Elektronische Akte

Eine elektronische Akte, auch E-Akte genannt, ist sozusagen das digitale Abbild eines Aktenordners im klassischen Verständnis.

Die elektronische Akte ist die digitale Sammlung von Daten, Dateien und Dokumenten, die in einem virtuellen Ordner zusammengefasst werden – quasi ein haptischer Aktenordner in digitaler Form.

Wie bei den klassischen Aktenordnern auch, geht es bei elektronischen Akten darum, Informationen und Dokumente so miteinander zu verknüpfen und aufzubewahren, dass der Suchende die gesuchten Informationen möglichst schnell erhält und gleichzeitig auch eine umfassende Sicht auf die Inhalte gewährleistet ist.

Elektronische Akten existieren heutzutage als tatsächliche Ordner auf den PCs oder auf Servern und darin liegen dann nach einem bestimmten System die jeweiligen Dateien; z.B: ein Kundenordner mit dem Namen „KUNDE MEYER IMMO“ und darin wiederum dann einzelne Ordner zu den jeweiligen Projekten mit Angebot, Rechnungen, Lieferscheine etc.

Es gibt aber bereits auch Systeme, die mit sogenannten virtuellen Ansichten arbeiten und in denen alle Dateien und Informationen zentral an einem einzigen Ort liegen, ohne einer bestimmten Akten- oder Ordnerstruktur unterworfen zu sein, und sich dann je nach Anfrage zu sogenannten virtuellen Ordnern zusammen sammeln. Dazu bedienen sich Systeme den sogenannten Metadaten und liefern  je nach Berechtigung und Auswahl entsprechende Ansichten.