt mit Angeboten, Rechnungen, Lieferscheinen und allen anderen Daten, Informationen und Dokumenten, die den / die KundIn betreffen.

Es gibt aber auch bereits Systeme, die mit sogenannten virtuellen Ansichten arbeiten und in denen alle Dateien und Informationen zentral an einem einzigen Ort liegen, ohne einer bestimmten Akten- oder Ordnerstruktur unterworfen zu sein, und sich dann je nach Anfrage zu sogenannten virtuellen Ordnern zusammen sammeln. Dazu bedienen sich Systeme den sogenannten Metadaten und liefern je nach Berechtigung und Auswahl entsprechende Ansichten.