Datensicherheit im papierlosen Büro
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Die Digitalisierung von Dokumenten und Geschäftsprozessen ist für viele Unternehmen der Schritt hin zu mehr Effizienz, Transparenz und Sicherheit. Durch das Automatisieren Ihrer manuellen Prozesse profitieren Sie und Ihr Unternehmen auf den verschiedensten Ebenen.
Ihre Vorteile mit modernem, digitalen Dokumentenmanagement mit einem DMS / ECM:
- Struktur und Ordnung: Für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
- Effiziente Ressourcenplanung: Sie sparen, Zeit, Kosten und Arbeitskraft.
- Zentraler, unabhängiger Zugriff: Ihre Daten stehen Ihnen orts-, zeit- und geräteunabhängig zur Verfügung.
- Maximale Datensicherheit: Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und Backups für maximale Sicherheit und Kontrolle.
- Umweltschonende Arbeit: Sie reduzieren Ihren Papierverbrauch erheblich.
Papierlos ≠ automatisch sicher
Inhalte in Papierform sind im Arbeitsalltag zum Großteil unkontrollierbaren Risikofaktoren wie Verlusten, Beschädigungen und die Weitergabe an Unbefugte ausgesetzt. Das papierlose Büro mit digitalen Dokumentenmanagementlösungen wie einem DMS oder ECM ist die effiziente Lösung, um diesen und weiteren Sicherheitslücken nachvollziehbar und konsistent entgegenzuwirken.
Die Sicherheit Ihrer Daten ist nichts, was Sie dem Zufall überlassen dürfen!
Deshalb sollten Sie folgende Punkte schon am Anfang Ihres Wegs zum papierlosen Büro mit bedenken.
Zentraler und unabhängiger Zugriff
Bei einer dezentralen Ablagestruktur entstehen Informationssilos, Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind an das Büro gebunden und müssen manchmal sogar mehrere Tage auf die Bereitstellung der gesuchten Dokumente warten – wenn diese denn überhaupt noch vorhanden sind und gefunden werden.
So hilft das papierlose Büro
Ein DMS / ECM ermöglicht jederzeit den orts-, zeit- und geräteunabhängigen Zugriff auf eine zentrale Datenbasis und für alle berechtigten Nutzerinnen und Nutzer. So beschleunigen Sie Ihre Geschäftsprozesse und ermöglichen eine einfache und sichere Kollaboration – ohne Missverständnisse und Datenverluste.
Individuelle Zugriffsrechte
Ohne klar definierte Berechtigungen besteht die Gefahr, dass sensible Dokumente von unbefugten Personen eingesehen, bearbeitet oder sogar gelöscht werden können. Gleichzeitig fehlt oft die Transparenz darüber, wer auf welche Informationen zugreifen soll.
So hilft das papierlose Büro
Ein DMS / ECM bietet die Möglichkeit, individuelle Zugriffsrechte zu vergeben und so Berechtigungen nachvollziehbar steuern zu können. Ein wichtiger Bestandteil für die Sicherheit Ihrer Daten.
Revisionssichere Archivierung
Papierbasierte Ablagen oder unstrukturierte digitale Speicherlösungen wie Ordnerstrukturen auf dem Desktop erfüllen in der Regen nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine revisionssichere Archivlösung. Häufig kommt es zu kompletten Verlusten oder unautorisierten Änderungen.
So hilft das papierlose Büro
Ein DMS / ECM ermöglicht die revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente. Sie werden vollständig, unveränderbar und gemäß GoBD und DSGVO abgelegt.
Nachvollziehbarkeit und Versionierung
Ohne klare Versionierung kommt es schnell zu Unklarheiten über den aktuellen Stand eines Dokuments. Mehrfachbearbeitungen, veraltete Versionen und fehlende Transparenz führen zu Fehlern und der Nichteinhaltung Ihrer unternehmensinternen Vorlagen.
So hilft das papierlose Büro
Ein DMS / ECM dokumentiert Änderungen automatisch und speichert alle Versionen eines Dokuments nachvollziehbar ab. So behalten Sie jederzeit den Überblick darüber, welcher Bearbeitungsstand der aktuelle ist und können Änderungen lückenlos nachvollziehen.
Schutz vor Datenverlust
Datenverluste können unabhängig der Ursache einen schwerwiegenden Einfluss auf Ihren Unternehmenserfolg haben.
So hilft das papierlose Büro
Ein DMS / ECM umfasst Datensicherung und Backup-Funktionen in einem System. Zusätzlich können nur berechtigte Personen Inhalte endgültig löschen, weshalb Informationen schnell wiederhergestellt, nachvollzogen und Geschäftsprozesse nahtlos fortgeführt werden.
Fehlerreduktion
Manuelle und papierbasierte Prozesse sind anfällig für Fehler. Gründe hierfür sind:
- Fehlerhafte Ablage
- Unkontrollierte Duplizierung
- Unklare Zuständigkeiten
Ihre Prozesse werden langsamer, ineffizient und ein erhöhter Korrektur- und Kostenaufwand geht damit automatisch einher.
So hilft das papierlose Büro
Ein DMS / ECM hilft Ihnen dabei, Fehlerquellen zu identifizieren und zu eliminieren. Durch die strukturierte Ablage, (teil-)automatisierte Workflows und klar definierte Zuständigkeiten gestalten sich Ihre Geschäftsprozesse nahezu fehlerfrei.
Fazit
Das papierlose Büro ist Ihre Zukunft und die Datensicherheit ist ein maßgeblicher Bestandteil davon. Denn erst ein sicheres Dokumentenmanagement macht den Schritt in die digitale Zukunft nachhaltig erfolgreich.
Sie interessieren sich dafür, wie Sie Ihr Dokumentenmanagement effizient und sicher gestalten können? Dann lassen Sie sich von unseren Expertinnen und Experten zum Thema Dokumentenmanagement beraten!
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