Die erfolgreiche Einführung eines ECM

Schritt für Schritt erklärt

Veröffentlicht am: 11. Januar 2021

Vor der Einführung eines ECM oder eines DMS stehen viele vor einigen Fragen: Wo fange ich an? Wie bereite ich mich richtig vor? Und worauf muss ich achten, damit die Einführung reibungslos abläuft und die zukünftigen Nutzerinnen und Nutzer auch von der neuen Lösung profitieren? Wir geben Ihnen mit dieser Timeline eine kurze und knackige Übersicht über die 7 Schritte hin zur erfolgreichen Einführung des ECM oder DMS.

Ziel

Ziel - Das Ziel

Wo drückt der Schuh? Definieren Sie das wichtigste Ziel, an dem sich das gesamte Projekt orientiert und es später gemessen werden kann.
Ziel

Ziel - Die Anwendungsfälle

In welchen Abteilungen kommt das ECM zum Einsatz? Und in welcher Abteilung starten wir? Legen Sie den Grundstein und definieren Sie die geplanten Anwendungsfälle des ECM.
Basis

Basis - Die Verantwortlichkeiten

Welche Rollen und Verantwortlichkeiten sollten wir vor Beginn des Projektes definieren? Wer treibt das Projekt voran? Wer übernimmt die interne Kommunikation? Bilden Sie ein ECM Team mit Fachanwendern, IT-Mitarbeitern und einem Mitglied des Managements.
Basis

Basis - Budget- und Zeitrahmen

Was ist der Budgetrahmen? Und was ist unser Zeitplan? Entwickeln Sie eine Roadmap und setzen Sie sich Meilensteine, um später das Ziel genau zu verfolgen.
Anforderungen

Anforderungen - Definition der Metadaten

Was für Dokumententypen haben wir und welche Metadaten beschreiben diese am besten? Wie können wir diese clustern und klassifizieren? Müssen bestimmte Löschfristen eingehalten werden?
Anforderungen

Anforderungen - Struktur der Berechtigungen

Was haben wir für Nutzergruppen? Worauf müssen diese zugreifen? Müssen sich die Zugriffsrechte auf die Dokumente in bestimmten Workflows dynamisch anpassen?
Anforderungen

Anforderungen - Abbildung von Prozessen

Welche betrieblichen Prozesse sollten auf jeden Fall in Form eines Workflows abgebildet werden? Ändern sich die Zugriffrechte in diesen Prozessen?
Anforderungen

Anforderungen - Anbindung von Drittsystemen

Mit welchen Programmen werden Dokumente und Daten erstellt? Welche datengebenden Systeme müssen an das ECM angeschlossen werden? Hier können Sie sich auch Gedanken machen, was mit den Altdaten passieren soll: müssen diese migriert werden?
Suche

Suche - Anforderungen an das ECM

Machen Sie sich einen Plan, in dem Budget, Anforderungen und der Auswahlprozess des Anbieters enthalten sind. Teilen Sie Ihr Ziel in Teilziele und versehen Sie diese mit terminierten Meilensteinen, damit Sie sich nicht verzetteln.
Suche

Suche - Der Allrounder

Achten Sie auf ein skalierbares und flexibles ECM, das auf andere Anwendungsfälle und Abteilungen ausgeweitet werden kann, sodass Sie nicht für jede neue Anforderung ein neues System anschaffen müssen.
Suche

Suche - Die Key User

Beziehen Sie bei der Auswahl des ECM auf jeden Fall die Key User bzw. eine/n Repräsentant/in ein, damit die Anforderungen der zukünftigen Nutzer auch getroffen werden.
Suche

Suche - Der passende Partner

Machen Sie eine Anbieterauswahl von maximal 5 Anbietern und vergleichen Sie diese detailliert. Technisch werden sie nicht weit auseinander liegen – achten Sie daher auf den ersten Eindruck, Flexibilität, Ihr Bauchgefühl und das Gesamtpaket.
Suche

Suche - Fallen bei der Auswahl

Falle „rein fachliche Betrachtung“: Eine tolle Oberfläche erfüllt meine persönlichen Anforderungen perfekt, passt aber nicht in die Systemlandschaft. Falle „rein funktionale Betrachtung“: Erfüllt alle Anforderungen, ist aber kompliziert zu bedienen.
Kommunikation

Kommunikation - Kommunikation an AnwenderInnen

Was sind die Bedürfnisse der Anwender des ECM? Haben wir die Verbesserungen, die sich für sie durch die Nutzung des ECM ergeben, eindeutig formuliert und können so klar kommunizieren?
Kommunikation

Kommunikation - Verbündete finden

Können wir jetzt schon eine/n Verbündete/n bei den künftigen Anwendern finden, der/die das Projekt im Team vorantreibt und die KollegInnen mit intrinsischer Motivation überzeugt?
Umsetzung

Umsetzung - Zusammenarbeit mit dem Partner

Immer „schön brav“ dem Dienstleister alles direkt liefern, was er benötigt 😉 so werden zeitliche Engpässe vermieden.
Umsetzung

Umsetzung - Dabei bleiben

Bleiben Sie stets in enger Abstimmung mit Ihrem Dienstleiter. Im besten Falle holt er Sie von sich aus ins Boot und lässt Sie an der Entstehung teilhaben.
Umsetzung

Umsetzung - Schulungen planen

Planen Sie bereits jetzt die Schulung der User, damit auch alle an den Schulungen teilnehmen können. So können Sie direkt durchstarten. Ggf. ist es auch sinnvoll, im Nachgang Videos und Tutorials zur Verfügung zu stellen?
Nachbereitung

Nachbereitung - Raum für Austausch bieten

Bieten Sie den Nutzern einen Raum für Austausch und zur gegenseitigen Hilfe. Hier können Sie sich auch direkt Feedback einholen, das Sie selbstverständlich bei Anpassungen berücksichtigen sollten.
Nachbereitung

Nachbereitung - Mit gutem Beispiel voran

Gehen Sie stets mit gutem Beispiel voran und nutzen Sie die Lösung selbst wann immer es möglich ist.
Nachbereitung

Nachbereitung - Ausweitung

Wenn nun alles steht, die Nutzer das ECM nutzen und Sie zufrieden mit dem Ergebnis der Implementierung sind, dann ist nun die Zeit gekommen, die Anwendung auch auf andere Abteilungen / Anwendungsfälle auszuweiten.

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