elektronische Akte

Schneller zur Baufinanzierung durch die elektronische Akte

Der Finanzdienstleister Starpool hat die verschiedenen Prozessschritte bei der Vorbereitung von Kreditanträgen digitalisiert.

Das anhaltend niedrige Zinsniveau macht den Immobilienerwerb aktuell sehr attraktiv. Aufgrund der neuen Kapital- und Liquiditätsvorschriften (Basel III) müssen Kreditinstitute, Bausparkassen und Versicherungen (Produktanbieter) heute jedoch doppelt prüfen, wem sie ein Darlehen in welcher Höhe gewähren. Der Antragssteller muss eine Vielzahl an Unterlagen einreichen, um dann unter Umständen doch eine Absage zu erhalten und es dann bei der nächsten Bank probieren zu müssen. Hier schaltet sich Starpool ein. Der Finanzdienstleister sitzt zwischen dem Baufinanzierungsmakler und mehr als 300 in Frage kommenden Produktanbietern, sammelt die Unterlagen des Antragsstellers ein, prüft sie auf Vollständigkeit und leitet sie weiter. Diesen Prozess hat Starpool nun digitalisiert und baut ab sofort elektronische Kreditakten auf. Die DMSFACTORY unterstützt das Unternehmen dabei mit passender Technologie und Projekt-Know-how.

Die Starpool Finanz GmbH ist eine B2B-Vertriebsgesellschaft der Hypoport-Gruppe und beschäftigt sich mit dem Vertrieb von Finanzdienstleistungen. Starpool ist ein Gemeinschaftsunternehmen der DSL Bank, einem Geschäftsbereich der Deutschen Postbank AG und dem Technologie-Dienstleister Hypoport AG. Im Hypoport-Geschäftsbereich „Kreditplattform“ ist Starpool für das Baufinanzierungsgeschäft zuständig. Strategie- und Managementholding der Hypoport-Gruppe ist die Hypoport AG, die im Prime Standard der Deutschen Börse gelistet und seit 2015 im SDAX vertreten ist.

„Wir bündeln die Kompetenzen zur Anbahnung von Baufinanzierungen, Bauspar- und Ratenkreditlösungen aller Art“, erklärt Christian Niemann, Geschäftsführer von Starpool. Dazu gehört zunächst die Suche nach dem geeigneten Produktanbieter, das für die jeweilige Finanzierungsanfrage am geeignetsten erscheint. Diesem müssen dann die Unterlagen eingereicht werden – wobei jeder Produktanbieter andere Vorstellungen über deren Umfang hat – beispielsweise darüber, ob Unterlagen per Post oder E-Mail eingereicht werden sollen. Für den Antragsteller ist dies oft ein umständlicher Prozess: Dokumente werden nachgefordert, bestimmte Papiere müssen nochmals ausgedruckt oder eingescannt und alles erneut verschickt werden.

Als Dienstleister nimmt Starpool die Finanzierungsanträge von den Baufinanzierungsmaklern entgegen und überprüft sie zunächst auf Vollständigkeit. Die eingeschickten Unterlagen mussten bisher sortiert, E-Mails ausgedruckt und alles in Papierform in die Kreditantragsakte einsortiert werden. Fehlende oder nicht mehr aktuelle Unterlagen verlängern den Prozess zusätzlich, wenn diese dann noch nachgefordert werden müssen. „Für den Versand der Anträge an die Kreditinstitute mussten wir die Akten dafür wieder in die Hand nehmen und sie je nach Kreditinstitut per Post oder als Scan im E-Mail-Dateianhang versenden“ beschreibt Christian Niemann das bisherige Vorgehen. Gab es eine Absage und musste ein anderer Finanzierer gefunden werden, ging das Prozedere von vorne los.

Kreditanträge per Mausklick generieren und versenden

Durch Digitalisierung der verschiedenen Prozessschritte wäre dieses Vorgehen erheblich zu vereinfachen, überlegte man bei Starpool und beauftragte die DMSFACTORY mit dem Konzept einer entsprechenden Lösung. Ziel war es, die Unterlagen so aufzubereiten, dass der Starpool-Bearbeiter den an die Bank zu versendenden vollständigen Antrag inklusiver aller Unterlagen per Knopfdruck erzeugen kann. Zumeist hat der Makler die üblichen Daten der Selbstauskunft, die er vom Kunden erhalten hat, bereits im Vorfeld auf der Plattform EUROPACE erfasst. Starpool sortiert nun ab sofort die eingereichten Unterlagen nach Vorgabe der jeweiligen Bank mit der Kofax-Software und überprüft dabei, ob der Makler die Daten korrekt erfasst hat – eine Art Qualitätssicherung, damit die Bank eine entscheidungsreife Kreditakte erhält. Sollte unerwartet der vom Makler ausgewählte Produktanbieter nach Prüfung nicht mehr in Frage kommen, unterstützt Starpool bei der Platzierung der Finanzierungsanfrage bei einem alternativen Produktanbieter, um dem Kunden seinen Wunsch nach einer Finanzierung erfüllen zu können.

Liegt die Antragsakte in elektronischer Form vor, lässt sie sich wesentlich besser und einfacher handhaben: Ihre Bearbeitung ist gesteuert und nachvollziehbar und der Antrag ist als elektronische Akte von Beginn an archiviert und kann wiederverwendet werden.

Als hierfür notwendige IT-Technik implementierte die DMSFACTORY 2015 ein SAPERION ECM-System als elektronische Akte und Kofax Capture zum Scannen und zum Auslesen der Daten des zum Antrag gehörenden Dokumentenstroms. Als Vermittler zwischen diesen Systemen kommt eine Middleware-Software der DMSFACTORY, der DMSFACTORY DocumentsPipeliner, zum Einsatz.

Dokumente trennen, klassifizieren und ordnen

Ob die Unterlagen per Post eintreffen oder, wie bereits in rund 80 % der Fälle, per E-Mail oder Web-Upload in EUROPACE – zumeist sind sie meistens unsortiert und nicht in der Reihenfolge, wie sie in die Kreditakte gehören. Der DocumentsPipeliner holt E-Mails von einem Sammel-E-Mail-Postfach ab, vereinheitlicht das Dateiformat und leitet sie an die Capture-Software weiter. In Kofax Capture angekommen, trennt das Kofax Transformation Module (KTM) den Seitenstrom in Dokumente auf, klassifiziert diese nach Dokumentarten und extrahiert die Indexinformationen. Ob Einkommensnachweise, Grundbuchauszüge und Steuerunterlagen wirklich aktuell sind, erkennt die Software „intelligent“, indem sie zum Beispiel das geeignetste Datum auf dem Dokument ausliest.

Um der besonderen Komplexität des Beleggutes gerecht zu werden, hat die DMSFACTORY zahlreiche Funktionen mit den Scripting-Möglichkeiten in KTM realisiert – eine besondere Herausforderung im Projekt. „Die manuelle Kontrolle und Nachbearbeitung hält sich in Grenzen und ist sehr einfach durchzuführen“, so Christian Niemann zur Qualität des Erkennungsprozesses.

Anhand der Antragsnummer im E-Mail-Betreff oder in einem der Dokumente selbst verknüpft die Software die eingehenden Unterlagen mit den im Antragsmanagementsystem vorliegenden Daten. Die Überführung der Dokumente in die elektronische Akte erledigt wiederum der DocumentsPipeliner. Er konvertiert sie in leicht zu handhabende Bilddateien, prüft, ob zu den eingegangenen Unterlagen bereits eine elektronische Akte vorliegt oder ob er zunächst eine anlegen muss, archiviert die Dokumente in der Akte und stößt für neu angelegte Akten im SAPERION ECM einen Aktenworkflow an.

Kreditsachbearbeiter erhält PDF mit allen sortierten Unterlagen

„Das ganze muss schnell geschehen, und zwar auch bei täglich hohem Dokumenteneingang. Denn die Unterlagen müssen möglichst noch am Tag ihres Eintreffens beim Finanzierungsberater /-in von Starpool sein, um zeitnah verarbeitet werden zu können“, erklärt Christian Niemann. Die Produktanbieter erhalten von Starpool schließlich ein PDF mit allen sortierten Unterlagen.

In SAPERION hat die DMSFACTORY für Starpool eine elektronische Akte mit fester Registerstruktur und weiteren Akteninformationen (Antragsnummer, Kundenname, Vermittler u.a.) eingerichtet. Dokumente sind abhängig von ihrer Dokumentenart stets einem bestimmten Register zugeordnet und tragen eigene Information wie ein Datum oder das Kennzeichen, dass sie als Original vorgelegen haben. Der Finanzierungsberater kann sie per Drag & Drop zwischen den Registern verschieben, die Dokumentart oder dessen Metadaten ändern, das Dokument teilen oder Seiten herauslösen, um ein separates Dokument daraus zu bilden.

Auch zusätzliche Dokumente kann er der Akte manuell hinzufügen. Per E-Mail wird er benachrichtigt, wenn eine elektronische Akte für ihn neu eingeht (bestimmten Vermittlern sind bestimmte Finanzierungsberater zugeordnet) oder zu einer bestehenden Akte nachträglich Unterlagen einzusortieren sind. „Ein Highlight der Lösung ist“, erklärt Christian Niemann, „dass alle im Prozess befindlichen Akten hervorgehoben werden, wenn ein Kreditinstitut für Anträge eines bestimmten Typs eine zeitlich befristete Aktion startet und alle laufenden Akten bis zu einem bestimmten Tag abgeschlossen sein müssen. So übersehen wir keine Akte mehr und können das für den Kunden beste Angebot nutzen.“ Dies gilt etwa für Sonderkonditionen, die Starpool für sich, den Makler und damit auch den Endkunden realisieren kann, wenn der Antrag z.B. bis Freitag 12 Uhr bei der Bank eingereicht wurde. Aktionen, an denen Starpool teilnehmen möchte, werden in SAPERION angelegt und alle laufenden Akten, die zur Aktion passen, automatisch entsprechend markiert.

Seit Einführung wird die Lösung bei Starpool weiter optimiert. Geplant ist unter anderem auch der Einsatz in weiteren Geschäftsbereichen und an zusätzlichen Standorten von Starpool. Außerdem wird überlegt, den Prozess nach vorne zu verlagern. So könnten künftig auch die Makler die Lösung der DMSFACTORY nutzen, um ebenfalls von der elektronischen Akte von Starpool zu profitieren.