Digitale Bauakte für Ihre Bauprojekte
Schluss mit der Zettelwirtschaft im Baustellenalltag: Die digitale Bauakte bündelt alle Dokumente zu Ihren Bauprojekten zentral und macht sie transparent verfügbar. Das ist ein entscheidender Vorteil im Alltag Ihrer Bauleitung.
- Zugriff auf alle Unterlagen und Pläne, zentral und mobil von der Baustelle
- Digitales Bautagebuch mit lückenloser Dokumentation Ihrer Arbeiten
- Zentrale Mängelerfassung direkt per Foto von der Baustelle
- Was ist eine digitale Bauakte? Eine kurze Erklärung
Eine digitale Bauakte bündelt alle Dokumente eines Bauprojekts an einem Ort: Schriftverkehr, Verträge, Pläne und das Bautagebuch. Statt Zettelwirtschaft und verstreuter Ablage greifen so alle Beteiligten mit voller Transparenz auf denselben aktuellen Stand zu. Das geschieht ortsunabhängig über Tablet oder Smartphone, revisionssicher und mit klaren Zugriffsrechten je nach Rolle in der Verwaltung Ihrer Projekte.
Durch einen automatisch generierten Aktenrücken und eine flexible Registerstruktur fühlt sich die Akte wie ein gewohnter Ordner an, lässt sich aber individuell an Ihre bestehende Software anpassen. Auch die Anbindung an Outlook gehört dazu: Projektbezogene E-Mails landen ganz ohne manuelles Zuordnen automatisch in der passenden Akte.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Volle Transparenz für alle Beteiligten:Egal ob im Büro oder direkt vor Ort, sie greifen überall auf Projektunterlagen, Zeichnungen und Korrespondenzen zu und sehen den aktuellen Bearbeitungsstand mit wenigen Klicks.
- Vollständige, beweissichere Dokumentation: Der Fortschritt Ihrer Arbeiten wird von überall erfasst, läuft automatisch in Ihren Dokumenten zusammen und ist direkt verfügbar für die weitere Bearbeitung im Büro.
- Weniger Papier im Baustellenalltag: Erfassen Sie Ihre Prozesse lückenlos, dokumentieren Sie besondere Vorkommnisse im Tagesbericht und sparen sich Stunden manueller Nacharbeit.
- Zentrale Mängelerfassung: Für eine zeitnahe Bearbeitung werden Mängel per Foto vom Smartphone erfasst und die zuständige Bauleitung automatisch benachrichtigt.
- Effizientes Vorlagenmanagement: Adressen und Projektinformationen fließen automatisch in Ihre Vorlagen ein und vereinfachen die Kommunikation im Alltag.
- Teamwork ohne Umwege: Ihr Team arbeitet gemeinsam an Dokumenten, ohne sie per Mail hin- und herzuschicken, und behält stets die aktuelle Version im Blick.
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So funktioniert die digitale Bauakte
Struktur und Register aufbauen
Sie übertragen Ihre gewohnte Ablage mit Registern und Pflichtdokumenten in die digitale Verwaltung ganz individuell je nach Status des Projekts, etwa für Angebots- oder Projektakten.
Bautagebuch und Fortschritt erfassen
Ihre Arbeiten werden direkt auf der Baustelle lückenlos mobil dokumentiert, inklusive Wetterdaten und Arbeitszeiten aus angebundenen Tools. Diese Daten sind anschließend flexibel als Tagesbericht exportierbar.
Mängel und Vorgänge dokumentieren
Mängel erfassen Sie per Foto über Smartphone oder Tablet, die zuständige Bauleitung wird automatisch benachrichtigt und kann Ansprüche zeitnah sicherstellen.
E-Mail automatisch zuordnen
Projektbezogene E-Mails werden über eine feste Anbindung an Outlook automatisch der richtigen Dokumentenablage zugeordnet und verschlagwortet – ganz ohne manuellen Aufwand.
Flexibel skalieren und anbinden
Als Software-as-a-Service passt sich die Nutzeranzahl flexibel an Ihre Projekte an und bestehende Systeme wie ERP, CRM oder SharePoint lassen sich effizient und ganz ohne aufwändige Datenmigration anbinden.
Und was bleibt für Sie zu tun?
- Akte anlegen: Sie starten ein neues Projekt und die passende Struktur mit Pflichtdokumenten steht automatisch bereit.
- Fortschritt dokumentieren: Sie erfassen Ihre Einträge und Mängel direkt vor Ort, den Rest übernimmt das System im Hintergrund.
- Freigeben und archivieren: Nach Abschluss sind alle Dokumente vollständig, revisionssicher archiviert und jederzeit auffindbar.
Wir haben die passende Lösung für Ihre Branche
Führen Sie das Bautagebuch einfach mobil über die zugehörige App und erfassen Sie den Baufortschritt lückenlos noch direkt auf der Baustelle. Und das von überall auf der Welt aus. Dabei helfen Ihnen nützliche Integrationen wie die Ihres Zeiterfassungstools und einer Wetter-App. So werden Angaben zum Wetter und zur Arbeitszeit der anwesenden Personen automatisch übernommen. Nach Abschluss der Baustelle können Sie das gesamte Bautagebuch gesammelt exportieren. Natürlich können Sie auch jeden Eintrag einzeln entnehmen und speichern oder verschicken.
Steuern Sie wiederkehrende Abläufe und Prozesse über flexibel konfigurierbare Workflows. So verkürzen Sie die Bearbeitungszeiten, definieren Ihre Geschäftsprozesse und dokumentieren nebenbei alle getroffenen Entscheidungen und Projektschritte. Ein weiterer positiver Nebeneffekt: Sie haben immer die volle Transparenz über die Geschäftsprozesse und können sie weiter optimieren.
Per Smartphone oder Tablet kann der Bauleiter oder ein/e andere/r MitarbeiterIn auf der Baustelle vor Ort den Mangel erfassen. Dieser wird direkt an die Zentrale weitergeleitet, wo das Backoffice die entsprechenden Mängelanzeigen erzeugen kann.
Die digitale Bauakte ist nahtlos in alle Microsoft Office Anwendungen integriert. Sie können direkt in der digitalen Akte Dokumentenvorlagen einrichten und so sicherstellen, dass Ihre MitarbeiterInnen mit den richtigen Vorlagen arbeiten und die Unternehmensrichtlinien einhalten.
In unserer digitalen Bauakte können Sie Aufgaben erstellen, dem/der verantwortlichen MitarbeiterIn zuweisen und die Erledigung mit einer Frist versehen. Diese Aufgaben lassen sich ganz einfach mit weiteren Informationen zu dem Projekt verknüpfen. Mit wenigen Klicks haben Sie den Überblick über alle offenen Aufgaben und den aktuellen Bearbeitungsstatus.
Legen Sie Ihren Fuhrpark und Ihre Geräte in der Bauakte an und planen Sie Einsätze, verwalten Sie Inspektionen und vieles mehr. Mit der Kalenderansicht haben Sie die Verfügbarkeit von jedem Gerät im Blick und können direkt einen neuen Einsatz planen.
Verarbeiten Sie eingehende Rechnungen in der digitalen Bauakte und verwalten Sie diese gemeinsam mit den anderen Unterlagen, die zu dem Bauprojekt gehören. Spezielle Workflows unterstützen Sie bei der Eingangsrechnungsverarbeitung, indem sie die Dokumente an die verantwortlichen Personen weiterleiten und ihnen eine Bearbeitungsfrist setzen. So können Sie die Rechnungen schnellstmöglich begleichen und dabei noch Skonti ziehen.
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„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“
Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte
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Häufige Fragen zur digitalen Bauakte
Sie bündelt alle Dokumente eines Bauprojekts, von Plänen über Verträge bis zum Bautagebuch, zentral und ortsunabhängig statt mit verstreuter Zettelwirtschaft auf Papier.
Ihre Arbeiten, inklusive Wetterdaten und Zeiten, werden mobil direkt vor Ort erfasst und lassen sich nach Projektabschluss als vollständiger Tagesbericht exportieren.
Mängel werden einfach per Foto über Smartphone oder Tablet erfasst, die zuständige Bauleitung wird automatisch benachrichtigt und kann zeitnah reagieren.
Ja. Über Konnektoren lassen sich vorhandene Systeme wie ERP, CRM oder Filesharing-Lösungen effizient und ohne aufwändige Datenmigration anbinden.
Über die Anbindung an Outlook werden projektbezogene E-Mails automatisch der richtigen Dokumentenablage zugeordnet.
Ja. Alle Dokumente werden revisionssicher abgelegt und unterliegen Zugriffskontrollen auf Basis von Benutzerrollen.
Statt Informationen über verschiedene Ablageorte und Papierdokumente zu suchen, haben alle Beteiligten jederzeit transparenten Zugriff auf denselben aktuellen Stand. Das beschleunigt den Baustellenalltag spürbar.
Sie eignet sich für Bauunternehmen jeder Größe, die ihre Prozesse, das Bautagebuch und die Mängelerfassung digitalisieren und Projektunterlagen zentral verwalten wollen.