Dokumentenerstellung einfach automatisieren
Mit der Dokumentenautomatisierung bringen Sie Ordnung in Ihre Prozesse: Für konsistente und rechtssichere Dokumente werden Vorlagenmanagement, Bausteine und Unternehmensdaten ohne manuellen Aufwand im System zusammengeführt.
- Zentral gepflegtes Vorlagenmanagement, immer aktuell und konsistent
- Verträge, Angebote und weitere Dokumente auf Knopfdruck
- Weniger Eingabefehler, volle Rechtssicherheit und Compliance
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Was ist Dokumentenautomatisierung Eine kurze Erklärung
Bei der Dokumentenautomatisierung entstehen Dokumente nicht mehr von Hand, sondern systemgestützt aus geprüften Bausteinen. Ein zentrales Vorlagenmanagement definiert Corporate Design und Pflichtinhalte inklusive klar geregelter Zugriffsrechte für Erstellung und Bearbeitung.
Statt Angaben per Copy & Paste zusammenzusuchen, übernimmt die Automatisierung die passenden Daten selbstständig aus hinterlegten Bausteinen und angebundenen Anwendungen, sowohl beim Angebot als auch bei internen Dokumenten.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Weniger Fehler, mehr Sicherheit: Durch zentral geprüfte Bausteine entfallen manuelle Eingabefehler bei jedem neuen Angebot.
- Deutlich mehr Effizienz: Dokumente entstehen in Minuten statt Stunden. Ihr Team gewinnt Zeit für wichtigere Aufgaben.
- Zentrale Verwaltung: Alle Vorlagen, Bausteine und erzeugten Dokumente werden zentral im Dokumentenmanagement verwaltet und sind damit durchsuchbar und jederzeit auffindbar.
- Einfache Zusammenarbeit: Auch externe Partner und die Rechtsabteilung lassen sich direkt und ohne lange Abstimmungsschleifen einbinden.
- Konsistenz und Compliance: Jedes Dokument entspricht automatisch dem aktuellen Corporate Design und den geltenden Vorgaben.
- Flexibel für jeden Anwendungsfall: Das passende Dokument steht immer sofort bereit, unabhängig von Zeit und Ort.
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So funktioniert die digitale Dokumentenautomatisierung
Vorlagenmanagement & Bausteine zentral definieren
Zu Beginn werden die benötigten Dokumententypen und Textbausteine im System hinterlegt und rechtlich geprüft. Corporate Design, Pflichtinhalte und optionale Bausteine sind für das gesamte Team verbindlich definiert. Ein zentrales Rechte- und Rollensystem legt fest, wer auf welchen Baustein zugreifen, ihn bearbeiten oder zur Erstellung neuer Dokumente nutzen darf.
Dokumente digital erstellen
Aus den hinterlegten Bausteinen entstehen automatisch neue Dokumente nach dem Baukastenprinzip. Benötigte Daten, zum Beispiel zu Vertragspartnern oder Projekten, werden direkt aus angebundenen Systemen übernommen. So lassen sich wiederkehrende Unterlagen in kürzester Zeit und ganz ohne manuelle Zusammenstellung erzeugen.
Prüfung & Zusammenarbeit
Neu erstellte Dokumente lassen sich direkt prüfen, kommentieren und mit internen wie externen Beteiligten abstimmen. Rechtsabteilung, Einkauf oder Geschäftsführung werden automatisch eingebunden. Dabei ist alles transparent dokumentiert und ohne unübersichtliche E-Mail-Ketten.
Rechtssicher & regelkonform bereitstellen
Da jedes Dokument auf einem geprüften Baustein basiert, entsprechen alle Inhalte automatisch dem Corporate Design und den geltenden Compliance-Vorgaben. Eingabefehler entfallen vollständig.
Zentral verwalten & wiederverwenden
Alle erzeugten Unterlagen werden zentral im Dokumentenmanagement abgelegt, versioniert und sind jederzeit auffindbar. Das ist die Basis für weitere Automatisierung und künftige Anwendungsfälle.
Und was bleibt für Sie zu tun?
- Anwendungsfall auswählen: Sie starten die Erstellung eines Vertrags, Angebots oder einer anderen Unterlage direkt im System. Die passende Vorlage ist automatisch vorausgewählt.
- Ergebnisse prüfen: Automatisch befüllte Eingaben werden übersichtlich angezeigt. Sie kontrollieren nur dort, wo eine fachliche Entscheidung nötig ist.
- Freigeben & nutzen: Nach kurzer Prüfung ist die Unterlage einsatzbereit – rechtssicher, konsistent und sofort verfügbar.
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Häufige Fragen zur automatisierten Dokumentenerstellung
Bei der automatisierten Dokumentenerstellung entstehen Dokumente systemgestützt aus geprüften Bausteinen. Statt Inhalte manuell zusammenzustellen, übernimmt die Automatisierung benötigte Daten selbstständig aus hinterlegten Bausteinen und angebundenen Anwendungen.
Nahezu jede Art wiederkehrender Unterlagen: Angebote, Rechnungen, interne Formulare oder Korrespondenz. Die Anwendung ist flexibel konfigurierbar und passt sich Ihren individuellen Anforderungen an.
Jede Unterlage basiert auf einer zentral gepflegten, rechtlich geprüften Vorlage. Manuelle Eingaben entfallen, da Informationen automatisch und konsistent übernommen werden.
Was ist der Unterschied zwischen Vorlagenmanagement und automatisierter Dokumentenerstellung?
Das Vorlagenmanagement definiert und verwaltet Vorlagen, Textbausteine und Zugriffsrechte. Die automatisierte Dokumentenerstellung nutzt diese, um daraus konkrete Dokumente zu erzeugen.
Mit M-Files Ment, dem No-Code-Self-Service-Tool zur Dokumentenautomatisierung, ist die Nutzung in rund 15 Minuten erlernbar – ganz ohne lange Planungs- oder Einführungsphase.
Lassen sich bestehende Systeme anbinden?
Ja. Daten aus ERP-, CRM- oder anderen Fachanwendungen lassen sich anbinden, sodass relevante Informationen automatisch übernommen werden.
Ein zentrales Rechte- und Rollensystem legt fest, wer Vorlagen einsehen, bearbeiten oder zur Erstellung neuer Unterlagen nutzen darf – rollenbasiert oder individuell vergeben.
Sie eignet sich für Unternehmen jeder Größe und Branche, die regelmäßig wiederkehrende Unterlagen wie Angebote oder Verträge erstellen – besonders profitieren Unternehmen mit hohem Compliance-Anspruch oder vielen beteiligten Mitarbeitenden.
Ja. Es besteht die Möglichkeit, Bausteine individuell an Ihre Anforderungen anzupassen, sodass auch komplexe Dokumentengenerierung – etwa für mehrsprachige oder branchenspezifische Unterlagen – zuverlässig funktioniert.
Der Aufwand reduziert sich erheblich. Mitarbeitende greifen in der Regel nur noch bei der Auswahl des Anwendungsfalls und der finalen Prüfung ein, während Zusammenstellung, Befüllung und Ablage im Hintergrund laufen.