Das Dokumentenmanagementsystem für den (kleinen) Mittelstand
DMSFACTORY SmartDocs
Auf Ihren Schreibtischen häufen sich Papierstapel, die Suche nach dem passenden Ordner dauert eindeutig zu lange und sowohl die Transparenz als auch Nachvollziehbarkeit Ihrer Prozesse leiden stark unter der fehlenden Digitalisierung?
Effizientes Dokumentenmanagement wird besonders dann zu einer großen Herausforderung, wenn die Zeit, die finanziellen Ressourcen und das technische Know-how begrenzt sind. Auf dem aktuellen Markt für Lösungen zum digitalen Dokumentenmanagement werden vor allem die Interessen und Ansprüche von mittelständischen und großen Unternehmen vertreten. Währenddessen stellt sich die Suche nach einem passenden System für kleine(re) Unternehmen als große Herausforderung dar.
Mit unserem Dokumentenmanagementsystem DMSFACTORY SmartDocs setzen wir genau da an!
Dokumentenmanagement leicht gemacht
DMSFACTORY SmartDocs (auch bekannt als ECMClient) ist ein Dokumentenmanagement- und Archivsystem zur rechtskonformen Verwaltung und Archivierung großer Mengen digitaler Dokumente und Akten. Angepasst an die Bedürfnisse und Standards kleiner Unternehmen ist SmartDocs das moderne DMS für die einfache Verwaltung Ihrer elektronischen Dokumente.
SmartDocs vereint folgende Funktionen in einer Anwendung:
- Effiziente Organisation Ihrer digitalen Dokumente
- Revisionssichere Archivierung
- Intuitive Bereitstellung der bereits archivierten Dokumente
- Flexible Weiterleitung von Dokumenten an andere NutzerInnen und Gruppen
Und weil all das mit nur einem System abgedeckt ist, sparen Sie sich das lästige Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Systemen und Anwendungen und gestalten Ihre Prozesse noch effizienter.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Zentrale Bereitstellung
Ihre digitalen Dokumente werden leicht zugänglich und zentral in einem Dokumentenmanagementsystem für Sie bereitgestellt. Die Suchprozesse gestalten sich übersichtlicher und es ist zu jederzeit klar, welche Version des Dokuments die Richtige ist. Sie sparen Zeit und Geld und die Transparenz Ihrer Prozesse ist gesichert.
Intuitive Nutzung
Das System bietet Ihnen eine klare Struktur und minimalistische Prozesse. Sie behalten jederzeit schnell und einfach den Überblick über alle dokumentengetriebenen Prozesse in Ihrem Unternehmen.
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Sofort einsatzbereit
Durch die intuitive Nutzung, einen geringen Implementierungsaufwand und niedrige Kosten ist das System sofort in Ihrem Unternehmen einsatzbereit. Die AnwenderInnen benötigen keine Schulungen und auch zusätzliche IT-Ressourcen sind nicht erforderlich.
Datensicherheit
Mit der On-Premise-Nutzung von SmartDocs profitieren Sie nicht nur von hoher Datensicherheit, sondern behalten zu jeder Zeit die Kontrolle über Ihre Daten. Sie entscheiden, wer wann auf welche Inhalte zugreifen kann.
Datenschutz leicht gemacht
Mit DMSFACTORY SmartDocs setzen Sie auf hohe Datenschutzstandards und eine sichere Dokumentenverwaltung. Unser System unterstützt Sie dabei, Daten zu speichern und transparent zu verwalten – ganz ohne komplizierte Prozesse.
Durch die einfache Ad-hoc-Weiterleitung Ihrer Inhalte wird das kollaborative Bearbeiten von Dokumenten einfach möglich. So können Sie Ihre Ressourcen mit Dritten teilen und bearbeiten ohne sich Gedanken über den Datenschutz machen zu müssen.
Sie möchten mehr erfahren?
„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“
Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte
Nahtlose Prozesse vom Eingang bis zur Archivierung
In SmartDocs archivieren Sie Ihre Dokumente und Daten rechtskonform, so wie es die GoBD verlangen. Die Archivbereiche lassen sich im Handumdrehen erstellen und mit individuellen Zugriffsberechtigungen versehen. Sie können in einer Anwendung beliebig viele elektronische Akten verwalten, zwischen denen Sie mit einem Klick wechseln können. Und die archivierten Dokumente werden durch die Volltextsuche innerhalb von Sekundenbruchteilen gefunden.
Scannen und importieren
Das Scannen von Dokumenten und Importieren von Dateien in SmartDocs kann sowohl als Ad-hoc-Verarbeitung als auch im Stapel durchgeführt werden. Mit Hilfe von Scan- und Importprofilen können Sie umfangreiche Voreinstellungen vornehmen und den Prozess der Datenerfassung automatisieren. Beim Scannen und Importieren von Dokumenten können Sie bei Bedarf zusätzlich eine Texterkennung (Optical Character Recognition) durchführen. So werden die gescannten Dokumente für die Volltextsuche durchsuchbar.
Überblick garantiert
Sobald ein Dokument in SmartDocs aufgenommen wurde, werden sämtliche Änderungen im Dokumentenprotokoll erfasst. So können Sie zu jedem Zeitpunkt nachvollziehen, wann ein Dokument hinzugefügt, entfernt oder editiert wurde.
Mit der Nachverfolgungs-Funktion behalten Sie Änderungen an wichtigen Dokumenten und Akten und durch Wiedervorlage-Option sämtliche Dokumente, Akten und vor allem Fristen immer im Blick.
E-Rechnungen visualisieren, verschlagworten und ablegen
Sie stehen als kleines Unternehmen vor der Herausforderung auf E-Rechnungen umzustellen und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? DMSFACTORY SmartDocs unterstützt Sie auch in diesen Belangen! Sie haben die Möglichkeit, XRechnungen im DMS zu visualisieren und automatisch mit Hilfe eines Importprofils als E-Rechnung zu verschlagworten.
Mit Sicherheit effizient
DMSFACTORY SmartDocs kann als Standalone-Installation auf einem PC genutzt oder als Netzwerk-Installation mit mehreren Arbeitsplätzen betrieben werden. Um sensible Daten noch besser schützen zu können, bietet SmartDocs neben dem Zugriffsschutz des DMS auch die Möglichkeit der Private Encryption an. Verschlüsseln Sie einzelne Archivbereiche zusätzlich, sodass nur autorisierte Personen Zugriff haben.
Nutzen Sie Förderungen für Ihr DMS
Die digitale Weiterentwicklung von Unternehmen wird gerade für kleine(re) Unternehmen auf vielen Wegen staatlich gefördert. Informieren Sie sich, welche Zuschüsse und Förderprogramme Ihnen für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems zur Verfügung stehen. Bund und Länder bieten Ihnen attraktive Angebote, um Ihre Geschäftsprozesse effizienter und zukunftssicher zu gestalten – auch mit DMSFACTORY SmartDocs.
Machen Sie sich ein Bild von SmartDocs
Die Oberfläche von SmartDocs. Hier können Sie bequem nach Ihren Dokumenten suchen und sich eine Vorschau der gewählten Datei anzeigen lassen.
Dank des ausführlichen Dokumentenprotokolls haben Sie jederzeit die Übersicht über alle vorgenommenen Änderungen.
Im Archivbereich können Sie mit verschiedenen Suchparametern alle abgelegten Dokumente mit wenigen Klicks finden.
Lohnt sich schon ab einem Anwender
- Standalone- oder Netzwerk-Installation
- Rechtskonforme Archivierung gemäß GoBD
- E-Rechnungen visualisieren und ablegen
- Änderungshistorie
- Benutzer- und Gruppenrechte auf Archive & Funktionen
- Definierte Scan- und Importprofile für Ad-hoc-Verarbeitung oder Stapelverarbeitung
- Automatisierte Wiedervolage von Dokumenten zur Einhaltung von Fristen
- Individuelle Nachverfolgung von Dokumenten und Akten
- Annotationen in einzelnen Dokumenten
- Private Encryption für den Schutz sensibler Daten
- Sprachversionen: Deutsch, Englisch, Französisch, Niederländisch (andere Sprachen auf Anfrage)
- Systemvoraussetzung: ab Windows 10
Unsere SmartDocs Pakete im Überblick
SmartDocs Start
Starterpaket
Mit unserem DMSFACTORY SmartDocs Starterpaket ermöglichen wir Ihnen den umgehenden Einsatz Ihres Systems und selbstverständlich auch weiteren Support im Rahmen von bis zu insgesamt 16 Stunden. Folgende Inhalte können Sie dabei in diesem Rahmen nutzen:
- Remote Installation
- Grundkonfiguration/ Customizing
- Support und Schulungen
Wir übernehmen also nicht nur die Installation und Grundkonfiguration Ihrer SmartDocs Lizenz per Remotezugriff und gehen gemeinsam mit Ihnen die ersten Schritte, sondern stehen Ihnen auch noch während des Betriebes für Fragen und deren Lösung zur Verfügung. So steht einer erfolgreichen Nutzung nichts mehr im Weg.
Einzelplatzinstallation
- Lizenz SmartDocs Einzelplatz
- Layoutdesigner
- AdminTool
- ProtokollViewer
- Softwaremaintenance pro Jahr 120€ netto (Mindestlaufzeit 12 Monate mit automatischer Verlängerung)
SmartDocs Einzel
SmartDocs Mehrplatz
Mehrplatzinstallation
- Lizenz SmartDocs Mehrplatz für 5 User
- Layoutdesigner
- AdminTool
- ProtokollViewer
- Softwaremaintenance pro Jahr 580€ netto (Mindestlaufzeit 12 Monate mit automatischer Verlängerung)
- Jede weitere SmartDocs Lizenz 500€ netto zzgl. 20% Softwaremaintenance (Mindestlaufzeit 12 Monate mit automatischer Verlängerung)
SmartDocs Server
- Synology Diskstation NAS mit 4 * 8 TB Storage und 32GB RAM
- inkl eingerichteter SmartDocs Datenbank und Dokumentenablage
- inkl. eingerichteter SmartDocs Datensicherung
SmartDocs Server
Testen Sie SmartDocs 30 Tage kostenlos!
Füllen Sie einfach das Formular auf unserer Download-Seite aus, um eine kostenlose, 4-wöchige Testversion von SmartDocs herunterzuladen. Der Test läuft nach Ablauf des Testzeitraums automatisch aus.
Ergänzende Informationen
Produktinformation SmartDocs
Laden Sie sich alle Infos rund um das ECM SmartDocs bequem und kostenlos als PDF herunter.
Glossar: DMS
In unserem Glossar definieren wir den Begriff „Dokumenten-Management-System“.
Häufig gestellte Fragen zum DMSFACTORY SmartDocs
Sie möchten mehr Informationen zu unserem DMSFACTORY SmartDocs?
Die meistgestellten Fragen haben wir Ihnen hier zusammengestellt und beantwortet. Sollten Sie dennoch Fragen haben, die wir hier nicht beantworten, dann senden Sie uns jederzeit eine Anfrage über unser Kontaktformular oder rufen Sie uns an unter der Telefonnummer +49 6074 86546-0
Sie haben die Möglichkeit das Dokumentenmanagementsystem DMSFACTORY SmartDocs in vier verschiedenen Paketen zu erwerben. Diese Pakete unterscheiden sich maßgeblich in der Anzahl der NutzerInnen und der Lokalität der Datenbank. Hier eine Übersicht:
Einzelplatzinstallation
Die Datenbank und der Speicher befinden sich lokal auf dem PC, der als Client ausgewählt wurde. Die Lizenz ist nur auf diesem Gerät nutzbar.
Mehrplatzinstallation
Die Datenbank und der Speicher befinden sich auf einem PC und alle anderen Clients greifen darauf zu. Der PC, auf dem die Lizenz installiert ist, muss laufen, um Zugriff auf die Installation zu haben. Sobald Sie mehr als nur einen Arbeitsplatz nutzen möchten, empfiehlt sich mindestens dieses Paket.
NAS-Installation
Die Datenbank und der Speicher befinden sich auf einem Network Attached Storage (NAS). Ähnlich wie bei der Mehrplatzinstallation greifen alle Clients auf den NAS zu. Diese Option ist vor allem für Unternehmen geeignet, die keinen eigenen Server haben.
Serverinstallation
Die Datenbank und der Speicher befinden sich auf einem Server, den Sie bereits in Ihrem Unternehmen in Nutzung haben. Alle Arbeitsplätze greifen auf diesen zentralen Server zu.
Mit dem Exporttool für unser DMSFACTORY SmartDocs bieten wir Ihnen die Möglichkeit, alle Daten nahtlos für den Umstieg auf ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) bereitzustellen.
Wann ist das notwendig?
DMSFACTORY SmartDocs ist vor allem auf die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen ausgerichtet. Sobald Sie Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse weiterentwickeln, verändern sich auch die Anforderungen an Ihr Dokumentenmanagement. Meist rückt der Fokus dann auf die Automatisierung von Prozessen und die nahtlose Einbindung dieser in Ihre Arbeitsabläufe. Um dann das volle Potenzial aus Ihrer Arbeit holen zu können, ist die nächste Stufe erforderlich: Ein Enterprise-Content-Management-System.
Sobald Sie vom einfachen DMS auf das umfassende ECM wechseln wollen, steht unser Exporttool bereit und ermöglicht Ihnen einen nahtlosen und unkomplizierten Übergang.