Thema automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung

Lohnt es sich oder nicht?

Veröffentlicht am: 29. März 2021

Die fortschreitende Digitalisierung hat schon viele Geschäftsprozesse in verschiedenen Branchen und Abteilungen transformiert. Für den Bereich der Eingangsrechnungsverarbeitung stellt sich daher auch die Frage: lohnt es sich oder nicht? Aussagen wie: „läuft doch rund“ oder „ist schon so im Alltag, da muss man nicht dran, denn es funktioniert doch“ sind häufige Gründe, warum das vermeintlich Funktionierende wenig hinterfragt wird und dadurch nicht im Fokus der Digitalisierung von Geschäftsprozessen steht. Allerdings: Rechnungen werden nicht mehr nur auf Papier ausgestellt, sondern vermehrt auch in digitaler Form. Seit 2018 ist die Annahme elektronischer Rechnungen für die obersten Bundesbehörden schon gesetzlich vorgeschrieben und öffentliche Auftraggeber müssen ihre Rechnungen in elektronischer Form stellen. Doch vielen Buchhaltungen ist der Einstieg in die digitale Welt bisher noch nicht gelungen. Häufig gehen die Rechnungen bereits in digitaler Form in den Buchhaltungen ein, werden dann aber ausgedruckt und in Papierform weiterbearbeitet. Dieser Medienbruch ist sehr zeitaufwändig und führt häufig dazu, dass Skontofristen nicht genutzt werden können oder durch verpasste Fristen Mahngebühren entstehen. Die Lösung für dieses Problem? Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung.

Bei der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung werden sämtliche Rechnungen, egal ob sie in Papierform oder schon digital in das Unternehmen gelangen, digital verarbeitet und verwaltet. Vom Eingang und der Erfassung der Rechnungen über die Verarbeitung und Freigabe bis hin zur Archivierung im Enterprise-Content-Management-System (kurz: ECM-System) laufen hierbei alle Schritte komplett automatisiert ab.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, warum es sich lohnt die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung einzuführen und wie Sie dabei am besten vorgehen.

Ablauf der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung

Bleiben wir bei unserem Beispiel vom Anfang: Ein Lieferant stellt Ihnen eine Rechnung in digitaler Form. Die digitale Rechnung kommt per E-Mail an und wird an die Erfassungs-Software geleitet. Papierbasierte Rechnungen werden zunächst gescannt und dann an die Erfassungs-Software gegeben. Dort werden beide Rechnungstypen – ob digitalisiert oder bereits digital – mittels optischer Zeichenerkennung (OCR) ausgelesen, wobei relevante Informationen wie Absender, Empfänger, Rechnungsnummer und Beträge automatisch erfasst und auf ihre Vollständigkeit überprüft werden. Bereits in diesem Schritt wird ein wesentlicher Vorteil sehr deutlich: durch die automatische Erfassung der wesentlichen Positionen auf den Rechnungen ist die Fehleranfälligkeit in diesem Schritt quasi gleich Null.

Diese erfassten Daten werden nun gemeinsam mit der Rechnung an das ECM gegeben und gelangen dort über einen vorkonfigurierten Workflow an die entsprechende MitarbeiterInnen zur Bearbeitung und schließlich zur Freigabe. Die Einhaltung der regelkonformen Rechnungsbearbeitung wird dabei durch vorab definierte Prozesse, Aufgaben, Vertreterregelungen sowie Eskalationsstufen und das Vieraugenprinzip gewährleistet. Durch das Ermöglichen eines ortsunabhängigen Zugriffs werden die Transport- und Liegezeiten innerhalb des Prozesses deutlich verkürzt. Abschließend werden die Rechnungen revisionssicher im ECM gespeichert. Nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums kann bei Bedarf auch automatisch die Vernichtung der archivierten Daten erfolgen.

Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung

Die Einführung einer neuen Software stößt nicht selten auf Skepsis. Viele Unternehmen sehen keinen Anlass, altbewährte papierbasierte Prozesse zu digitalisieren. ECM-Experte Bernhard Zöller sieht die Ursache dafür in der unzureichenden Auseinandersetzung mit den Technologien und deren Möglichkeiten. Doch dass Veränderung nicht gleich etwas Negatives bedeuten muss, zeigen die Vorteile, die durch die digitale Rechnungsverarbeitung entstehen:

Durch die Digitalisierung der Dokumente wird der Papierverbrauch erheblich reduziert. Das spart Kosten, die sonst sowohl bei der Archivierung der papierbasierten Dokumente als auch für das Papier selbst angefallen wären. Einer Marktstudie des Schweizer Branchenexperten Billentis zufolge lassen sich durch die digitale Rechnungsverarbeitung pro Rechnung zwischen 60-80% der Kosten einsparen, was in etwa 7 bis 11€ entspricht. Zudem leistet die Reduzierung des Papierverbrauchs einen wichtigen Beitrag zur Nachhaltigkeit, die heutzutage immer bedeutender wird.

Neben der Kostenersparnis lässt sich durch die digitale Verarbeitung der Rechnungen auch eine erhebliche Zeiteinsparung erzielen. Eine Studie der B&L Management Consulting GmbH ergab, dass die durchschnittliche Durchlaufzeit einer eingehenden Papierrechnung bei 10,5 Tagen liegt, in extremen Fällen sogar bei bis zu 30 Tagen. In der Konsequenz fallen häufig Mahngebühren an, Skonti gehen verloren und auch das Ansehen des Unternehmens kann Schäden davontragen, wenn publik wird, dass es bei der Zusammenarbeit immer wieder zu Verzögerungen kommt. All das lässt sich durch die automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung vermeiden. Sobald eine E-Mail mit einer Rechnung eingetroffen ist, laufen sämtliche Prozesse automatisch ab. Erfolgt die Zustellung der Rechnungen in Papierform, so werden diese umgehend gescannt und in digitaler Form automatisiert weiterverarbeitet. Dadurch verringert sich die Durchlaufzeit im Schnitt um zwei Tage, wie eine Studie der Aalto Universität in Helsinki belegte.

Bei der händischen Bearbeitung und auch Weiterverarbeitung einer Rechnung hingegen, kann schnell der Überblick verloren gehen: Keiner weiß mehr, bei wem die Rechnung gerade zur Bearbeitung vorliegt und in welchem Status sie sich befindet. Die Automatisierung erleichtert den MitarbeiterInnen den Arbeitsalltag grundlegend.

Durch die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung verfügen die MitarbeiterInnen über einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf sämtliche Dokumente. Dadurch können sie zu jeder belieben Zeit und von jedem Ort aus auf die Rechnungen zugreifen. Transparente Freigabeworkflows ermöglichen stets einen Überblick über den Stand der Bearbeitung und die aktuell zuständige Person. Somit entfällt manuelles, zeitaufwändiges Suchen und Informationen zu Rückfragen können schneller ausgehändigt und Freigaben zeitnaher erteilt werden.

Das Bundesministerium des Innern ermittelte, dass die Bearbeitung papierbasierter Rechnungen im Durchschnitt 27 Minuten bedarf. Die Bearbeitung elektronischer Rechnungen dauert dagegen nur knapp 5 Minuten. Infolgedessen steigt das Volumen der Rechnungen, die pro Tag bearbeitet werden können. Durch die Einsparung des manuellen Aufwands wird mehr Zeit für wichtige Tätigkeiten frei, die im Arbeitsalltag sonst oft zu kurz kommen. Sollten Angestellte beispielsweise aufgrund von Krankheit ausfallen, bedeutet das nicht direkt den Stillstand des Prozesses, wie es im manuellen Ablauf der Fall wäre. Durch festgelegte Vertreterregelungen haben bei Bedarf weitere MitarbeiterInnen Zugriff auf die Rechnungen und können diese mit entsprechender Berechtigung bearbeiten und freigeben.

Auch die Fehleranfälligkeit wird durch die digitale Rechnungsverarbeitung maßgeblich verringert. Im papierbasierten Prozess wird jeder Schritt manuell von Menschen ausgeführt. Dabei kann es schnell zu Flüchtigkeitsfehlern kommen, die dazu führen, dass Angaben inkorrekt sind oder schlimmstenfalls sogar fehlen. Durch die Überprüfung durch die Erkennungs-Software und die automatischen Workflows werden solche Übertragungsfehler vermieden. Das System erkennt direkt, wenn eine Angabe falsch ist und sorgt dafür, dass die fehlerhafte Rechnung nicht einfach weiterbearbeitet, sondern zuerst korrigiert wird.

Ihr Unternehmen stellt Rechnungen an öffentliche Einrichtungen? Seit November 2020 muss dies im Format der XRechnung geschehen. Auch hierfür lohnt sich der Einsatz einer digitalen Lösung mit der gleichzeitig auch Eingangsrechnungen digital bearbeitet werden können. In unserem Blogbeitrag zum Thema XRechnung haben wir uns bereits ausführlich damit befasst.

Was ist bei der Einführung zu beachten?

Sie sehen, die Einführung der elektronischen Rechnungsverarbeitung bietet Ihnen viele Vorteile. Doch um dies erfolgreich umsetzen zu können bedarf es einer gründlichen Planung.

Der Grundstein wurde bereits gelegt. Sie haben sich dazu entschieden, eine elektronische Rechnungseingangslösung zu implementieren. Jetzt kommt nur die Frage auf, welche? Zunächst gilt es daher die konzeptionellen Anforderungen abzuklären. Dafür lohnt es sich als erstes einen Blick auf den Ablauf des aktuellen Prozesses zu werfen. Ziel der elektronischen Lösung ist nicht einfach die Digitalisierung des Prozesses, sondern auch die Optimierung. Sollten also Probleme im Ablauf auffallen, gilt es diese zu lösen, bevor sie in das neue System übernommen werden.

Über welche Wege gelangen die Rechnungen ins Unternehmen? Gehen die Rechnungen schon über digitale Wege ein, muss das System nicht unbedingt in der Lage sein, Rechnungen scannen zu können. Werden dagegen viele Rechnungen noch in Papierform zugestellt, ist das Scannen essenziell.

Vom Eingang der Rechnung abgesehen, sind auch die Weiterverarbeitung und letztendlich die Freigabe der Rechnungen wesentliche Schritte, die digital abgebildet und im Workflow festgelegt werden müssen. Auch an dieser Stelle sollten Sie den Vorgang nochmal genau analysieren und prüfen, ob er so übernommen werden kann oder ob Anpassungen nötig sind. Am besten lassen sich die Anforderungen gemeinsam mit dem Personal definieren, das tagtäglich mit dem System arbeitet.

Der Umfang der Anwendung ist bei jedem Unternehmen individuell und muss entsprechend an die Anforderungen angepasst werden. Wie viele Niederlassungen, Standorte, Länder und vor allem Nutzer sind am Rechnungsprozess beteiligt? Welche Menge an Rechnungen muss bearbeitet werden? Diese Fragen gilt es zu beantworten, um eine geeignete Systemauswahl treffen zu können. Zu guter Letzt muss die Lösung in die vorhandene IT-Struktur im Unternehmen integriert werden können. Sind all diese Anforderungen abgeklärt und ist ein passendes System ausgewählt, kann die Einführung beginnen. Während der Implementierung und auch danach sollten die Prozesse regelmäßig erfasst und kontrolliert werden, damit bei Problemen schnell Anpassungen vorgenommen werden können.

Fazit

Die Einführung der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung kann Ihrer Buchhaltung, den vor- und nachgelagerten Stellen und somit den gesamten Projektteams einiges bieten: Dank automatisierter Workflows lassen sich nicht nur Kosten, sondern auch Zeit einsparen. Zeit, die Ihre MitarbeiterInnen für wichtigere Aufgaben nutzen können. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung ermöglicht es Ihnen, mehr Rechnungen bei gleichzeitig geringerer Fehleranfälligkeit zu verarbeiten. Bald schon gehören Skontoverluste und Mahngebühren der Vergangenheit an. Worauf warten Sie also noch? Gestalten Sie Ihren Rechnungseingang effizient und wagen Sie den Schritt in die digitale Welt!

Überzeugt? Dann informieren Sie sich hier über unsere Lösung zur automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung oder vereinbaren Sie doch gleich einen kostenlosen Beratungstermin.

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