Thema automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung

Die Einführung einer neuen Software stößt nicht selten auf Skepsis. Viele Unternehmen sehen keinen Anlass, altbewährte papierbasierte Prozesse zu digitalisieren. ECM-Experte Bernhard Zöller sieht die Ursache dafür in der unzureichenden Auseinandersetzung mit den Technologien und deren Möglichkeiten. Doch dass Veränderung nicht gleich etwas Negatives bedeuten muss, zeigen die Vorteile, die durch die digitale Rechnungsverarbeitung entstehen:

Durch die Digitalisierung der Dokumente wird der Papierverbrauch erheblich reduziert. Das spart Kosten, die sonst sowohl bei der Archivierung der papierbasierten Dokumente als auch für das Papier selbst angefallen wären. Einer Marktstudie des Schweizer Branchenexperten Billentis zufolge lassen sich durch die digitale Rechnungsverarbeitung pro Rechnung zwischen 60-80% der Kosten einsparen, was in etwa 7 bis 11€ entspricht. Zudem leistet die Reduzierung des Papierverbrauchs einen wichtigen Beitrag zur Nachhaltigkeit, die heutzutage immer bedeutender wird.

Neben der Kostenersparnis lässt sich durch die digitale Verarbeitung der Rechnungen auch eine erhebliche Zeiteinsparung erzielen. Eine Studie der B&L Management Consulting GmbH ergab, dass die durchschnittliche Durchlaufzeit einer eingehenden Papierrechnung bei 10,5 Tagen liegt, in extremen Fällen sogar bei bis zu 30 Tagen. In der Konsequenz fallen häufig Mahngebühren an, Skonti gehen verloren und auch das Ansehen des Unternehmens kann Schäden davontragen, wenn publik wird, dass es bei der Zusammenarbeit immer wieder zu Verzögerungen kommt. All das lässt sich durch die automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung vermeiden. Sobald eine E-Mail mit einer Rechnung eingetroffen ist, laufen sämtliche Prozesse automatisch ab. Erfolgt die Zustellung der Rechnungen in Papierform, so werden diese umgehend gescannt und in digitaler Form automatisiert weiterverarbeitet. Dadurch verringert sich die Durchlaufzeit im Schnitt um zwei Tage, wie eine Studie der Aalto Universität in Helsinki belegte.

Bei der händischen Bearbeitung und auch Weiterverarbeitung einer Rechnung hingegen, kann schnell der Überblick verloren gehen: Keiner weiß mehr, bei wem die Rechnung gerade zur Bearbeitung vorliegt und in welchem Status sie sich befindet. Die Automatisierung erleichtert den MitarbeiterInnen den Arbeitsalltag grundlegend.

Durch die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung verfügen die MitarbeiterInnen über einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf sämtliche Dokumente. Dadurch können sie zu jeder belieben Zeit und von jedem Ort aus auf die Rechnungen zugreifen. Transparente Freigabeworkflows ermöglichen stets einen Überblick über den Stand der Bearbeitung und die aktuell zuständige Person. Somit entfällt manuelles, zeitaufwändiges Suchen und Informationen zu Rückfragen können schneller ausgehändigt und Freigaben zeitnaher erteilt werden.

Das Bundesministerium des Innern ermittelte, dass die Bearbeitung papierbasierter Rechnungen im Durchschnitt 27 Minuten bedarf. Die Bearbeitung elektronischer Rechnungen dauert dagegen nur knapp 5 Minuten. Infolgedessen steigt das Volumen der Rechnungen, die pro Tag bearbeitet werden können. Durch die Einsparung des manuellen Aufwands wird mehr Zeit für wichtige Tätigkeiten frei, die im Arbeitsalltag sonst oft zu kurz kommen. Sollten Angestellte beispielsweise aufgrund von Krankheit ausfallen, bedeutet das nicht direkt den Stillstand des Prozesses, wie es im manuellen Ablauf der Fall wäre. Durch festgelegte Vertreterregelungen haben bei Bedarf weitere MitarbeiterInnen Zugriff auf die Rechnungen und können diese mit entsprechender Berechtigung bearbeiten und freigeben.

Auch die Fehleranfälligkeit wird durch die digitale Rechnungsverarbeitung maßgeblich verringert. Im papierbasierten Prozess wird jeder Schritt manuell von Menschen ausgeführt. Dabei kann es schnell zu Flüchtigkeitsfehlern kommen, die dazu führen, dass Angaben inkorrekt sind oder schlimmstenfalls sogar fehlen. Durch die Überprüfung durch die Erkennungs-Software und die automatischen Workflows werden solche Übertragungsfehler vermieden. Das System erkennt direkt, wenn eine Angabe falsch ist und sorgt dafür, dass die fehlerhafte Rechnung nicht einfach weiterbearbeitet, sondern zuerst korrigiert wird.