Elektronische Akte
Auf einen Blick: Elektronische Akte
Eine elektronische Akte, auch E-Akte genannt, ist sozusagen das digitale Abbild eines Aktenordners im klassischen Verständnis.
Die elektronische Akte ist die digitale Sammlung von Daten, Dateien und Dokumenten, die in einem virtuellen Ordner zusammengefasst werden – quasi ein haptischer Aktenordner in digitaler Form.
Wie bei den klassischen Aktenordnern auch, geht es bei elektronischen Akten darum, Informationen und Dokumente so miteinander zu verknüpfen und aufzubewahren, dass der Suchende die gesuchten Informationen möglichst schnell erhält und gleichzeitig auch eine umfassende Sicht auf die Inhalte gewährleistet ist.
Elektronische Akten existieren heutzutage als tatsächliche Ordner auf den PCs oder auf Servern und darin liegen dann nach einem bestimmten System die jeweiligen Dateien; z.B: ein Kundenordner mit dem Namen „KUNDE MEYER IMMO“ und darin wiederum dann einzelne Ordner zu den jeweiligen Projekten mit Angebot, Rechnungen, Lieferscheine etc.
Es gibt aber bereits auch Systeme, die mit sogenannten virtuellen Ansichten arbeiten und in denen alle Dateien und Informationen zentral an einem einzigen Ort liegen, ohne einer bestimmten Akten- oder Ordnerstruktur unterworfen zu sein, und sich dann je nach Anfrage zu sogenannten virtuellen Ordnern zusammen sammeln. Dazu bedienen sich Systeme den sogenannten Metadaten und liefern je nach Berechtigung und Auswahl entsprechende Ansichten.
Mehr über elektronische Akten erfahren
Kostenloses Online-Seminar
So arbeiten Sie mit digitalen Akten egal welcher Art strukturiert und optimiert und sparen Sie Zeit, Platz und Geld.
Kostenloses Whitepaper
Erfahren Sie, wie Sie sich mit digitalen Akten Ihren Arbeitsalltag erleichtern können.
Unsere Lösungen für elektronische Akten
Arbeiten Sie mit unseren elektronischen Akten flexibel und sicher in einer zentralen Umgebung.
Lernen Sie uns kennen
Online-Seminar
Die vier Säulen eines erfolgreichen ECM
Erfahren Sie in der kostenlosen Aufzeichnung, wie Sie ein Enterprise-Content-Management-System in Ihrem Unternehmen erfolgreich einführen.
Online-Seminar
Automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung
In unserer kostenlosen Aufzeichnung vom 17. März 2022 erfahren Sie, wie Sie Ihren Rechnungseingang effizient gestalten.
Alle Online-Seminare
Unsere Online-Seminare auf einen Blick
Hier finden Sie eine Übersicht über alle anstehenden Termine und Themen, sowie alle Aufzeichnungen. Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!