Der Dokumentenlebenszyklus
Diese Phasen durchlaufen Dokumente in Ihrem Unternehmen
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Nahezu jeder Prozess in Unternehmen wird durch ein oder mehrere Dokumente angestoßen und begleitet. Die logische Schlussfolgerung ist also, davon auszugehen, dass der Unternehmenserfolg nur dann gesichert wird, wenn die eingehenden bzw. zu erstellenden Dokumente sorgfältig und entsprechend allen Qualitäts- und Sicherheitsstandards bearbeitet, verwaltet und zum Schluss entsprechend allen relevanten Fristen archiviert bzw. gelöscht werden.
Sie möchten genau das auch in Ihrem Unternehmen gewährleisten können? Dann lesen Sie weiter und lassen Sie uns Ihnen alle relevanten Informationen über die verschiedenen Dokumentenarten und ihre jeweiligen Lebenszyklen näherbringen.
Was ist ein Dokument?
Das Dokument, wie wir es heute als Informationsquelle in Form einer digitalen Datei kennen, ist in seinem Ursprung mit einem Schriftstück gleichzusetzen. Dieses wird eingesetzt, um Informationen festzuhalten und an Dritte zu vermitteln. Mittlerweile sind Dokumente die Basis eines jeden Prozesses in unseren Unternehmen. Dementsprechend gibt es viele verschiedene Arten.
Dokumentenarten, die in jedem Unternehmen eine Rolle spielen sind:
- Angebote
- Auftragsbestätigungen
- Rechnungen
- Briefe
- Verträge
- E-Mails-Verläufe
- Urteile
- Richtlinien
- Etc.
Was steckt hinter dem Dokumentenmanagement?
Zum Unternehmensbereich des Dokumentenmanagements gehören alle Prozesse, die mit der Verwaltung elektronischer Dokumente zu tun haben. Darunter fallen Erstellung, Bearbeitung, Zugriff und Archivierung von Dokumenten. Mit der Unterstützung von Dokumentenmanagementsystemen, ist es Unternehmen möglich, genau diese Prozesse digital und automatisiert ablaufen zu lassen, um die Sicherheit und Qualität der eigenen Arbeit gewährleisten zu können.
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Wie sieht der Dokumentenlebenszyklus aus?
Der sogenannte Dokumentenlebenszyklus umfasst alle Phasen, die ein Dokument innerhalb Ihres Unternehmens durchläuft. Begonnen bei der Erstellung bzw. dem Eingang, über die Erfassung, Ablage und Bearbeitung bis hin zur Archivierung und letztendlich Vernichtung.
Der manuelle Dokumentenlebenszyklus
In vielen Unternehmen ist die Arbeit mit Dokumenten leider immer noch ein manueller, papierbasierter Prozess, der Fehlerquellen mit sich bringt und einen Großteil der zeitlichen und finanziellen Ressourcen in Anspruch nimmt. Mitarbeitende verbringen mehr Zeit mit der Suche und Ablage von Dokumenten als mit der eigentlichen Bearbeitung dieser und das Einhalten von rechtlichen Vorgaben wird zu einer großen Herausforderung.
Ein Beispiel
Erstellung bzw. Eingang
Sie erhalten ein Schreiben von einem anderen Unternehmen. Dieses kommt in Ihrem Unternehmen in Papierform per Post an.
Zuweisung
Die Poststelle Ihres Unternehmens öffnet den Brief, versieht ihn ggf. mit relevanten Informationen wie Posteingangsstempel und sonstigen Anmerkungen und leitet ihn schlussendlich per Hauspost oder Mappe an die/den zuständige/n KollegIn weiter.
Priorisierung
Das Schreiben liegt jetzt zwar auf dem passenden Tisch, landet aber erstmal in der Ablage, weil andere Dokumente eine höhere Priorität haben oder die Bearbeitung eben einfach in der zeitlichen Reihenfolge des Eingangs erfolgt.
Bearbeitung
Ist die bearbeitende Person dann so weit, geht es daran das Dokument zu bearbeiten.
Prüfung und Freigabe
Sobald alle Schritte erledigt sind, wird das Dokument meist von einer weiteren Person nach dem Vier-Augen-Prinzip geprüft und zur Ablage freigegeben.
Archivierung
Das Dokument wird im entsprechenden Ordner abgeheftet und im Schrank verstaut.
Löschung
Unter Beachtung der Löschfristen werden die Ordner dann aussortiert und die Inhalte entsorgt.
Der digitale Dokumentenlebenszyklus
Mit dem Einsatz von Lösungen, die dabei helfen, das Dokumentenmanagement Ihres Unternehmens zu digitalisieren, haben Sie die Möglichkeit, den oben beschriebenen manuellen Prozess so zu optimieren, dass er schneller und sicherer abläuft.
Ein Beispiel
Erstellung bzw. Eingang
An die zentrale E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens wird ein digitales Dokument im PDF-Format mit der Bitte um Bearbeitung geschickt. In Papierform vorliegende Dokumente werden digitalisiert und reihen sich dementsprechend in den folgenden Prozess mit ein.
Ablage & Zuweisung
Die Person, die das Postfach verwaltet speichert das Dokument unter Einhaltung der intern etablierten Ablagestruktur auf dem gemeinsamen Server und gibt der zuständigen Person per Nachricht Bescheid, dass das Dokument zur Bearbeitung bereit liegt.
Priorisierung
Das Dokument liegt im entsprechenden Ordner und ist als Aufgabe auf der Liste der zuständigen Person vermerkt. Diese Vorgehensweise birgt einige Fehlerquellen, denn schnell wird so eine Liste unübersichtlich, sodass die Prioritätenverteilung unklar werden kann.
Bearbeitung
Die zuständige Person bearbeitet das Dokument entsprechend der bekannten Aufgabenbeschreibung und bereitet es für die weiteren Phasen des Dokumentenlebenszyklus vor.
Prüfung und Freigabe
Sobald alle Schritte erledigt sind, wird das Dokument meist noch von einer weiteren Person nach dem Vier-Augen-Prinzip geprüft und zur Ablage freigegeben.
Archivierung
Das Dokument wird entsprechend des im Unternehmen etablierten Archivierungssystems abgelegt. Dabei wird darauf geachtet, dass das Dateiformat unveränderbar und zukunftssicher ist und die Datei so benannt wurde, dass sie bei Bedarf schnell wiedergefunden werden kann.
Löschung
Unter Beachtung der Löschfristenlöschen Sie dann die Dateien. Bei Bedarf gibt es eine Erinnerungsfunktion, die dafür sorgt, dass alle Fristen rechtskonform eingehalten werden können.
Der optimierte Dokumentenlebenszyklus
Sie haben die Möglichkeit, den oben beschriebenen digitalen Dokumentenlebenszyklus noch weiter zu optimieren. So heben Sie die Sicherheits- und Qualitätsstandards für die Arbeit mit Dokumenten in Ihrem Unternehmen auf das nächste Level und sparen sich zudem noch viele händische Zwischenschritte! Wie das Ganze genau aussehen kann, sehen Sie im Folgenden:
Ein Beispiel
Erstellung bzw. Eingang
An die zentrale E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens wird ein digitales Dokument im PDF-Format mit der Bitte um Bearbeitung gesendet.
Erfassung & Ablage
Die Person, die das Postfach verwaltet legt das Dokument im zentralen Dokumentenmanagementsystem bzw. Enterprise-Content-Management-System ab. Durch die automatisch extrahierten Daten des Dokumentes wird es automatisch mit den richtigen Metadaten versehen und ist so leicht auffindbar.
Bearbeitung
Eine Aufgabenzuweisung wird erstellt und die bearbeitende Person erhält eine Benachrichtigung über die zu erledigenden Aufgaben und die zugehörigen Fristen. Hier sind alle weiteren Inhalte, die zur Bearbeitung des Dokumentes benötigt werden direkt verknüpft, wodurch lange Suchprozesse entfallen und die Bearbeitung erheblich schneller und einfacher erfolgt.
Zugriffsverwaltung
Über die automatische und individuell anpassbare Vergabe von Zugriffsrechten können Sie bestimmen, wer in welchem Zeitraum auf das Dokument zugreifen, es bearbeiten oder sogar löschen darf. So bleiben alle Änderungen und Zugriffe zu jeder Zeit nachvollziehbar und transparent und die Datensicherheit Ihrer Dokumente ist gesichert.
Workflow
Wurden alle Metadaten und weiteren Rahmenbedingungen wie Fristen und Zugriffe für das Dokument definiert, wird der weitere Workflow angestoßen. Alle Arbeitsschritte, die zuvor manuelle Botengänge waren, werden hier automatisiert und nachvollziehbar dokumentiert durchlaufen. Jede beteiligte Person weiß zu jeder Zeit welche Aufgaben sie bis wann an und mit dem Dokument erledigen müssen.
Archivierung
Ist der gesamte Bearbeitungsworkflow durchlaufen, kann das Dokument unveränderbar und zukunftssicher abgelegt werden. Mit der passenden digitalen Lösung geschieht das automatisch und rechtskonform, sodass Sie sich keine weiteren Gedanken machen müssen.
Löschung
Über eine automatische Benachrichtigung werden Sie darüber informiert, wenn sich der Status eines Dokumentes ändert. So behalten Sie Lösch- oder Wiedervorlagefristen jederzeit im Überblick und versinken nicht im Chaos von Aktenschränken und Archiven.
Fazit
Wie Sie mit den Dokumenten in Ihrem Unternehmen umgehen, hat nicht nur große Auswirkungen auf die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden, sondern bestimmt maßgeblich die Qualität Ihrer Arbeit. Einen digitalen Dokumentenlebenszyklus mit der Unterstützung von digitalen Lösungen wie einem Dokumentenmanagementsystem oder einem Enterprise-Content-Management-System zu optimieren, hat für Sie folgende Vorteile:
- Sie sparen Geld
- Ihre Mitarbeitenden arbeiten produktiver
- Ihre Prozesse sind transparenter und nachvollziehbarer
- Das Fehlerrisiko reduziert sich auf ein Minimum
- Die Sicherheit Ihrer Daten entspricht höchsten Standards
- Sie arbeiten ressourcen- und damit auch umweltschonend
Worauf warten Sie noch? Kontaktieren Sie uns und lassen Sie uns Ihre Prozesse gemeinsam digitalisieren und optimieren!