Die AktenView für Ihre digitalen Akten
Was sind digitale Akten?
Jede/r kennt sie, die Papierakte, die alle wichtigen Dokumente zu einem bestimmten Thema zusammenhält und langsam, aber sicher in einem Aktenschrank verstaubt. Aber kennen Sie auch schon die digitalen Akten? Diese orientieren sich am Vorbild der papierbasierten Akte und übertragen so die bekannte Funktionsweise einer Papierakte 1:1 aus den Aktenschränken in eine digitale Umgebung.
Welche Arten von digitalen Akten gibt es?
Digitale Akten lassen sich in branchenspezifische und branchenunabhängige Akten unterscheiden. Hier eine kleine Übersicht über die Möglichkeiten digitale Akten einzusetzen:
Branchenspezifisch
Bauakte
Immobilienakte
Laborakte
Versicherungsakte
Patientenakte
Kreditakte
und vieles mehr…
Branchenunabhängig
Personalakte
Bewerberakte
Vertragsakte
Projektakte
Kundenakte
KFZ-Akte
und vieles mehr…
Ihre Vorteile auf einen Blick
Die Nutzung digitaler Akten sorgt dafür, dass die Arbeit mit geschäftskritischen Inhalten in Ihrem Unternehmen stets sauber, zuverlässig und nachvollziehbar abläuft, denn Ihnen stehen alle Informationen immer und überall zur Verfügung. Nutzen Sie folgende Vorteile, ohne sich großartig umgewöhnen zu müssen:
Maximale Flexibilität
Weil sich Aktendeckel, Register und Pflichtdokumente für jede Akten-Art individuell konfigurieren lassen, schreckt die digitale Akte vor nichts zurück! Sie können die verschiedensten Akten digital abbilden und managen und sind nicht mehr länger an Papier gebunden.
Gewohnte Arbeit
Dank der 1:1 Abbildung Ihrer Papierakten in der digitalen Oberfläche von M-Files entfällt die lange Eingewöhnungsphase. So können Ihre MitarbeiterInnen die Registerstruktur, die sie bereits von der Arbeit mit papierbasierten Akten kennen, beibehalten – dafür aber mit einer niedrigeren Fehlerquote.
Niedrigere Fehlerquote
Das einheitliche Ablagesystem im digitalen Umfeld mit klaren Strukturen und Berechtigungen sorgt dafür, dass alle Mitarbeitenden zu jeder Zeit wissen, wo welche Daten abgelegt wurden. So können Fehlerquellen in der Ablage von Akten schnell identifiziert und behoben werden.
Alles zentral
Mit der AktenView für M-Files haben Sie alle Akten, Unterlagen und Informationen in einer zentralen Anwendung – und diese ist von überall aus erreichbar. Durch den Einsatz einer solchen Single Source of Truth wird das Konzept von Remote Work in Ihrem Unternehmen spielendleicht möglich.
Datensicherheit
In Ihren Akten sammeln und verwahren Sie geschäftskritische Daten. Umso wichtiger ist es, dass diese zu jeder Zeit dem hohen Sicherheitsstandard Ihres Unternehmens unterliegen. Mit der DMSFACTORY AktenView ist genau das möglich, denn hier herrschen höchste Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Umweltschonend
Mit der Digitalisierung Ihrer Akten legen Sie den Fokus auf ein umweltbewusstes Arbeiten! Sie reduzieren den Papierverbrauch in Ihrem Unternehmen erheblich und vermeiden die Anhäufung von Papierbergen, die lediglich von Schrank zu Schrank wandern bis sie letztendlich im Archiv landen.
Digitalisieren Sie Ihre Akten mit Ihrer gewohnten Aktenstruktur
Sie haben bereits eine festgelegte Aktenstruktur mit zugehörigen Registern und möchten diese auch beibehalten? Kein Problem, denn mit der AktenView lassen sich diese ganz einfach direkt in M-Files digital abbilden. Mit wenigen Klicks navigieren Sie durch die Register und können sich die dort abgelegten Dokumente, E-Mails und anderen Inhalte in der Vorschau ansehen. Das aufwändige händische Durchsuchen dicker Aktenordner hat für Sie so ein Ende!
Neue Dokumente lassen sich, wie Sie es in M-Files gewohnt sind, auf Basis verfügbarer Vorlagen oder ganz frei erstellen und bei Bedarf mit einem Workflow versehen. Nach Erstellung werden sie automatisch der Akte und dem entsprechenden Register zugewiesen und sind sowohl dort als auch über die Schnellsuche in M-Files leicht auffindbar.
Frei konfigurierbar
Der automatisch generierte Aktendeckel bietet Ihnen einen Überblick über die gesamte Akte. Er lässt sich frei konfigurieren und mit verschiedenen Daten sowie einem Bild versehen.
Definieren Sie außerdem für jede Akten-Art eigene Pflichtdokumente. In der Übersicht sehen Sie, welche Dokumente bereits vorhanden sind und welche noch fehlen. Die fehlenden Inhalte können Sie per Knopfdruck direkt in der Akte erstellen.
Eigene Akten-Workflows
Versehen Sie Ihre digitalen Akten mit eigenen Workflows. So können Sie Prozesse wie die Aktenausleihe einer Personalakte oder ganze Freigabeprozesse unkompliziert in M-Files gestalten. Natürlich lassen sich auch die in der Akte angelegten Dokumente eigenen Workflows zuordnen. So müssen keine Ordner mehr durch das Unternehmen getragen oder Dokumente per Mail hin und her geschickt werden.
Whitepaper: Mit digitalen Akten den Alltag erleichtern
Dieses kostenlose Whitepaper gibt Ihnen alle wichtigen Informationen zu dem Thema digitale Akten!
In ihm erklären wir Ihnen, was hinter dem Begriff digitale Akten steckt, informieren Sie über die Vorteile, die solch eine Lösung für Ihr Unternehmen mit sich bringt und geben Ihnen einen Einblick, wie die Einführung von digitalen Akten ablaufen kann.
Machen Sie sich ein Bild von der AktenView
Auf dem automatisch erstellen Aktendeckel können Sie sich alle Informationen über die Akte auf einen Blick anzeigen lassen. Er lässt sich frei konfigurieren und mit beliebigen Daten versehen.
Mit der AktenView können Sie Ihre gewohnte Registerstruktur 1:1 in die digitale Welt übertragen. Die Struktur ist individuell für jede Akten-Art anpassbar.
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Mehr InformationenSchauen Sie sich die DMSFACTORY AktenView in unserem Screencast genauer an.
Das sind die Unterschiede zum Papier
Wenn wir sagen, dass digitale Akten das Ebenbild Ihrer Papierakten sind (nur eben digital), fragen Sie sich mit Sicherheit gerade, was es überhaupt bringt, Ihre Aktenstruktur zu digitalisieren. Wir haben hier die Antworten für Sie:
1. Lange Aktenschränke durchwühlen? Nein, danke!
Leider ist es auch heute noch gang und gäbe, dass ein Großteil der Arbeitszeit aus vermeidbaren und nervenzehrenden Zeitfressern besteht. Das beste Beispiel: Die Suche nach einem Dokument, das in irgendeinem Ordner abgeheftet, in einem der unzähligen Aktenschränke im Archiv darauf wartet, von Ihnen gefunden zu werden. Diese zeitfressenden Suchprozesse können Sie ganz einfach mit dem Einsatz digitaler Akten umgehen. Denn hier erhalten Sie alle für die Suche relevanten Ergebnisse, indem Sie den Begriff ganz einfach wie bei einer Suchmaschine eingeben.
2. Alle Informationen immer verfügbar
Der unbegrenzte Zugriff auf alle relevanten Inhalte ist nicht nur für die Möglichkeit der Remote Work wichtig. Denn auch das Arbeiten vor Ort bei den KundInnen erfordert es, mit den wichtigen Dokumenten zu jeder Zeit arbeiten zu können.
3. Die sichere Archivierung
Papierakten sind auch nach der Archivierung noch vielen verschiedenen Risikofaktoren ausgesetzt. Schäden durch Wasser, Feuer oder den Eingriff von Unbefugten stellen eine ständige Bedrohung für geschäftskritische Inhalte dar! Bei digitalen Akten gibt es zwar auch Risiken, aber definitiv lassen sich diese einfacher regulieren. Denn Hackerangriffe, Datenverluste durch fehlende Back-ups oder Ähnliches sind durch ein strukturiertes und konsequentes Risikomanagement einfach zu umgehen.
4. Nachhaltigkeit und Umweltschutz
Der vermutlich offensichtlichste Unterschied zwischen digitalen Akten und der papiergebundenen Alternative ist die Nachhaltigkeit. Denn während der Drucker bei Papierakten unsagbar viel genutzt und Duplikate produziert werden, bleibt das Büro mit digitalen Akten papierlos.
Sie nutzen noch kein M-Files?
Das KI-gestützte Enterprise-Content-Management-System M-Files unterstützt Sie beim digitalen Dokumentenmanagement. Es dient als zentrale Lösung zur Digitalisierung, Verwaltung, Bearbeitung und Bereitstellung, sowie Archivierung Ihrer digitalen Dokumente. Mit einer suchmaschinenähnlichen Suchfunktion finden Sie in M-Files alle Informationen spielendleicht und ohne im Chaos zu versumpfen.
Sie nutzen noch nicht das Enterprise-Content-Management-System M-Files, möchten Ihre Akten aber trotzdem digitalisieren? Kein Problem, im Folgenden haben wir Ihnen die wichtigsten Inhalte rund um M-Files und seine Vorteile und Möglichkeiten zusammengestellt:
M-Files Online
Verschaffen Sie sich jetzt einen Überblick über die wichtigsten Funktionen des digitalen Dokumentenmanagements mit dem Standardsystem M-Files Online und profitieren Sie vollumfänglich von allen genannten Vorteilen.
M-Files Erweiterungen
Das M-Files Standardsystem bietet eine umfangreiche Grundlage für Ihr Dokumentenmanagement. Durch unsere zahlreichen Erweiterungen lässt sich das ECM individuell auf Ihre Prozesse und Bedürfnisse anpassen.
M-Files Testversion
Sie haben sich bereits über alle Funktionen und Vorteile von M-Files informiert und möchten das System in Ihrem alltäglichen Umfeld auf Herz und Nieren prüfen? Dann laden Sie sich jetzt die kostenlose Testversion herunter.
Sie möchten mehr erfahren?
„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“
Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte
Häufig gestellte Fragen zur DMSFACTORY AktenView
Sie möchten mehr Informationen zu unserer DMSFACTORY AktenView?
Die meistgestellten Fragen haben wir Ihnen hier zusammengestellt und beantwortet. Sollten Sie dennoch Fragen haben, die wir hier nicht beantworten, dann senden Sie uns jederzeit eine Anfrage über unser Kontaktformular oder rufen Sie uns an unter der Telefonnummer +49 6074 86546-0
Die Ablage von in M-Files bestehenden Dokumenten erfolgt spielendleicht per Drag & Drop. Sowohl die Klasse als auch die Eigenschaftswerte erfolgen anschließend automatisch durch M-Files.
Auch mit der DMSFACTORY AktenView dient M-Files Ihrem Unternehmen als ganzheitliches System. Dokumente, die Sie innerhalb der Akte in M-Files erstellen, können Sie auch außerhalb dieser nutzen und verarbeiten.
Um die DMSFACTORY AktenView nutzen zu können, wird mindestens .Net Framework 4.5 vorausgesetzt.
Die Anwendung der DMSFACTORY AktenView intalliert und aktualisiert sich automatisch nach einer Neuanmeldung an Ihrer Vault über den M-Files Desktop Client.
Ergänzende Informationen
Produktinformation M-Files Erweiterungen
Laden Sie sich alle Informationen zu unseren M-Files Erweiterungen bequem als PDF herunter.
Aufzeichnung unseres kostenlosen Online-Seminars
Erfahren Sie, wie Sie mit digitalen Akten wie in Ihren papierbasierten Akten strukturiert und optimiert arbeiten können.
Wieso wir von der Zettelwirtschaft Abschied nehmen müssen
Zettelwirtschaft, Papierberge und dicke Aktenordner machen unsere Arbeit unnötig langsam. Machen Sie Schluss damit!
