Die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse mit M-Files ist längst ein entscheidender Faktor für Ihren Unternehmenserfolg. Mit digitalen Prozessen…
- …bleiben Sie wettbewerbsfähig
- …erfüllen Sie zu jeder Zeit alle rechtlichen Anforderungen
- …schonen Sie Ihre Ressourcen
- …erhalten Sie zeit- und ortsunabhängig Zugriff auf alle relevanten Inhalte
- …können Sie schnell und flexibel auf akute Markt- und Systemänderungen eingehen
Sie möchten auch in Zukunft zu jeder Zeit von diesen Vorteilen profitieren? Dann müssen Sie Veränderungen erkennen, bevor diese Ihre Prozesse gefährden. Hier kommt das AuditTool für M-Files zum Einsatz!
Verabschieden Sie sich von...
- …unvorhersehbaren Risikofaktoren
- …Qualitäts-, Sicherheits- und Complianceverstößen
- …zeitintensiven, manuellen Testverfahren
- …mangelnder Transparenz durch fehlende Nachweise
Was ist das DMSFACTORY AuditTool für M-Files?
M-Files verändert sich mit jedem Update, jedem neuen Modul und jeder geänderten Konfiguration. Mit diesen Veränderungen und jeder neuen Möglichkeit, M-Files noch effizienter zu nutzen, steigen auch die Anforderungen an die Transparenz und Nachvollziehbarkeit Ihrer Prozesse.
Besonders regulierte und stark dokumentationspflichtige Umgebungen, wie der Qualitätssicherung, dem Vertragsmanagement oder der Personalverwaltung, erfordern Geschäftsprozesse, die auf Unveränderbarkeit und Kohärenz überprüft werden können. Es sollte gewährleistet werden, dass Ihre Geschäftsprozesse auch nach Updates und ähnlichen Änderungen am System unverändert funktionieren. Die Herausforderung dabei: Selbst die kleinsten Veränderungen ohne eine aufwändige Revalidierung sichtbar machen.
Das AuditTool macht es möglich!
Die M-Files Erweiterung unterstützt Sie bei der Prüfung, ob…
- …sich wesentliche Geschäftsprozesse ungewollt verändert haben
- …bestehende Workflows nach einem Update noch so funktionieren wie ursprünglich validiert
- …es nachvollziehbare Testprotokolle gibt
Wie funktioniert's?
Die Validierung der in M-Files abgebildeten Geschäftsprozesse stellt sicher, dass diese auch nach Updates oder Konfigurationsänderungen weiterhin funktionieren. Grundlage bildet GAMP 5 (Good Automated Manufacturing Practice), der international anerkannte Systemstandard.
Welche Rolle spielen Regressionstests dabei?
Regressionstests verfolgen das Ziel, zu bestätigen, dass sich das Verhalten von Software nicht ungewollt verändert. Es werden vorhandene, korrekt verarbeitete Records in M-Files als goldener Prozess genutzt und mit dem aktuellen, zu validierenden System verglichen.
Als goldenen Prozess bezeichnen wir einen realitätsnahen Referenzablauf auf Basis tatsächlicher Objekte, der automatisiert geprüft werden kann.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Mit dem DMSFACTORY AuditTool für M-Files profitieren Sie und Ihre Mitarbeitenden von folgenden Vorteilen:
Kein Risiko
Die frühzeitige Erkennung von Abweichungen schützt Ihre Prozesse vor Fehlern, Compliance-Verstößen und weiteren Risikofaktoren – noch bevor sie sich auf Ihre Arbeitsqualität auswirken können.
Mehr Flexibilität
Das AuditTool für M-Files entdeckt selbst die kleinste Veränderung und sorgt dafür, dass Sie auf alle Eventualitäten vorbereitet sind und flexibel reagieren können.
Schnelle Reaktionsfähigkeit
Die automatisierten Tests und übersichtlichen Audits ermöglichen es Ihnen, kritische Änderungen sofort zu erkennen. Sie können Korrekturmaßnahmen schnell einleiten und Ausfallzeiten oder Prozessstörungen vermeiden.
Mehr Transparenz
Alle Änderungen und Testergebnisse werden nachvollziehbar dokumentiert – ohne Fehler und aufwändige Analysen.
Sie möchten mehr erfahren?
„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“
Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte
Validierung gemäß GAMP 5
Der international anerkannte Systemstandard GAMP 5 (Good Automated Manufacturing Practice) ist ein grundlegender Bestandteil der Compliance-Anforderungen in regulierten Umgebungen wie Life-Sience, Automotive oder Finance. Er wird vom ISPE (International Society for Pharmaceutical Engineering) definiert und dient als Leitfaden zur Validierung computergestützter Systeme.
Das AuditTool für M-Files im Überblick
Als Verantwortliche/r für Systemstabilität und Auditfähigkeit bietet ihnen die M-Files Erweiterung:
- Validierbare Tests auf Basis realer Objekte und Workflows
- Frühzeitige Erkennung unbeabsichtigter Veränderungen nach Updates oder Konfigurationsänderungen
- Dokumentierte Testprotokolle gemäß GAMP-5-Prinzipien
- Reduzierten manuellen Testaufwand bei hoher Aussagekraft
- Verständliche Nachvollziehbarkeit für IT, Fachbereiche und AuditorInnen
Worauf warten Sie noch? Stabilität muss nicht kompliziert sein – sondern wohl durchdacht.
Mit dem DMSFACTORY AuditTool für M-Files bieten wir Ihnen ein Tool, das Ihre Vaults risikobasiert prüft – ganz ohne starre Validierungsverfahren und überdimensionierte Testumgebungen.
Häufig gestellte Fragen zum DMSFACTORY AuditTool für M-Files
Sie möchten mehr Informationen zu unserem AuditTool für M-Files?
Die meistgestellten Fragen haben wir Ihnen hier zusammengestellt und beantwortet. Sollten Sie dennoch Fragen haben, die wir hier nicht beantworten, dann senden Sie uns jederzeit eine Anfrage über unser Kontaktformular oder rufen Sie uns an unter der Telefonnummer +49 6074 86546-0
Grundsätzlich profitieren alle vom DMSFACTORY AuditTool für M-Files.
Besonders hilfreich ist der Einsatz in stark regulierten und dokumentierpflichtigen Brachen wie
- Pharma & Healthcare
- Automobil & Medizintechnik
- Banken & Versicherungen
- Öffentliche Verwaltungen
- Dienstleister mit Kunden-Audits
Jede Änderung im Vault – sei es ein Update, eine neue Schnittstelle oder eine geänderte Metadatenstruktur – kann unerwartete Nebenwirkungen haben. Regressionstests machen diese Veränderungen sichtbar, bevor sie Ihre Geschäftsprozesse beeinträchtigen und den Unternehmenserfolg gefährden.
Als goldenen Prozess bezeichnen wir einen realitätsnahen Referenzablauf, also einen Geschäftsprozess, der mit echten Objekten in M-Files nachgestellt wird. Er dient als Maßstab, an dem künftige Systemzustände geprüft werden.
Das DMSFACTORY AuditTool für M-Files kopiert Referenzobjekte und spielt deren Bearbeitung chronologisch nach (Replay). Dabei erkennt es, ob sich Workflows, Sichtbarkeiten, Berechtigungen oder Aktionen durch Änderungen am Vault verändert haben.
Hierfür benötigen Sie keine Testumgebung. Es reicht, den goldenen Prozess in Ihrem bestehenden M-Files System zu definieren.
Nein, das AuditTool ersetzt keine gesamte Systemvalidierung.
Es ergänzt und entlastet die Validierung, indem es gezielt Regressionstests übernimmt und Sie als AdministratorIn dadurch Zeit und Aufwand sparen, ohne auf Transparenz und Nachvollziehbarkeit verzichten zu müssen.
Das AuditTool erzeugt im Rahmen der Prüfung nachvollziehbare Testprotokolle, die sich an GAMP-5-Prinzipien orientieren. Damit haben Sie, als AuditorIn, dokumentierte Belege, die von der IT bis hin zum Fachbereich verständlich und prüfbar sind.
Sie nutzen noch kein M-Files?
Das KI-gestützte Enterprise-Content-Management-System M-Files unterstützt Sie beim digitalen Dokumentenmanagement. Es dient als zentrale Lösung zur Digitalisierung, Verwaltung, Bearbeitung und Bereitstellung, sowie Archivierung Ihrer digitalen Dokumente. Mit einer suchmaschinenähnlichen Suchfunktion finden Sie in M-Files alle Informationen spielendleicht und ohne im Chaos zu versumpfen.
Sie setzen das Enterprise-Content-Management-System M-Files noch nicht in Ihrem Unternehmen ein, möchten Ihre Abläufe aber trotzdem optimieren und digitalisieren? Kein Problem, im Folgenden haben wir Ihnen die wichtigsten Inhalte rund um M-Files und seine Vorteile und Möglichkeiten zusammengestellt:
M-Files Online
Verschaffen Sie sich jetzt einen Überblick über die wichtigsten Funktionen des digitalen Dokumentenmanagements mit dem Standardsystem M-Files Online und profitieren Sie vollumfänglich von allen genannten Vorteilen.
M-Files Erweiterungen
Das M-Files Standardsystem bietet eine umfangreiche Grundlage für Ihr Dokumentenmanagement. Durch unsere zahlreichen Erweiterungen lässt sich das ECM individuell auf Ihre Prozesse und Bedürfnisse anpassen.
M-Files Testversion
Sie haben sich bereits über alle Funktionen und Vorteile von M-Files informiert und möchten das System in Ihrem alltäglichen Umfeld auf Herz und Nieren prüfen? Dann laden Sie sich jetzt die kostenlose Testversion herunter.
Was ist die DMSFACTORY Ideenschmiede?
Die Ideenschmiede der DMSFACTORY ist ein Ort, an dem Interessierte, KundInnen und weitere NutzerInnen der von uns vertriebenen Produkte proaktiv Ideen und akute Herausforderungen mit unseren ExpertInnen teilen können. Das Ziel ist es, durch den direkten Kontakt mit AnwenderInnen Produkte zu entwickeln, die das Nutzungserlebnis noch intuitiver und effizienter gestalten.
Ergänzende Informationen
Factsheet DMSFACTORY AuditTool für M-Files
Laden Sie sich alle Informationen zu unserer DMSFACTORY AuditTool für M-Files bequem als PDF herunter
Produktinformation M-Files Erweiterungen
Laden Sie sich alle Informationen zu unseren M-Files Erweiterungen bequem als PDF herunter.
Kostenlose M-Files Testversion
Laden Sie sich jetzt die Testversion des Enterprise-Content-Management-Systems (ECM) M-Files herunter und nutzen Sie die 30 Tage, um kostenlos und unverbindlich.